XV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2023

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения [1].

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. И если деловые совещания организовываются слишком часто, то и готовятся как правило плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность и наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по, тем же вопросам.

Если для сотрудников каждая оперативка - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в активный процесс движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать [6].

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

- сбор и переработка информации;

- координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

- принятие решения.

В процессе подготовки к совещанию, каждый руководитель должен для себя выделить технологию проведения его и разделить на три основных этапа:

- подготовка к совещанию;

- проведение самого совещания;

- подведение итогов совещания.

При подготовке к деловому совещанию следует учесть выполнение нескольких факторов, таких как подготовка доклада, проекта или отчета, помещения, где проводится совещание. Как правило запланированные совещания проводятся согласно графика, составленного за ранее на месяц (квартал). Очень важным составляющим становится распорядок на предприятии. Кто проводит совещание (директор, заместитель директора, главный инженер и др.). Так же не мало важным является время проведения совещания, место и состав собравшихся.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера [2].

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы. В связи с этим можно сформулировать основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:

- развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

- интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

- выявление и расчет коллективных результатов;

- коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Рассмотрим классификацию деловых совещаний. Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

1. По назначению:

-вырабатывающие и принимающие решения;

-разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

-подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

-оперативные (диспетчерские).

2. По периодичности (частоте) проведения:

-разовые;

-регулярные;

-периодические.

3. По количеству участников:

-узкий состав (до пяти человек);

-расширенные (до двадцати человек);

-представительные (свыше двадцати человек).

4. По степени стабильности состава участников совещания:

-с фиксированным составом;

-с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

-комбинированные.

5. По принадлежности:

-партийные (и других общественных организаций);

-административные;

-научные и научно-технические;

-объединенные.

Однако, нередко совещания проводят ради отчета («для галочки»), иногда без подготовки и определения. Цели превращают в форму выяснения взаимных претензий и обид [6].

Решение вопросов следует решать на основе единоначалия, коллективным обсуждением их. Следует подчеркнуть, что совещание -это орган при руководителе, который использует его по своему усмотрению и независимо от того, какое будет принято решение, право окончательного решения за руководителем.

Цель совещания необходимо формулировать четко и однозначно. Правильная формулировка цели и заданий совещания будет способствовать ее организованному проведению, предоставит возможности сосредоточить внимание коллектива на важнейших моментах, отделить второстепенные вопросы, правильно определить состав участников, повысить эффективность и целенаправленность решений, организовать контроль за их выполнением.

Цель проведения совещания может быть разной: получение и разъяснение информации (заслушивают и обсуждают отчеты подчиненных и руководителей, выясняют подробности и др.); обмен информацией, инструктаж подчиненных, консультации, обсуждения, необходимы при подготовке важных решений, определение заданий и путей выполнения их; стимулирование новых идей и предложений; выработка и принятие коллективного решения, разборки конфликтных ситуаций; согласование общих действий, координация сроков, деление ресурсов, определения методов работы разных структур управления; обсуждение запланированных мероприятий, программ и проектов решений и др.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить:

1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;

2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания;

3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).

Отмеченный порядок дает возможность начать обсуждение дискуссионных проблем в спокойной обстановке, избежать предубежденности, ослабить внимание эмоциональных факторов. Если в повестке дня несколько вопросов, первыми целесообразно обсуждать те, которые касаются всех собравшихся, а затем в более узком кругу те, что остались.

Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня:

- Отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение).

- Отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).

Рассмотрим состав участников, время и место проведения совещания. Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня [2].

Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.

Ошибки, которых чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания: Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:

- не регламентируется его продолжительность;

- не соблюдается установленная продолжительность;

- совещания слишком продолжительны;

- не делаются перерывы;

- не ограничивается время на доклады и выступления;

- участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола - трапециевидная.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.

Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т.д. Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания: и т.п. 

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

- слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

- ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

- помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания [4].

Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания в его участников ослабляется внимание: начинается шум, лишние движения, разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает усталость. После 30-40-минутного перерыва в присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается их нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам исчезают. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемой, ко всему относится нервно и недоверчиво. Решения, принятые в такое время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% ее участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.

Статистика, собранная англичанами и американцами Исследование лондонской консалтинговой компании STL MicrosoftTraining, проведенное в начале 2018 года, показало: засилием совещаний, которое всегда считалось проблемой корпораций, в равной степени страдают малые и средние предприятия. Там подсчитали, что сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных целей [5].

Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв [2].

Рассмотрим психологические аспекты рабочего совещания.

Рабочее совещание является одним из основных инструментов, с помощью которых в Организации происходит выработка управленческих решений и осуществляется контроль за их исполнением. Рабочее совещание:

- фиксирует наличие проблемной ситуации;

- рассматривает кратко- средне- и долгосрочные прогнозы развития ситуации в целом и в наиболее важных для Организации аспектах (проекциях);

- определяет уровень угроз для Организации и возможные альтернативные варианты решения проблем;

- определяет наличие ресурсов, необходимых для решения проблемы, и возможные варианты их использования;

- документально фиксирует все необходимые аспекты реализации выработанного им (или полученного от руководства Корпорации) решения;

- документально фиксирует персональную ответственность за реализацию отдельных элементов (этапов) принятого решения, а также создает механизм контроля за его выполнением.

Основные методы принятия решений в группе:

- Отсутствие ответной реакции – решение принимается не на основании критической оценки возможных вариантов, а в тот момент, когда находится альтернатива, на которую не следует отрицательной реакции никого из присутствующих.

- Правило старшинства – решение за всю группу принимает старший из присутствующих по положению; эффективность зависит от того, получил ли он достаточно полную информацию и удалось ли ему мотивировать остальных участников.

- Правило меньшинства - в группе есть не составляющие большинства лидеры (формальные и неформальные), способные, используя принятые в Организации процедуры, обеспечить принятие того решения, в котором они заинтересованы.

- Правило большинства – для оценки альтернатив применяются процедуры голосования; принятым считается решение, за которое проголосовало определенное принятыми в Организации процедурами большинство (67%); мнение меньшинства не принимается в расчет.

- Правило консенсуса – аналогично «Правилу большинства», однако предполагает достижение такой ситуации, когда все представители «проигравшего» меньшинства готовы поддержать принимаемое решение.

Правильно проведенная подготовка к совещанию позволяет не только подготовить и принять эффективное решение, но и позволяет придать ему форму коллективного, что психологически оптимально -мотивирует сотрудников на его осознанное осуществление.

Процедура убеждения включает 4 вида убеждающих воздействий:

- информирование;

- разъяснение;

- доказательство;

- опровержение;

Рассмотрим регламент и завершение совещания. Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания ее регламент не установлен, то возникают предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания. Особая роль в соблюдении регламента принадлежит председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности, которую он занимает. Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь собрания фиксирует в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; исполнителей и сроки [3].

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения.

Деловое совещание – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента. Деловое совещание актуально всегда и везде [1].

Список литературы:

Грошев И.В., Поздняков А.А.Служебное совещание Экономическая литература Издание 1-ое Издательство «Питер» 2004 с-35-52

Кабушкин Н Л. Основы менеджмента: Учеб.пособие - 5-е изд., стереотип. - Мн.: Новое знание, 2002. — 336

Лаврененко В.Н. Психология и этика делового общения. Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000. с327-331.

Митрошенков О.А. Эффективные переговоры Практическое пособие для деловых людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир» 2000 с127135, с152-157, с264

https://delo-press.ru/journals/documents/prava-i-obyazannosti/48342-organizatsiya-rabochego-soveshchaniya-delo-tonkoe/«Организация рабочего совещания»

studfil.net/preview/1851762 Национальный университет кораблестроения им. Адм. Макарова лекция. «Организация работы менеджера».

Код для цитирования: Скопировать