XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Для принятия эффективных управленческих решений руково­дителю структурного подразделения требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая экономическую ситуацию не только на предприятии, но и в стра­не. Это не только залог успеха и развития организации, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Как научная категория информация в деятельно­сти руководителя характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относятся:

известная самостоятельность данных;

возможность их многократного использования путем сохра­нения у передающего или получающего субъекта;

пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной. Для принятия эффективных управленческих решений руково­дителю структурного подразделения требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая экономическую ситуацию не только на предприятии, но и в стра­не. Это не только залог успеха и развития организации, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Благодаря связи информации с системами управления органи­зацией и управленческим процессом в целом можно охватывать все функции управления или отдельные функциональные управ­ленческие работы, например прогнозирование и планирование, учет и анализ.[4, с.93]

Важной областью экономики стало информационное обеспе­чение, которое состоит в сборе и переработке информации, не­обходимой для принятия обоснованных управленческих реше­ний. Передача информации о положении и деятельности органи­зации на высший уровень управления и взаимный обмен инфор­мацией между всеми взаимосвязанными подразделениями орга­низации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Таким образом, информация как совокупность каких-либо све­дений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответству­ющих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для ис­пользования форму, составляет основу управления. По существу, все управленческие процессы — это не что иное, как поиск, фик­сация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражени­ем, познанием и преобразованием различных форм жизнедея­тельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в деятельности руководителя в частности происходит взаимо­действие не со всей информацией, а только с той, которая непо­средственно необходима для формирования и реализации управ­ляющих воздействий. Речь идет об управленческой информации.

Управленческая информация — это часть социально-экономи­ческой информации, выделенная по критериям пригодности информации;

доступность математического анализа;

системность и коммуникативность.

Информация, необходимая руководителю структурного подраз­деления, разнородна. Она может относиться к экономической, со­циальной и общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих управ­ленческих структур, когда они выступают в пределах своей компе­тенции. Кроме того, она служит в качестве основы для норматив­ных документов. Необходимые сведения могут содержаться в зако­нах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для ис­пользования форму, играют в управлении исключительную роль.

Управленческую информацию подразделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и верти­кальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социально-экономическим последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем).

В рамках деятельности руководителя информация рассматри­вается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

Информацию, предназначенную для руководителей, можно классифицировать по следующим основным признакам:

функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

отношению сообщения к субъекту, управляющему структур­ным подразделением;

типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обрат­ной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи органов управления и СМИ, органов государственной власти и т.д.;

отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации не­обходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует:

его целям и задачам;

логическому содержанию;

физической форме представления (устный доклад, сообще­ние на бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах и т.д.);

процедуре преобразования (вероятностные, социологиче­ские, моделирующие, вычислительные и т.д.);

степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруп­пированная в информационные еженедельники и бюллете­ни и т.д.).[4, с.95]

Информация и ее потоки в деятельности руководителя могут разбиваться также в зависимости от источников (население, пред­приятия и организации, вышестоящие органы и т.д.), качествен­ного содержания (вычисление ценной по содержанию информа­ции, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик целесообразно выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулиро­вании и обеспечении других управленческих потребностей).

Эта классификация весьма относительна. Все виды информа­ции взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформи­руются друг в друга. В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации, необходимой для эффектив­ной деятельности руководителя любого ранга, способствует ре­шению многих принципиальных вопросов проектирования ин­формационной системы управленческой деятельности и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обе­спечивать заданную точность, надежность и эффективность ис­пользования.

Информация должна быть ориентирована по крайней мере по следующим на­правлениям:

по месту и роли руководителя в системе управления пред­приятием, организацией, частной и общественной жизнеде­ятельности людей и соответственно по компетенции кон­кретных подразделений (объем и содержание управленче­ской информации призваны коррелировать с компетенцией руководителя);

по характеру и иерархии законов и иных нормативных пра­вовых актов, подлежащих обязательной реализации в управ­ленческих процессах;

по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов, которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия руководителей различных уров­ней, а также формируют специфические виды взаимоотно­шений.

Можно выделить следующие источники, объективно порожда­ющие управленческую информацию:

нормы законодательных и иных актов, подтверждающие права руководящих работников на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных ак­тов);

обращения работающих в организации по реализации своих законных интересов и субъективных прав;

обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие исполнению нижестоящими органами и обеспечивающие реальность управления (директивная управленческая ин­формация) ;

факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, кото­рые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процес­сах руководящей деятельности);

проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном вмешательстве ру­ководителей (управленческая информация о кризисных со­стояниях).

Последние источники предполагают выработку заранее соот­ветствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации едва ли повторимы, для каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы все действия конкретных должност­ных лиц.

Все источники управленческой информации имеют важное значение для эффективной деятельности руководителя структур­ного подразделения.

Значительная часть информации, используемой в управленче­ской деятельности, существует в форме документов, что весьма важно, поскольку подавляющее число решений в в этой сфере в обязательном порядке фиксируется на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой достаточно сложное направление в современной науке управле­ния и подробно рассматривается в специальной литературе. В дан­ном учебнике рассматривается информационное обеспечение де­ятельности руководителя в свете использования современных ин­формационных технологий.[3, с.148]

Назовем основополагающие нормативные и законодательные акты в сфере информационного обеспечения деятельности руко­водителя:

1) Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), ст. 3301;

2) Федеральные законы Российской Федерации:

от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и за­щите информации»;

от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

от 04.07.1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информа­ционном обмене»;

от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;

3) Постановление Правительства РФ от 01.11.1999 № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации»;

4) Постановление Правительства РФ от 10.11.2003 № 677 «По­ложение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК»;

5) ГОСТ 6.01.1—87. Единая система классификации и кодиро­вания технико-экономической информации. Основные положе­ния;

6) ГОСТ Р 1.2 — 92. Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок разработки государственных стандартов;

7) ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированные системы документа­ции. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Требования к оформлению документов;

8) ПР 50-733 — 93. Правила по стандартизации. Основные по­ложения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации унифицированных си­стем документации в Российской Федерации;

9) ПР 50-734 — 93. Правила по стандартизации. Порядок разра­ботки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;

10) Единая система классификации и кодирования;

11) Унифицированные системы документации.

Правовая база намного облегчает деятельность руководителя структурного подразделения в плане законности используемой информации.

Оснащение различной техникой позволяет экономить управ­ленческие и накладные расходы, более эффективно проводить внутрифирменное планирование, управление и контроль. Свое­временно обеспечить руководителя ему достоверной информа­цией, необходимой для принятия оперативных решений, можно с помощью новейших технических средств. Для взаимодействия от­дельного сотрудника и целых отделов создаются специальные ин­формационные системы. Одна из них — система «Галактика», имеющая следующие характеристики:

адаптированность к профилю деятельности предприятия лю­бой формы собственности;

широкий набор параметров настройки специфических осо­бенностей его хозяйственной, финансовой и производствен­ной деятельности;

разграничение оперативного и бухгалтерского учета при полной их интеграции на уровне базы данных;

охват всего типового спектра экономических функций;

единый пользовательский интерфейс;

поддержка сети и распределенной базы данных для обмена информацией между подразделениями, филиалами, офисами.

Внедрение специальных информационных систем влияет на функционирование всего хозяйствующего объекта: может благо­приятно сказаться на достижении конкурентного преимущества, например, за счет улучшения согласованности в работе с удален­ными агентами или увеличения скорости выполнения заказов. В других ситуациях компьютерная техника облегчает выполнение рутинных операций и способствует систематизации информации. Однако эффективность информационных систем и технических средств, проявляется лишь при должном внимании к вопросам менеджмента и организационным аспектам. [4, с.94]

Список использованных источников:

Грибов В.Д. Менеджмент: учебное пособие / Д.В. Грибов. – 7-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2015. – 280 с. – (Среднее профессиональное образование);

Менеджмент в торговле: учеб.пособие / Г.А. Короленок. –Минск : БГЭУ, 2017. – 269 с.

Основы менеджмента [Электронный ресурс]: учебник/ Исаев Р.АМ.: Дашков и К, 2015. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/24800.— ЭБС «IPRbooks».

Управление структурным подразделением организации в сфере торговли и коммерции: учебник для студ. учреждений СПО/ Н.П. Мусалов, Е.Н. Щербакова. – М.: Издательский центр «Академия», 2014.-208с.

Код для цитирования: Скопировать