VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2016

Каждая гостиница имеет свой сайт, где в полном объеме представлены весь спектр услуг, предоставляемых отелем: номерной фонд гостинцы с прейскурантом цен, перечень дополнительных услуг, указаны специальные предложения гостиниц, услуги ресторана (при наличии), возможность интернет- бронирования номерного фонда. Это дает возможность привлечь большое количество гостей из разных регионов России и мира.

Для клиента бронирование номеров в режиме онлайн доступно только после его регистрации на сайте гостиницы. Процедура регистрации предназначена для проверки корректности данных клиента, и в значительной мере отсекает «мусор» – фиктивные заказы. Без регистрации посетитель сайта может только проверить наличие свободных мест на определенную дату, но не может их забронировать.

По выбору гостиницы активизируется один или несколько вариантов из следующих схем бронирования:

- Негарантированное бронирование. В этом случае клиент оплачивает услуги проживания непосредственно в гостинице при поселении.

- Бронирование гарантированное банковской картой. Эта схема предполагает наличие у клиента банковской карты одной из следующих систем: VISA International, Mastercard International, Diners Club International, JCB International, American Express. В случае незаезда или поздней аннуляции бронирования гостиница имеет возможность удержать с клиента штраф в размере оговоренной при бронировании суммы. Оплату проживания клиент производит непосредственно в гостинице cамостоятельно.

- Бронирование с частичной или 100% предоплатой услуг проживания. Способ оплаты клиент выбирает сам. Это может быть онлайн оплата электронными деньгами (WebMoney, Яндекс.Деньги и пр.) и банковской картой вышеперечисленных систем или онлайн оплата банковским или почтовым переводом.

Однако, не каждая гостиница г.Курска имеет АСУ. Ведь АСУ - современные информационные технологии позволяют организовать работу гостиницы с максимальной эффективностью. Основной функцией таких систем является представление состояния номерного фонда, информация о занятости (зарезервированности) каждого конкретного номера, что позволяет осуществлять планирование продаж номеров в будущем, или бронирование, и текущий контроль за деятельностью средства размещения. Помимо прочего, АСУ позволяют избавиться от бумажной волокиты и исключить либо максимально уменьшить возможность ошибок, так называемого человеческого фактора, являющихся причиной дополнительных неудобств и материальных затрат.

Сокращается время регистрации гостей, автоматически заполняются все необходимые документы: анкеты, заявления, карточки гостя. А для оформления иностранных гостей предусмотрены специальные журналы, на основании которых сразу же можно распечатать «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания».

Онлайн-бронирование, когда заявку можно сделать через интернет. Система автоматически бронирует номер. Кроме того, не составляет труда контролировать забронированные номера, в любой момент можно получать информацию о том, на какой период забронирован номер, снимать просроченную бронь.

Учет номерного фонда можно вести для нескольких гостиниц в одной информационной базе. Тарифы, типы номеров, номерной фонд задаются для каждой гостиницы. Отчетность составляется как по всем гостиницам, так и для каждой в отдельности.

Тарифы, номерной фонд, типы номеров, виды размещений, сведения об организации, контрагентах и гостях ведутся в справочниках, в которых сохраняются все происходящие изменения.

Расчеты с гостями ведутся на лицевых счетах. В них отражается начисление и оплата услуг. Информацию о состоянии счета можно предоставлять клиенту по первому требованию.

Четко отслеживаются освободившиеся номера. Гарантированно можно избежать ситуаций, когда гости еще не выехали, а в номер уже заселяется новый постоялец.

При подключении фискальных регистраторов можно без труда формировать все кассовые документы: пробивать чеки на оплату, вести журнал закрытия кассовых смен, снимать Х– и Z-отчеты, контролировать возвраты на соответствие законодательству.

В программах используется гибкая система работы с залогами, что очень важно для контроля состояния взаиморасчетов с контрагентами.

Бонусные системы и системы дисконтных карт делают возможным применение сложных для расчетов скидок гостям.

Использование магнитных карт значительно упрощает схему расчетов с гостями за предоставленные услуги внутри гостиничного комплекса. Стоимость заказов или услуг при прохождении карты через считыватель автоматически относится на лицевой счет гостя в программе, где накапливается полная информация о взаиморасчетах, проверить которые можно в любое время.

Осуществление обмена данными с внешними системами. Выгрузка актов в бухгалтерию, сведений по иностранным гостям для передачи в УФМС, загрузка заказов из ресторана, закрытых на номер гостиницы.

Приведем пример гостиницы города Курска, которая успешно внедрила и применяет в своей работе АСУ. Данная гостиница выбрана не случайно, так как ГК «Аврора» является одной из престижных гостиниц города, имеет представительство в городе Белгород.

В гостиничном комплексе «Аврора» применяют лицензионную гостиничную систему «Sheratоn».

В системе автоматизируются все этапы работы с гостем. Основные модули системы:

модуль работы с заявками;

модуль предварительной продажи путевок (для пансионатов);

модуль бронирования (резервирования) мест;

модуль поселения (свободное поселение, поселение по заявкам, ускоренное поселение группы гостей, поселение по предварительно проданным путевкам для пансионатов);

модуль контроля должников и выселения;

модуль переселения, продления проживания, корректировки данных о госте, изменения способа оплаты и т.д.;

модуль справок о проживающих;

модуль безналичных расчетов (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание);

модуль учета и оформления расчетов за телефонные переговоры, контроль должников;

модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.

Таким образом, в современном мире ни одна гостиница не может обойтись без применения информационных технологий. Возможности автоматизации гостиниц приобрели комплексный характер, охватывающий все процессы деятельности. Они позволяют автоматизировать работу персонала (портье, администраторов, бухгалтеров т.д.), обрабатывать информацию и приводить ее к виду, пригодному для формирования регламентированной отчетности, требуемой законодательством.

Список использованных источников

1. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме / М. А. Морозов, Н. Н. Морозова. Оргтехника.– М.: Издательский центр «Академия», 2012.

2. Арбузова Н.Ю., Технология и организация гостиничных услуг: М.: «Академия», 2011. с.224

3. Морозов М.А., Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме: М.: «Академия», 2009. с.240

Код для цитирования: Скопировать