VII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2015

Развитие постиндустриального общества влечет за собой изменения в жизни человека, затрагивая весь универсум человеческого бытия. Все эти изменения требуют переосмысления индивидами структурных образующих: цели, задач, способов, смысла преобразования объективного мира, интеграции привычных, несетевых средств коммуникации с глобальной информационной реальностью.

Произошла информационно-техническая революция, которая охватила большинство сфер профессиональной деятельности человека. Для существования в новом глобальном информационном обществе ему требуется приобретать новые качества, черты и знания, которых у него не было в индустриальном обществе.

Переход к информационному обществу ознаменовался его полной информатизацией, что повлекло за собой появление большого количества информационных потоков, требующих грамотного распределения, анализа для дальнейшей работы с ними. В процессах информатизации одним из основных направлений развития информационных технологий являются системы управления, которые применяются для автоматизации таких задач, как управление производством, учетом, сбытом, кадрами, финансами и информационными ресурсами. Внедрение новых технологий требует четкого и заверенного юридически оформления всех проходящих процессов документально, в том числе с помощью электронного документооборота. Значительных финансовых, трудовых, временных и материальных затрат и ресурсов требует документирование информации, а также ее поиск, обработка и передача на хранение.

Для грамотного управления всеми вышеперечисленными процессами требуются квалифицированные специалисты, способные профессионально организовать информационно-документационный процесс.

Потребность в документоведах с высшим образованием на современном рынке труда обусловлена возросшей необходимостью профессиональной обработки различного рода информации, массивы которой постоянно увеличиваются.

В современных организационных и общественных отношениях документ занимает центральное место, именно поэтому существует объективная необходимость в квалифицированных специалистах в области документационного обеспечения управления. Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» достаточно новая для нашей страны.

Актуальность данной статьи состоит в привлечении внимания целевых аудиторий (простые обыватели, руководители организаций, будущие абитуриенты ВУЗов) к значимости специалистов данного профиля, потребность в которых вызвана необходимостью XXI века, ознаменовавшегося массовым переходом к новым информационным технологиям, новым системам производства информации в управлении организаций.

В представлении большинства людей документовед – это обычный секретарь, ведущий документооборот в организации. Но мало кто знает, что документовед – это компетентный специалист, обладающий теоретическими и практическими навыками в области кадрового менеджмента, владеющий основами информационно-аналитической деятельности и способностью применить их в профессиональной сфере.

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает в своей повседневной практике случаи, когда в связи с потерей документа производство может быть приостановлено. Более того сама организация и документопотоки не ведутся в произвольной форме, а четко регламентируются требованиями действующего законодательства РФ, стандартами, инструкциями, а также адаптируются к федеральным и местным регламентам, тем самым приспосабливаясь под специфику каждой организации.

Грамотный документовед должен анализировать информационные потоки и информационное взаимодействие в организации, вовремя получать данные об изменении законодательной базы Российской Федерации в своей сфере деятельности, а также разрабатывать нормативно-методическую базу своей организации. Каждой бумаге необходимо присвоить электронный адрес хранения (если в организации ведется электронный документооборот) и регистрационный индекс. Необходимо создавать эффективную классификацию, чтобы каждый сотрудник смог обратится к ней и найти нужный для него документ. Кроме того, компетентность предполагает постоянное обновление знаний, овладение новой информацией для успешного применения в своей деятельности.

Немаловажно для специалиста в области ДОУ – это повышение квалификации. В условиях постоянно изменяющегося информационного мира, массового перехода предприятий на электронный документооборот, документовед ежедневно сталкивается с проблемами устаревания и введения новых изменений законодательной базы, регламентирующей его деятельность, а также в автоматизации его рабочего места. Документовед-профессионал должен так же быстро и качественно развиваться сам, как и технологии современного мира с их быстро растущими потоками информации.В нашей стране существует немало профессиональных книжных и журнальных изданий, интернет сайтов «документоведческой» среды, в которых каждый специалист может почерпнуть для себя большое количество новой актуальной информации для ведения своей деятельности, а также поделиться своими знаниями с другими специалистами. В помощь ему придут ежедневно обновляющиеся профессиональные интернет-форумы.

Внимательность, аккуратность и ответственность – самые важные качества для людей, работающих с деловыми бумагами. Ошибка в цифрах, датах, тем более потеря документов могут привести к большим штрафам при кадровом аудите организации. Работа с большим объемом информации требует от документоведа обладать хорошей памятью, способностью быстро запоминать и анализировать поступающую информацию.Также, одно из качеств хорошего специалиста – способность адаптироваться под изменения рабочей среды.

На сегодняшний день большое количество ВУЗов обучает студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

В ходе обучения студенты приобретают обширный комплекс знаний и навыков, по таким дисциплинам, как делопроизводство и документационное обеспечение различных служб управления и организаций, методика рационализации делопроизводства, информационная безопасность и защита информации, менеджмент, организационное проектирование, различные отрасли права (гражданское, хозяйственное, трудовое, административное и конституционное), информационное обеспечение управления, компьютерные информационные технологии в ДОУ, технические средства управления, маркетинг и др). Немаловажно обучения специалистов иностранным языкам. Это открывает большие пути для развития их в профессиональной сфере.

Выпускники направления «Документоведение и документационное обеспечение управления» востребованы на рынке труда и могут получить интересную работу за достойное вознаграждение.

Специалисты-документоведы могут реализовать себя в различных компаниях и организациях, где требуется грамотно вести документооборот. На сегодняшний день, практически нет организаций, где бы документовед не смог себя реализовать. Карьерный рост во многом зависит от места службы и способности «показать себя», свои знания, умения и навыки. В крупных и небольших организациях документовед может претендовать на должность ведущего специалиста по документообороту, начальника отдела или службы ДОУ, управляющего или заместителя управляющего делами. Документовед может стать вторым лицом после руководителя (его заместителя, секретаря, секретаря-референта и др.), специалистом по ведению узконаправленной документации (например, технической), начальником отдела кадров, инженером по кадрам, начальником канцелярии и т.д. Специалисты считают, что вершина карьеры документоведа – это подготовка документов для руководства Правительства РФ и для Президента РФ.

Даже если выпускник по окончанию университета не захочет работать в качестве документоведа, он сможет применить себя, например, в популярной сейчас деятельности – начинающего предпринимателя. У него не возникнет серьезных трудностей в составлении и ведении документальной работы, связанной с открытием нового дела. Следовательно, не потребуется нанимать дополнительных работников и не будет финансовых затрат на их обеспечение. В связи с изменениями в образовательных стандартах, теперь к «набору» ДОУ добавилось и архивоведение. Выпускник данной специальности будет обладать не только знаниями документоведа, перечисленными выше, но и знания в области архивного дела.

Специалисты по документационному обеспечению управления – это люди, обладающие бесценным практическим опытом, и процесс их обучения настроен на соединение опыта с новыми теоретическими концепциями, новыми нормативными актами и обогащением опытом других специалистов.

Институционализация профессии документоведа является важной составляющей современной информационной реальности. Совершенствование управленческой среды и её дальнейшее эффективного функционирования, мотивирует к более углубленному изучению документационного обеспечения управления организации, в том числе как науки и учебной дисциплины. Эволюция науки и технологий не даёт останавливаться динамичному, постоянно развивающемуся «организму» документоведческой науки, отдельные концепции которой довольно быстро устаревают. Поэтому в ДОУ логика науки не доминирует, а является органичной компонентой, наравне с конкретным профессиональным знанием и инновационной управленческой деятельностью.

Не стоит думать, что профессия документоведа скучна и однообразна. Это не только работа с «бумажками» и не «копание в офисной пыли». Документовед – это мобильный, современный, конкурентоспособный и грамотный специалист, обеспечивающий весь документопоток организации и порой единственный человек, посвященный во все деловые тайны фирмы.

Код для цитирования: Скопировать