Обсуждение работы АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ - Студенческий научный форум

VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Обсуждение работы АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ильина Е.С. 1, Кожушкова Н.В. 1
1Магнитогорский Государственный Университет
  • Ильина Ирина 15.02.14 в 20:29 #
    Здравствуйте. Какие негативные стороны ведения электронного документооборота вы можете написать.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 16.02.14 в 19:26 #
      Здравствуйте. Во- первых при первичном внедрении неизбежны большие расходы на приобретение программного обеспечение; Во- вторых если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. (Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования); В- третьих резко возрастет объем документооборота; В- четвертых необходимо, чтобы сотрудники организации умели работать с электронным документооборотом, а для этого нужно проводить семинары, конференции, выпи
  • Здравствуйте! В чем отличие электронного документа от традиционного бумажного документа?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 16.02.14 в 19:49 #
      Здравствуйте! Главное отличие электронного документа от традиционного бумажного документа заключается в том, что нет жесткой привязки документа к материальному носителю.
      • Спасибо!
        • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 22:31 #
          Спасибо Вам, что вы задаете вопросы!
  • Добрый день!Вы можете ответить на такой вопрос: когда Правительство РФ обратило внимание на необходимость создания электронных архивов.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 16.02.14 в 19:57 #
      Здравствуйте! Правительство обратило вминание на необходимость создания электронных архивов в сентябре 2010 года. (сайт Президент России, http://state.kremlin.ru/face/8850)
      • Благодарю, Вас за овет на мой вопрос!
        • Благодарю, Вас за ответ на мой вопрос.
          • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 22:33 #
            И Вам спасибо за ваш вопрос!
  • Мария Фоменко 16.02.14 в 20:21 #
    Здравствуйте! Кто из американских криптографов предложил понятие цифровой подписи?
  • Ильина Екатерина Сергеевна 17.02.14 в 15:24 #
    Здравствуйте. Было предложено Мартином Хеллман и Уитфилдом Диффи в 1976 году.
  • Раскройте понятие "электронный документ"?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 17.02.14 в 19:51 #
      Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
  • Как вы думаете, если в настоящий момент отказаться от традиционного бумажного документа. Это будет правильно?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 17.02.14 в 20:19 #
      Нет конечно,это будет не правильно. Любая новая технология имеет свои недоработки,и к сожалению происходят сбои в работе. Например: жесткий диск сломался, а данная информация находилась только на нем. И что же делать? Специалисты говорят, что важную информацию необходимо дублировать, то есть копировать на запасной диск и иметь ее в печатном виде. Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин: - прежде всего это сущ
      • Спасибо за ответ. Ваша статья меня заинтересовала.
  • S a m a H 17.02.14 в 20:12 #
    Здравствуйте, Екатерина. Какая главная проблема электронного документооборота на ваш взгляд?
  • Ильина Екатерина Сергеевна 17.02.14 в 21:55 #
    Здравствуйте. Главная проблема электронного документа является - хранение. Как показывает мировой опыт, традиционным архивам очень трудно обеспечить надлежащее хранение электронных документов, для которых требуется не только обеспечение иного по сравнению с бумажными документами температурно- влажностного режима, но и постоянный, достаточно сложный "уход",средства поиска и доступа, для чего, в частности, необходимо создавать техническую, нормативно- методическую и кадровую базу.
  • Ильина Ирина 17.02.14 в 22:03 #
    Здравствуйте, скажите для чего нужна цифровая подпись?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 18.02.14 в 14:29 #
      Здравствуйте. Электронная цифровая подпись подтверждает авторство и неизменность информации. Цифровая подпись предназначена для аутентификации лица, подписавшего электронный документ. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить: а)доказательное подтверждение авторства документа. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом; б)защиту
      • Ильина Ирина 18.02.14 в 14:51 #
        Спасибо за краткий ответ на мой вопрос!
  • Как вы думаете, какие преимущества в использовании электронно-цифровой подписи?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 18.02.14 в 14:33 #
      Преимущество электронно-цифровой подписи: а)значительно сокращает время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией; б)гарантирует достоверность документации; в) помогает построить корпоративную систему обмена документами; г) позволяет выстраивать взаимоотношения с населением, организациями и властными структурами на современной основе, более эффективно, с наименьшими издержками; д)минимизирует риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена; е)р
  • Ильина Ирина 18.02.14 в 14:53 #
    Вы можете ответить, что означает понятие "закрытый ключ" в цифровой подписи.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 18.02.14 в 20:10 #
      Закрытый ключ электронной цифровой подписи — последовательность электронных цифровых символов, известная владельцу регистрационного свидетельства и предназначенная для создания электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи.
      • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 19:56 #
        Спасибо Вам за ваши вопросы!
  • Здравствуйте, Екатерина!Очень полезная статья ;) Какую цель перед собой ставит организация, переходящая на электронный документооборот?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 18.02.14 в 20:45 #
      Здравствуйте, Анастасия! С переходом на электронный документооборот организация ставит цель упростить и ускорить процедуру работы, снизить временные и финансовые затраты.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 18:30 #
      Благодарю, Анастасия за вопрос!
  • Здравствуйте, как вы думаете на каких носителях информация дольше хранится: электронных или бумажных???
    • Ильина Екатерина Сергеевна 18.02.14 в 20:46 #
      Здравствуйте. Я думаю, что дольше хранится на бумажном носителе, так как со временем на электронном носителе информация может со временем стать не читаемой. К этому может привести несколько причин: воздействие плохих условий хранения, моральное устаревание носителей и оборудования, устаревание форматов документов, устаревание программного обеспечения.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 18:31 #
      Рита, спасибо за вопрос!
  • Добрый вечер!Подскажите, какие есть виды электронных подписей?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 18.02.14 в 20:51 #
      Добрый вечер! Существуют виды электронных подписей: усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 18:32 #
      Мария, большое спасибо за ваши вопросы!
  • Здравствуйте, что вы можете сказать про внедрение электронного документооборота?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 18:51 #
      Здравствуйте. На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение систем электронного документооборота позволяет: а) полностью автоматизировать процесс работы
      • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 19:03 #
        Ксения, спасибо за ваш вопрос!
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 18:52 #
      Здравствуйте. На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение систем электронного документооборота позволяет: а) полностью автоматизировать процесс работы
  • Добрый вечер! Скажите, как долго вы занимаетесь изучением данной темы?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 18:58 #
      Добрый вечер! Данную тему я изучаю с 2012 года.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 19:00 #
      Екатерина, спасибо за вопрос!
  • Шилов Рома 19.02.14 в 16:24 #
    Назовите, пожалуйста, задачи электронно-цифровой подписи?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 19:28 #
      В задачи электронно-цифровой подписи входит задача по закрытию и утверждению документа. Применяя электронную цифровую подпись (ЭЦП) утверждается любой документ, отчет и отправляете его на исполнение. Благодаря применению индивидуальной электронной цифровой подписи, после закрытия документа, изменить его будет не возможно - он будет сохранен в таком виде, в котором он был подписан. Только электронная цифровая подпись на документе позволяет достоверно идентифицировать личность, который заверил до
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 19:31 #
      Роман, большое спасибо за Ваш вопрос!
  • Добрый вечер! Назовите основные принципы электронного документооборота.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 19:44 #
      Добрый вечер, Светлана! Основные принципы электронного документооборота являются: стирание грани между техническими и содержательными операциями при подготовке документов и в процессе документооборота при использовании современных информационных технологий; однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции, данной системы; непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 19:44 #
      Благодарю, Вас за вопрос!
  • Беликов Виктор 19.02.14 в 16:52 #
    Здравствуйте Екатерина. У Вас получилась интересная и познавательная статья. Вы проделали колоссальную работу и приятно, что вы делитесь полезной информацией!
    • Ильина Екатерина Сергеевна 19.02.14 в 19:52 #
      Здравствуйте, Виктор! Я рада, что Вам понравилась статья.
  • Хистева Наталья Валерьевна 20.02.14 в 10:57 #
    Какие существуют решения проблемы электронного документа?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 21:32 #
      Во-первых необходимо усовершенствовать нормативную базу; Во-вторых создать условия для электронных документов; В-третьих разработать один из форматов программы.
  • Даутова Савия 02.03.14 в 22:01 #
    Отличная работа!
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 17:00 #
      Спасибо!
  • aliyashampir@mail.ru 04.03.14 в 16:33 #
    Спасибо Вам за увлекательную статью.Эта действительно актуальная проблема.Очень понравилось,что информация изложена полно и понятно,будто живая беседа.Понимаешь,что это тема действительно Вам близка.Заинтересовал вариант выхода из проблемы,который Вы предложили.Еще раз спасибо за статью,я считаю,что она может принести пользу людям.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 22:11 #
      Спасибо, что Вы уделили время и оставили комментарий.
  • Чулкова Елена Александровна 04.03.14 в 20:00 #
    Хорошая статья, полезная. Четко сформулирована проблема, которая сейчас так актуальна, приведены возможные пути решения. Орфография расстроила немного. А в целом отлично! Сколько еще, по-вашему, осталось существовать бумажным носителям информации? Ведь прогресс, наука не стоит на месте.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 22:37 #
      Я с Вами согласна, что прогресс науки не стоит на месте, но говорить, сколько осталось существовать бумажному носителю не так-то просто. Сам процесс бумажного носителя строился долго и упорно. В наше время бумажный носитель усовершенствовался.
  • Великосвят Олеся Руслановна 10.03.14 в 17:32 #
    Интересная статья. Но на мой взгляд, не обязательно нанимать высококвалифицированный персонал, достаточно хорошо и грамотна обучить персонал который работает на данный момент.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 22:06 #
      Спасибо, что уделили время и оставили отзыв.
  • Спасибо, что перечислили не только плюсы, но и минусы электронных документов. Именно эти минусы, по-моему, не позволяют повсеместно перейти на этот способ работы с документами.Есть определенные предубеждения насчет сохранности и безопасности электронных документов. Интересны предложенные вами пути решения. Спасибо за проделанную работу.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 22:39 #
      Вам спасибо за комментарий.
  • Fevralskaya Alinka 10.03.14 в 20:38 #
    Прекрасно! Интересная работа. В наш век информационных технологий весьма актуальная проблема. Очень понравилась доступность информации, читается легко. Сейчас все переходят на электронные носители, но автор приводит нам примеры, что электронные носители далеко не совершены даже во времена компьютерных технологий.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 22:22 #
      Благодарю Вас!
  • Tenebris Julia 10.03.14 в 21:09 #
    Отзыв о статье "Актуальные проблемы функционирования и хранение электронных документов". В данной статье точно и грамотно представлена проблема функционирования и хранения электронных документов. Актуальность статьи не вызывает сомнения, поскольку "ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на на традиционных носителях". Указывает и объясняет такое понятие, как "документооборот".Все разделы статьи логически взаимосвязаны.В статье
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 22:24 #
      Спасибо Вам, что уделили время и оставили комментарий.
  • В данной статье четко сформулирована проблема. Автор статьи проделал работу и это заключается в исследовании, которое приведено в статье. Для полного понимания проблемы, автор широко использует терминологию, доступно поясняя все использованные им термины.Ирина точно и кратко изложила все плюсы и минусы документооборота. После прочтения статьи у меня возник вопрос- Как ты считаешь стоит ли переходить полностью на электронный документооборот?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 22:36 #
      В данный момент нет.Потому, что организации и предприятии не готовы перейти полностью на электронный документооборот: во-первых связанно с финансовой составляющей; во-вторых не разработаны условия хранения электронных документов; в-третьих отсутствует единый формат программы.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 23.03.14 в 22:42 #
      Спасибо за комментарий и за вопрос.
  • Я полностью согласна с вышенаписанным! Действительно, главная проблема электронного документа является непонимание разницы между документами временного и долговременного, постоянного сроков хранения. Очень ценная информация и нужная. Благодарю.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 15:03 #
      Благодарю Вас, что нашли время на прочтение статьи!
  • Исходя из всего сказанного в статье можно сделать вывод, что на данный момент не существует идеальной системы ведения документации. Многие ошибочно полагают, что электронный документоооборот имеет больше плюсов чем минусов, но прочитав данную статью понимаешь что это не так. В связи с этим возникает вопрос - возможно ли решить в ближайшее время хотя бы часть тех проблем, которые существуют на данный момент в электронном документообороте?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:01 #
      Можно,но если задаться целью и финансировать разработки электронного документооборота.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:05 #
      Благодарю за комментарий.
  • Рычкова Мария Андреевна 25.03.14 в 16:22 #
    Я заинтересовано прочитала статью и следует отметить, что правда методология организации хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, других пользователей электронными информационными ресурсами.От этого зависит, что станется с накопленным информационным страны,в информационном обществе. И у меня
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 15:04 #
      В соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук указывается, что документы на магнитной ленте и дисковых носителях хранятся при температуре +8 - +18 С.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 15:06 #
      Спасибо, что уделили время и оставили комментарий.
  • Написанная статья,я думаю, соответствует всем критериям.Все мысли изложены в четком порядке,прослеживается логичность и фактичность, легко воспринимается. Екатерина, вы обозначили минусы и плюсы документооборота,как вы считаете "Экология" относится к плюсам или минусам электронного документооборота?Благодарю Вас за познавательную статью,я для себя открыла много нового!
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:28 #
      Нельзя сказать однозначно «экология» электронного документооборота является плюсом или минусом. С одной стороны отказ от использования информации на бумажном носителе - это плюс, так как позволит спасти немало деревьев. Но с другой стороны утилизация ЭВМ наносит вред экологии.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:36 #
      Ульяна, спасибо за комментарий!
  • Афоничкина Аня 25.03.14 в 19:57 #
    В данной статье раскрываются актуальные проблемы функционирования и использования электронных документов. Актуальность работы заключается, прежде всего, в новом предмете исследования - электронном документе, который активно внедряется в сферу управления и требует законодательного закрепления. Каким способом происходит защита (охрана) базы данных электронных документов на предприятии?
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:38 #
      Для защиты от несанкционированного доступа к данным, хранящимся на компьютере, используются пароли. Компьютер разрешает доступ к своим ресурсам только тем пользователям, которые зарегистрированы и ввели правильный пароль. Каждому конкретному пользователю может быть разрешен доступ только к определенным информационным ресурсам. При этом может производиться регистрация всех попыток несанкционированного доступа. Может быть защищен каждый диск, папка и файл локального компьютера. Для них могут быть
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:39 #
      Благодарю за комментарий.
  • Чурилкин Иван 26.03.14 в 17:21 #
    Я полностью согласен с автором данной статьи!Проблема, о которой идет речь в тексте, относится к числу наиболее актуальных в настоящее время, так как большинство крупных организаций стали переходить именно на электронный документооборот.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:46 #
      Спасибо Вам, что уделили время и оставили комментарий.
  • Львова Олька 27.03.14 в 14:46 #
    Данная статья адресована в первую очередь сотрудникам организаций, которые уже приняли решение о внедрении у себя системы и которым нужно ясно представлять, с какими проблемами им предстоит столкнуться, независимо от того, будут они внедрять систему документооборота сами или сотрудничать с какой-либо консультационной или внедренческой компанией. Я считаю, что каждый человек должен понимать, с чем он столкнется при внедрении системы электронного документооборота(СЭД). Автор подчеркнул все минусы
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:41 #
      Спасибо, что уделили время.
  • очень полезная статья с четко обозначенными плюсами и минусами электронной документации.Безусловно,организации,которые хотят перейти исключительно на электронный документооборот,должны сто раз подумать о последствиях.Но мы живем в век высоких технологий,и кто знает,может в скором времени документов на бумажных носителях мы сможем только вспоминать.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:42 #
      Спасибо.
  • В статье четко сформулированны проблемы исходящие из разбора плюсов и минусов электронного документооборота. Представленно так же решение проблемы на данный момент. И не закрыта тема полного совершенствования программ, что заставляет специалистов создателей програм задуматься над их решением. Очень хорошая статья несёт в себе информацию так же затрагивающую сущьность электронной цифровой печати. Спасибо автору.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:42 #
      Спасибо Вам!
  • Статья отличная! Четко выявлены проблемы, которые являются актуальным в наше время. Прекрасно разобраны все плюсы и минусы электронного документооборота. Спасибо !
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:43 #
      Благодарю! Спасибо, что уделили время.
  • Статья отличная! Четко выявлены проблемы, которые являются актуальным в наше время. Прекрасно разобраны все плюсы и минусы электронного документооборота. Спасибо !
  • Маркова Ксюша 29.03.14 в 17:53 #
    В статье рассмотрены проблемы,которые наиболее часто встречаются в электроном докуметообороте. Статья легко читается и очень большой объем информации. Спасибо автору за интересну статью.
    • Ильина Екатерина Сергеевна 30.03.14 в 16:44 #
      Спасибо Ксения, что уделили время.
  • Исаева Евгения 30.03.14 в 17:56 #
    Автор статьи четко определил плюсы и минусы электронной документации. Данная статья очень легка в прочтении.Спасибо за прекрасную статью!
  • Исаева Евгения 30.03.14 в 17:56 #
    Автор статьи четко определил плюсы и минусы электронной документации. Данная статья очень легка в прочтении.Спасибо за прекрасную статью!
    • Ильина Екатерина Сергеевна 31.03.14 в 00:10 #
      Евгения! Спасибо за комментарий.

Обсуждение работ закрыто!