VI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2014

Ни так давно в России появился электронный документооборот. Приступая к написанию этой статьи, мы ставили своей целью сделать краткий обзор основных проблем электронного документооборота. Любая технология имеет свои плюсы и минусы. Электронный документооборот тоже не исключение из правил. Как показывает практика, на данном этапе электронный документооборот имеет больше минусов, чем плюсов.

Если многовековой опыт работы с бумажными документами позволяет говорить о том, что все основные проблемы здесь решены, то в отношении электронных документов можно лишь констатировать, что накоплен двадцатилетний опыт работы с ними, понятны основные проблемы и есть определенный опыт их решения.

В последнее время проблемы, связанные с электронным документооборотом в России, становятся все более актуальными. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов [2].

Что такое вообще электронный документооборот? Электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Как уже было сказано, что всякая любая технология имеет свои плюсы и минусы.

С.С. Малофеев, Н. Храмцовская, выделяют плюсы электронного документооборота:

• ускорение процессов документооборота;

• способность передавать документ по цифровым каналам связи;

• электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;

• легче искать необходимую информацию по поисковой (контекстный поиск) системе компьютера;

• в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество [3].

Однако у электронных документов, как у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание. В настоящее время специалисты- практики рассматривают проблемы, связаны с электронным документооборотом.

С.Л. Кузнецов, Н. Храмцовская, выделяют минусы электронного документооборота:

• быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;

• короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;

• сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;

• необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией [2].

Главная проблема электронного документа является непонимание разницы между документами временного и долговременного, постоянного сроков хранения. С точки зрения управленческого персонала все документы должны обрабатываться по одной схеме, что влечет за собой попытки перевести в электронную форму все документы без исключения. Однако все современные технологии электронного документооборота в первую очередь направлены на организацию работы с текущими документами: они обеспечивают оперативность передачи файлов, текстов документов, отсканированных образов. Это обеспечивает оперативность передачи документов, их согласование, удобный полнотекстовый поиск, то есть существенно повышает эффективность работы. Но эти технологии не направлены на долговременное хранение документов, не обеспечивают их юридическую значимость в долговременной перспективе [1].

В основе технологий электронной цифровой подписи, заложенных в 2002 году в Федеральном законе № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и прописанных в 2011 году в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи», лежат одни и те же принципы работы, используемые для обеспечения юридической значимости документов. Только в первом законе использовалось понятие «электронная цифровая подпись», а в 2011 году его заменило понятие «квалифицированная усиленная цифровая подпись». Другие упрощенные варианты цифровой подписи, появившиеся в законе 2011 года, возможно использовать только при наличии отдельных правовых актов, регламентирующих их применение. Технология, использующая криптографические методы, систему открытых и закрытых ключей, требующая наличия системы взаимосвязанных удостоверяющих центров, обеспечивает юридическую значимость текущих документов, например: банковские документы, сдача отчетности, даже просто передача документов между ведомствами. Но она неприменима при долговременном хранении документов в архиве. Как обеспечить хранение и использование базы открытых ключей, необходимых для проверки юридической силы цифровой подписи? А как обеспечить целостность файлов? Сегодня документы чаще всего создаются в форматах Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project и др. Но как нам обеспечить возможность просмотра документов, в этих форматах спустя 10, 20, 30, 100 лет? Скорее всего, эти файлы будут преобразованы в какие-то другие, а это означает аннулирование цифровой подписи [1].

Форматы хранящихся файлов сами по себе также представляют проблему. Кроме перечисленных, наиболее популярных, организации могут использовать множество других форматов, например Open Office, PDF, инженерные форматы. Это не говоря уже о том, что разные версии одной программы также могут использовать разные форматы. Наиболее известный пример — версии форматов документов Microsoft Word: 95, 97–2003, 2007–2010. А ведь для воспроизведения данного типа файлов нужна определенная программа, которая, в свою очередь, требует определенной операционной системы, работающей на ограниченном наборе аппаратных средств… Конечно, можно преобразовывать все документы в формат PDF, тем более что существует международный стандарт ISO, описывающий специальную разновидность формата PDF, так называемый PDF-archives, как раз и предназначенный для долговременного хранения — ISO 19005-1:2005/Cor.1:2007 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1). («Document management — Electronic document file format for long-term preservation»). Но использование его для преобразования файлов с кириллическими шрифтами, зачастую имеющими сложное форматирование, требует еще дополнительных исследований [1].

Другой вариант — создание виртуальных машин, включающих в себя наборы программного обеспечения, необходимого для просмотра тех или иных типов файлов. Например, виртуальная машина с Windows 95 и Office 95, с Windows XP и Office 2003, с Windows 7 и Office 2010. Но пока эти технологии тоже не отработаны.

Другая проблема, как обеспечить сохранность электронных документов. Технологии обеспечения сохранности бумаги давно известны и хорошо отработаны. Мы умеем при необходимости восстанавливать поврежденные документы, бороться с грибком и т.п. А как обеспечить сохранность электронного документа? Носители, даже с однократной записью, недолговечны. CD и DVD-диски разрушаются, магнитная лента осыпается, все они требуют специальных программно-аппаратных комплексов для воспроизведения, которые также имеют ограниченный срок службы. Стандарт ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information (Обеспечение долговременной сохранности электронных документов) содержит общие рекомендации по продлению срока жизни носителей и электронных документов. Но когда мы говорим о документах постоянного срока хранения, риск неприемлем. Любой аппаратно-программный комплекс может выйти из строя из-за технического сбоя, поломки, ошибки обслуживающего персонала, сочетания всех этих факторов. И если нарушение правил сохранности в традиционном архиве может повлечь за собой пропажу одного или нескольких документов, то сбой в компьютерной системе может повлечь утерю всего массива информации, что совершенно недопустимо [1].

Традиционные архивы не имеют ни оборудования, ни квалифицированных IT-специалистов, которые могли бы обеспечить сохранность и использование массивов электронных документов и электронных образов документов. Решением проблемы может стать Центр хранения электронных документов (ЦХЭД), своего рода специализированный ЦОД, который мог бы хранить электронные массивы федеральных архивов, а также принимать на хранение копии массивов документов, образовавшихся в архивах субъектов Федерации, обеспечивая не только сохранность, но и «единую точку доступа» к архивным документам через портал «Архивы России». Вопрос о создании ЦХЭД пока находится в стадии проработки и согласования со всеми заинтересованными ведомствами [1].

Традиционно основой учета в архиве является опись дел. Именно дело является и единицей учета, и единицей хранения. И сейчас перед архивистами поставлена задача оцифровки, то есть сканирования архивных дел, чтобы обеспечить удобство их использования, ввести архивные материалы в широкий оборот, размещая их в сети Интернет. Это очень дорогая и длительная работа: оцифровка архивных документов, их описание и внесение в автоматизированную систему учета документов Архивного фонда РФ. Но если в организациях появляются ведомственные СЭД, это значит, что на каждый документ в организации уже заведена электронная карточка, а сами документы уже отсканированы или прикреплены к карточке в виде исходных файлов. Организовав прием годового раздела ведомственной СЭД вместе с годовым разделом традиционных бумажных документов, архивы тем самым получат практически готовый научно-справочный аппарат по принятым делам, включая описания на уровне документов и сами документы в электронном виде. В этом случае, если мы принимаем одновременно и бумажный и электронный документ, самая сложная проблема — обеспечение юридической значимости электронного документа — автоматически снимается. У нас есть бумажный документ, и есть электронная копия, с которой удобно работать, которая позволяет осуществлять расширенный поиск, удаленный доступ через Интернет и т.п.

Исходя из вышеизложенного, представляется наиболее рациональной следующая схема автоматизации работы с документами: документы создаются в учреждениях в электронном виде, в электронном же виде они могут согласовываться и подписываться. Но все документы постоянного и долговременного срока хранения должны обязательно выводиться на бумагу, например в приемной руководителя или в службе ДОУ, и на бумаге же подписываться. В подавляющем большинстве организаций такие документы составляют не более 5–10% от общего объема создаваемых в организации. Документы временного срока хранения (до 5 лет) могут существовать только в электронной форме. Документы постоянного срока хранения, так как они изначально создаются в электронном виде, также будут иметь электронного «двойника». Этот электронный экземпляр будет использоваться для справочных целей, он может подписываться цифровой подписью и в таком виде направляться в другие организации, но бумажный экземпляр обязательно должен быть [1].

Из всего сказанного следует вывод о том, что проблем при переходе к электронным документам пока еще очень много. Это требует от архивистов тщательной проработки всех указанных вопросов.

ЛИТЕРАТУРА

1. Кузнецов, С.Л. Проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста /С.Л. Кузнецов// Делопроизводство. -2011.-№4.-с. 17-25

2. Храмцовская, Н. Переход от бумажного к смешанному документообороту /Н. Храмцовская//Кадровик. Кадровое делопроизводство.- 2009.-№2.-с. 4-9

3. Малофеев С.С. О применение электронной цифровой подписи в электронном документообороте / С.С. Малофеев// Делопроизводство. -2007.-№4.-с. 6-9

Код для цитирования: Скопировать