V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Целью статьи является разработка общих рекомендаций для повышения эффективности профессиональной адаптации служащих Шуйского отделения Управления Федерального казначейства.

В настоящее время особое значение для эффективной деятельности организации имеет проведение грамотной политики использования трудовых ресурсов. От того, каков количественный и качественный состав персонала, на сколько предприятие им обеспечено, каков микроклимат в первичных коллективах во многом зависят результаты деятельности Шуйского отделения УФК.

Исследование было проведено с целью разработки и внедрения процесса по адаптации новых сотрудников в Шуйском отделении УФК.

В Шуйском отделении УФК проведено анкетирование молодых специалистов с целью разработки системы адаптации. Разработана анкета, направленная на выявления слабых сторон процесса адаптации в организации. В анкетировании участвовали работники со стажем работы не более двух лет.

Анализ адаптации государственной гражданских служащих к профессиональной деятельности в Шуйском отделении УФК показал не достаточную степень адаптации служащих. Об этом свидетельствует исследование, проведенное в данной работе.

Адаптация не прекращается овладением новым сотрудником навыками профессиональной работы. Адаптация продолжительная по времени и трудоемкая процедура овладения новыми сотрудниками «профессионального мастерства». Под программой адаптации понимается комплекс процедур, которые должны быть пройдены новым сотрудником, для успешного прохождения им адаптационного периода.

Правильно разработанная и успешно реализованная программа адаптации новых сотрудников в Шуйском отделении позволит:

- снизить издержки, так как новый сотрудник быстрее сориентируется и быстрее начнет приносить необходимый результат;

- снизить затраты, так как адаптировавшиеся сотрудники не увольняются и как следствие нет затрат на поиск и подбор нового сотрудника;

- сократится текучесть кадров;

- снизится неопределенность новых сотрудников относительно дальнейшей их профессиональной деятельности – а значит, возрастет доверие и позитивное отношение к руководителю и всему Отделению;

- сократятся затраты на обучение сотрудников, на консультирование их другими специалистами;

- правильно организованное включение новых сотрудников в жизнь Шуйского отделения УФК могут существенно активировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру Шуйского отделения УФК[20,с.141].

Чем совершеннее будет разработана программа мер по адаптации новых сотрудников и удачнее ее реализация, тем быстрее новый сотрудник будет быстрее адаптирован к профессиональной деятельности в Шуйском отделении УФК.

Анализируя результаты анкетирования на вопросы о тех действиях, которые проводились в период приема их на работу, выяснилось, что не все необходимые мероприятия были проведены в равной степени для всех сотрудников Шуйского отделения. Связано это с отсутствием четких механизмов и правил по включению новых сотрудников в профессиональную деятельность Шуйского отделения УФК.

Необходимо разработать четкий и подуманный механизм по созданию различных мер, способствующих адаптации новых сотрудников в Шуйском отделе.

1. Необходимо разработать для каждого сотрудника «четкой организации труда», разработка четких и понятных должностных инструкций для всех служащих государственного. Отсутствие ее негативно влияет на деятельность госслужащих, на адаптацию их к профессиональной деятельности. Дательная разработка должностных инструкций, в котором четко прописаны полномочия и обязанности работника, те критерии, по которым и будут оцениваться профессиональный труд.

Анализируя анкету можно сделать вывод, что наиболее негативным фактором профессиональной деятельности государственных служащих, ими выделяют «Поручения не связанные с должностными обязанностями». Когда должностные обязанности не определены, это вызывает еще большее негативное воздействие на сотрудников.

На данный момент разработаны только примерный должностной регламент для каждого сотрудника Шуйского отделения УФК.

2. Для каждого вновь принимаемого сотрудника разрабатывается индивидуальный график прохождения адаптации, и процесс адаптации протекает согласно утвержденному графику. Этим занимаются руководитель Шуйского отдела УФК совместно с наставником. Максимальное время и усилия в помощи адаптации новому сотруднику приходятся на первых 2-3 недели. Создав соответствующие условия для успешного ее прохождения. Реализацию планов должна повысить эффективность вхождения новых сотрудников в организацию и сократить сроки адаптационного периода. План введения программы адаптации для сотрудников отделения №5 УФК по Ивановской области представлен на рисунке 1.

Разработка программ

Внедрение программ

Корректировка программ

(по необходимости)

Рис.1. План введения программ адаптации

I Этап. Цель данного этапа создание программы по «адаптации новых сотрудников», для этого необходимо:

1. Составить список сотрудников, которые войдут в рабочую группу по разработке и внедрению программ адаптации.

2. Описать результаты, которые руководство государственного органа планирует достичь вследствие реализации данной программы, а так же выработать критерии успешной адаптации.

3. Разработать положение об адаптации новых сотрудников в Отделении и необходимые формы отчетности.

4. Следует разработать программу мероприятий необходимых для успешного освоения знаний, навыков и особенностей трудовой деятельности, а так же перечень лиц, участвующих в процессе адаптации молодого специалиста, их инструктаж, и подготовка.

5. Разработать общую (набор общих сведений о деятельности, структуре и особенностях профессиональной деятельности в Отделе государственного органа, основные принципы и правила) и индивидуальную программу по адаптации новых сотрудников непосредственно к профессиональной деятельности и коллективу, с которыми придется работать новому сотруднику.

6. Подготовка комплект печатных материалов, включив в него по следующие разделы, при необходимости добавить разделы:

- особенности истории и корпоративной культуры Шуйского отдела;

- регламентирующие документы: положение о персонале, организационная структура, положение о подразделении, должностные регламенты;

- технологии работы и техника безопасности;

- список сотрудников с указанием должности, номера телефона, e-mail;

-разработка программу первого дня сотрудника.

7. Разработать программу проведения итогов испытательного срока и перевода сотрудника в основной штат или увольнение сотрудника.

II Этап. Внедрение программ по адаптации новых сотрудников:

1. Необходимо согласование разработанных программ кадровой службы с руководителем Шуйского отдела УФК.

2. Необходимо, чтобы с программой адаптации новых сотрудников были ознакомлены: руководитель Шуйского отдела, служащие возглавляющие подразделения и наставники новичков.

III Этап. Корректировка программы.

С течением времени могут быть изменены принципы, функциональные обязанности, полномочия, поэтому данная программа по адаптации новичков должна быть подкорректирована, дополнена или изменена.

План по вхождению новых сотрудников в штат Шуйского отдела УФК, должен разрабатываться в рамках программ по следующим направлениям:

- программа процедуры профессионального отбора;

- программа необходимых мероприятий в период испытательного срока;

- программа мероприятий в период трудовой деятельности после испытательного срока.

Новый сотрудник Шуйского отделения УФК проходит определенные стадии адаптации представленные на рисунке 2. Программа по адаптации должна разрабатываться в рамках данных стадий.

Каждая стадия должна быть детально разработана и отражена в нормативных документах Отделения. По мере накопления опыта, программа мероприятий должна меняться, учитывая новые возможности.

Профессиональный набор

Испытательный срок

Адаптация в период после

испытательного срока

Рис.2. Стадии адаптации нового сотрудника.

I. Профессиональный отбор.

Руководитель Шуйского отдела УФК самостоятельно принимает решение о приеме нового сотрудника, поэтому ему необходимо определить те профессионально важные качества, которыми должен обладать соискатель на должность государственной гражданской службы в Отделение Казначейства (с учетом имеющихся квалификационных требований установленных законодательством). Это, прежде всего квалификационные требования к новым сотрудникам, а так же дополнительные требования к кандидатам.

Профессиональная пригодность рассматривается, как совокупность качеств, свойств человека, предопределяющих успешность формирования пригодности к конкретной деятельности (видам деятельности) и как совокупности сформированных профессиональных знаний, навыков, умений, а так же психологических, физиологических и других качеств и свойств обеспечивающих эффективное выполнение профессиональных задач.

Диагностика личностных способностей должна осуществляться при помощи апробированных и надежных тестовых процедур, имеющих теоретическую базу. Помимо тестов, эффективным способом исследования личностных качеств остается собеседование соискателя с руководителем Отдела.

II. Испытательный срок.

Необходимо разработать программу по адаптации новых сотрудников в период испытательного срока.

В программе должны отражаться необходимые процедуры, которые должен пройти новый сотрудник, знания которые он должен освоить, а так же правила внутреннего распорядка. Так же в программе должны отражаться критерии, по которым будет в, конечном итоге, оцениваться успешность или же наоборот не успешность деятельности сотрудника.

Программа адаптации в период испытательного срока требует от руководителя и всего Шуйского отдела готовности выполнить запланированные процедуры и предоставить новичку всю необходимую для него информацию. Важно предоставить новичку список сотрудников, с которым новичку придется работать или обратиться что бы получить дополнительную информацию.

Разработать план по мониторингу динамики профессиональных знаний, умений, социометрического положения нового работника в трудовом коллективе. Определить период, по истечению которого нужно вновь проводить исследование. Необходимо изучать мотивационные изменения в деятельности, изменения в удовлетворенности трудом. Наиболее важным будет изменение негативных факторов связных с деятельностью нового сотрудника в Отделе и как эти факторы влияют на профессиональную деятельностью.

Для исследования адаптации служащих Шуйского отделения можно использовать анкеты, проводить собеседование или поднимать вопрос на собрании.

III. Адаптация в период после испытательного срока.

Перспектива должностного роста является существенным фактором, повышающим адаптацию новых сотрудников. Обеспечить видение путей должностного роста способна процедура планирования карьеры, которая предполагает составление плана профессионального развития, приобретение требуемое для желаемой должности квалификации, последовательное занятие должностей, опыт работы на которых необходим для занятия целевой должности.

Под карьерой, понимают поступательное продвижение по служебной лестнице, изменения навыков, способностей, квалификационных возможностей и размеров вознаграждения, связанных с деятельностью работника. Новый специалист имеет собственные суждения о своем профессиональном бедующем, поэтому планирование карьеры должно осуществляться им и его руководителям совместно.

Главной задачей планирования карьеры выступает не ориентация специалиста на получение следующей должности, а предоставление новичкам перспективной цели. Оно является гарантией его продвижения по службе или получения нового назначения, но способствует индивидуальному развитию и профессиональному росту, повышает ощущение собственной значимости для Шуйского отдела УФК.

Другим направлением обеспечения молодому специалисту видения перспектив своего должностного роста является включение наиболее перспективных специалистов в резерв, который формируется на руководящие должности.

Оплата труда является мотивирующим фактором, при условии, что она непосредственно связана с итогами работы.

Работники должны быть убеждены в наличии устойчивых связях между полученным материальным вознаграждением и эффективность труда. Поэтому, в заработной плате обязательно должна присутствовать составляющая, которая зависит от других результатов. В этой связи, рекомендуется использовать стимулирование в соответствии с детальными должностными инструкциями и объявленными заранее способами оценки результатов работы.

Исследование увольняющихся сотрудников.

Руководителю Шуйского отдела УФК, по возможности, провести собеседование или анкетный опрос с увольняющимися сотрудниками, с целью изучения причин, по которым он не смог найти себе место в данном Отделении, или мотивы заставляющие покинуть государственный орган. Это необходимо для того, чтобы по возможности предотвратить увольнение других сотрудников, скорректировать существующие программы по адаптации.

Практика показывает, что новичок особенно в первую неделю работы в Отделе сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т.д. И специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.

Таким образом, процесс введения в Отдел должен быть направлен на усвоение работником норм и правил, в том числе и «не писанных», по которым живет Шуйское отделение УФК. Целью этого процесса является принятие новым сотрудником ценностей, установок, принципов организации без ущерба для личностных ценностей. Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, многое скажет о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.

Код для цитирования: Скопировать