V Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2013

Основной функцией государственного учреждения является принятие управленческих решений. При этом исходные данные для разработки и принятия решений и сами решения представляются в виде документов. Объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет основное содержание деятельности органов власти и управления. Традиционный бумажный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным способом работы с документами и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы. Отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной [1, 4].

Внедрение систем электронной обработки документов, циркулирующих в органах власти, имеет важное значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного и муниципального управления в целом [6].

Применение систем электронного документооборота (СЭД) в государственном и муниципальном управлении позволяет [2, 5]: сократить сроки подготовки и исполнения документов; организовать и автоматически поддерживать в актуальном состоянии базы нормативных и распорядительных документов; сократить количество рутинных операций, а работникам предоставляется возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления; повысить качество подготовки управленческих решений; снизить число «потерянных» документов; организовать информационно прозрачные процессы разработки и прохождения документов, допускающие контроль на любой стадии.

Важность внедрения систем электронного документооборота определяется не только задачей повышения качества работы отдельных органов власти. Без эффективно функционирующих внутриведомственных систем работы с документами невозможна автоматизация межведомственного обмена документами и построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами [3].

При внедрении систем электронного документооборота необходимо решить ряд законодательных, организационных и технических проблем [7]. К системам электронного документооборота министерств и ведомств предъявляются более высокие требования, чем к решениям, применяющимся в коммерческом секторе, так как большую часть документооборота органов власти представляет информация государственного значения: бюллетени, приказы, отчеты, постановления.

Для успешного перехода к СЭД необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы по подготовке документов. Это позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота, но и познакомит служащих с понятием электронного документа, функциями пересылки и контроля исполнения документов.

Литература

1. Саак А.Э., Тюшняков В.Н. Система электронного документооборота: создание, внедрение, использование. Муниципальная власть. 2008. № 5.

2. Саак А.Э., Тюшняков В.Н. Технологии электронного правительства в государственном и муниципальном управлении. Муниципальная власть. 2009. № 4.

3. Саак А.Э., Тюшняков В.Н. Применение технологий электронного правительства в системе государственного и муниципального управления. Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2010. Т. 103. № 2.

4. Тюшняков В.Н. Повышение качества управленческих решений в системе органов власти и управления на основе применения информационно-коммуникационных технологий. Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2007. Т. 74. № 2.

5. Тюшняков В.Н. Формирование системы электронного правительства на основе применения информационно-коммуникационных технологий в органах власти и управления. Известия Южного федерального университета. Технические науки. 2010. Т. 105. № 4.

6. Тюшняков В.Н., Тюшнякова И.А. Информационные технологии межведомственного электронного взаимодействия в органах власти и управления. Сборник научных трудов Sworld по материалам международной научно-практической конференции. 2012. Т. 16. № 4.

7. Семилетов С. Законодательная база электронного документооборота в Российской Федерации // http://www.gosbook.ru/node/246594/.

Код для цитирования: Скопировать