XVIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2026

Детские оздоровительные и образовательные центры относятся к социально значимым учреждениям, которые обеспечивают отдых, развитие и безопасность детей в период каникул.

Ключевая особенность таких организаций, которые представляют собой детские лагеря, – сезонная нагрузка: в периоды открытия смен резко возрастает количество заявок, документов и операций по оплате, а также возрастает риск ошибок при ручной обработке данных.

В данной работе рассматривается деятельность МУ ОЦ «Орлёнок», связанная с приёмом заявок на бронирование смен, проверкой документов, организацией оплаты и формированием групп и расписания. Для анализа текущего состояния и проектирования будущего используется нотация ArchiMate [1-2].

На рисунке 1 – диаграмма отражает текущее состояние процессов, в которых значительная часть операций выполняется вручную и распределена между специалистом по заявкам, бухгалтером и педагогом-методистом.

Рисунок 1 — Диаграмма архитектуры организации смен в МУ ОЦ «Орлёнок» на основе заявок от родителей, «как-есть»

Основные элементы архитектуры деятельности «как есть»:

• приём заявки и первичное бронирование выполняются через веб-страницы/формы, далее данные вручную переносятся в таблицы;

• проверка документов осуществляется по загруженным файлам и переписке, возможны задержки и повторные запросы;

• оплата смены производится родителями через банковские приложения, а контроль и сверка оплат выполняются вручную;

• формирование групп и расписания ведётся на основе разрозненных источников (таблицы, PDF-файлы), что повышает вероятность рассинхронизации;

• используются офисные приложения, интернет-браузер и локальные файлы, что усложняет контроль версий и защиту данных.

Главный вывод: текущая модель зависит от ручной работы, разрозненных инструментов и человеческого фактора, что приводит к ошибкам, дублированиям и увеличению времени обработки заявок.

На рисунке 2 – диаграмма мотивации фиксирует цели, проблемы и ожидаемые эффекты для ключевых ролей исследуемой деятельности: бухгалтера, специалиста по заявкам и педагога.

Ключевые проблемы:

• ошибки при учёте оплат и формировании счетов;

• пропуск заявок и ошибки при проверке документов;

• пересечения расписания и расхождения в данных отчётности.

Ключевые цели:

• исключить человеческий фактор и уменьшить рабочую нагрузку;

• ускорить обработку заявок и повысить безопасность обработки персональных данных;

• получать качественный график и корректную отчётность.

Рисунок 2 — Диаграмма мотивации трансформации архитектуры организации смен в МУ ОЦ «Орлёнок» на основе заявок от родителей

На рисунке 3 диаграмма показывает целевое состояние архитектуры деятельности по организации смен в детском лагере, которое достигается после внедрения «Личный кабинет пользователя на сайте детского лагеря» как единой точки взаимодействия родителей и сотрудников детского лагеря.

Что изменяется:

• заявка формируется в системе с валидацией данных, а статусная модель (принято/на проверке/оплачено и т.д.) становится прозрачной;

• документы загружаются в структурированное хранилище и проходят проверку в едином интерфейсе;

• оплата фиксируется в системе, а взаимодействие с бухгалтерией поддерживается интеграциями и уведомлениями;

• группы и расписание формируются на базе единой базы данных, что снижает риск конфликтов и пересечений;

• централизация данных позволяет повысить безопасность и управляемость процессов.

Главный вывод: процессы становятся цифровыми и централизованными, уменьшается объём ручных операций и повышается качество данных.

На рисунке 4 диаграмма перехода архитектуры из текущего в целевое состояние описывает, каким образом организация может последовательно перейти от текущей разрозненной модели работы к целевому цифровому состоянию.

Изменения после перехода:

• текущее состояние — разрозненные процессы и отсутствие единой системы учёта заявок, документов и оплат;

• целевое состояние — единое цифровое пространство с личным кабинетом и переработанными бизнес-процессами.

Детского лагеря

Рисунок 3 — Диаграмма архитектуры организации смен в МУ ОЦ «Орлёнок» на основе заявок от родителей, «как-будет»

Рисунок 4 — Модель перехода архитектуры от текущего к целевому состоянию архитектуры организации смен в МУ ОЦ «Орлёнок» на основе заявок от родителей

Практически переход целесообразно организовать по этапам:

1) Запуск модуля приёма заявок и загрузки документов (минимальный жизнеспособный функционал).

2) Подключение модуля оплат и уведомлений, настройка контрольных статусов.

3) Внедрение инструментов для формирования групп/расписаний и расширение аналитики.

4) Интеграция с бухгалтерскими системами (например, 1С) и регламентирование эксплуатационных процедур.

Главный вывод: переход к целевой архитектуре строится на сочетании реинжиниринга процессов и внедрении личного кабинета пользователя сайта детского лагеря как ключевого ИТ-решения.

При помощи нотации ArchiMate была создана архитектурная модель «как есть» и «как будет» деятельности по организации смен в МУ ОЦ «Орлёнок» на основе заявок от родителей, что позволило выявить узкие места (ручные операции, рассинхронизация данных, ошибки в оплатах и расписаниях) и сформировать целевое решение в виде личного кабинета пользователя сайта детского лагеря «Орленок».

Достижение целевой архитектуры обеспечивает снижение трудозатрат и повышение качества обработки заявок за счёт централизации данных и автоматизации ключевых операций.

Список используемых источников

1. TheOpenGroup. ArchiMate® Specification (3.x) // Электронный ресурс. URL: https://www.opengroup.org/archimate (дата обращения: 13.12.2025).

2. Описание нотации ArchiMate 3.0 (Коптелов А.). // Электронный ресурс. URL: https://koptelov.info/archimate_3_0/ (дата обращения: 13.12.2025).