XVIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2026

В условиях стремительного развития цифровых технологий современные предприятия все чаще переходят от традиционного бумажного документооборота к электронным системам обработки, хранения и обмена информацией. Электронный документооборот становится неотъемлемой частью бизнес-процессов, способствуя повышению эффективности управления, ускорению коммуникаций и снижению операционных издержек. Цель данной стать – рассмотреть сущность электронного документооборота, выявить его влияние на экономическую деятельность предприятий и оценить роль ЭДО в формировании современной бизнес-среды.

По данным отчетов BusinesStat, рынок систем электронного документооборота в России с 2020 по 2024 года вырос на 61% (оборот увеличился с 59 млрд руб. до 95 млрд руб.). По оценке аналитиков, в период 2023 -2024 гг. рост сегмента ЭДО продолжает расти темпами 15-20% в год (ресурс: https://businesstat.ru/news/eds/). Это свидетельствует о том, что все больше компаний инвестируют в ЭДО и переводят внутренние процессы в цифровой формат.

Основой функционирования ЭДО является использование электронной подписи, которая подтверждает подлинность документа и юридическую значимость электронных взаимодействий. Основной закон, регулирующий электронную подпись – 63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 6 апреля 2011 года), где говорится о том, что подпись привязана к конкретному лицу, удостоверенному через аккредитованный удостоверяющий центр. Документ, подписанный квалифицированной ЭП, признается равным бумажному документу с подписью от руки. Благодаря правовой силе электронной подписи компании и государственные учреждения могут безопасно переводить документооборот в цифровую форму, не опасаясь, что «электронный договор» будет хуже, чем бумажный.

Внедрение электронного документооборота оказывает существенное влияние на организационно-экономическую деятельность компаний. Прежде всего, ЭДО способствует сокращению временных и финансовых затрат. По оценкам исследовательских агентств, переход на электронный обмен документами позволяет снизить расходы на документооборот на 30-50%, за счет отказа от бумаги, печати, хранения и курьерских услуг (ресурс: https://www.rbc.ru/industries/news).

Во-вторых, ЭДО повышает эффективность управления. Автоматизированные системы позволяют отслеживать движение документов в режиме реального времени, контролировать сроки исполнения и формировать отчетность, что создает предпосылки для более точного планирования и контроля финансово-хозяйственной деятельностью. Итак, Электронный документооборот — это автоматизированная система создания, передачи, обработки и хранения документов, заменяющая бумажные носители.

В-третьих, внедрение ЭДО способствует повышению конкурентоспособности предприятия путем быстрой обработки информации и возможности мгновенного обмена юридически значимыми документами с партнерами, что ускоряет бизнес-процессы и повышает качество обслуживания клиентов.

Выделим, что сущность ЭДО - оперативный обмен документами между участниками деловых процессов. Внутренние процессы становятся прозрачными и удобными; внешние коммуникации ускоряются, снижая издержки на бумажную документацию.

Развитие ЭДО также усиливает цифровое доверие – основу современной экономики данных - электронные подписи, шифрование и сертификация информационных систем создают правовую и технологическую основу для безопасного обмена информацией. Однако несмотря на многочисленные преимущества, процесс внедрения ЭДО сопряжен с рядом проблем и рисков.

Эксперты в работе «Основные проблемы внедрения систем ЭДО в России и за рубежом» отмечают, что основными препятствиями являются: недостаток финансовых вложений, нехватка квалифицированных кадров, слабое материально-техническое обеспечение, а также устаревание нормативно-правовой базы. Исследователи также выделяют организационные и технические риски при переводе процессов в ЭДО: несовместимость систем, недостаточная подготовка персонала и ошибки адаптации процессов. В материале также говорится, что без поддержки руководства и без формализации бизнес-процессов переход на ЭДО часто загибается: система внедряется лишь частично, остаются бумажные процессы, либо ЭДО используется непоследовательно.[3]

Согласно недавним отчетам по глобальным утечкам и кибератакам, за 2023-2024 гг. наблюдается резкий рост числа скомпрометированных учетных записей и баз данных. По данным профильных обзоров, в 2024 году было зафиксировано около 1,58 млрд записей персональных данных, которые оказались в открытом доступе – рост на 30% к предыдущему периоду (ресурс: https://www.infowatch.ru/company/presscenter/news). Поэтому выделим еще такую проблему как обеспечение информационной безопасности. Электронные документы подвержены риску несанкционированного доступа, кибератак и утечек данных. Для минимизации этих угроз требуются надежные системы защиты, резервного копирования и контроля доступа.

Авторы научной статьи «Особенности внедрения ЭДО» выделили, что в ближайшие годы электронный документооборот будет активно развиваться под воздействием таких факторов, как искусственный интеллект, блокчейн и смарт-контракты. Искусственный интеллект уже используется для автоматической классификации, анализа и обработки документов. Алгоритмы машинного обучения позволяют распознать текст, выделять ключевые данные и даже прогнозировать вероятность ошибок в документообороте. Блокчейн-технология обеспечивает высокий уровень прозрачности и защищенности электронных документов. Неизменяемость записей и децентрализованный характер хранения делают возможным создание доверенной среды для всех участников делового оборота. Смарт-контракты (автоматически исполняемые цифровые соглашения) способны радикально трансформировать юридическую практику и взаимодействие между организациями, снижая транзакционные издержки и устраняя необходимость посредников.[2]

Государственная политика также играет важную роль в развитии ЭДО Гражданский кодекс Российской Федерации закрепляет возможность использования электронных документов в деловой практике, в частности, в статьях 160 и 434, где регламентированы формы сделок и порядок их заключения. Налоговый кодекс Российской Федерации устанавливает требования к электронным счетам -фактурам и отчётным документам, предоставляемым в Федеральную налоговую службу, что способствует упрощению налогового администрирования. Часть 2, статья 169 определяет требования к электронным счетам-фактурам, в то время как, часть 1, статья 93 закрепляет порядок представления электронных документов в налоговые органы. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» позволяет оформлять первичные документы в электронном виде, что расширяет границы применения цифровых технологий в финансовой сфере. Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» формирует базовую правовую рамку, включая определение электронного документа как юридической категории. В долгосрочной перспективе ЭДО станет основой цифрового государства, где все процессы будут автоматизированы и интегрированы в единую информационную экосистему. [5]

Подводя итог, можно сказать, что электронный документооборот способствует улучшению внутреннего контроля над бизнес-процессами, обеспечивая доступ к актуальной информации в режиме реального времени. Его внедрение способствует повышению эффективности, прозрачности и конкурентоспособности предприятий, а также формированию новой цифровой бизнес-среды, основанной на доверии и скорости обмена информацией. Несмотря на существующие риски и проблемы, тенденции развития информационные технологии свидетельствуют о том, что ЭДО будет играть все более значимую роль в экономической деятельности.

Библиографический список

1. Агибалова В.Г., Ускова Ю.А., Козаков С.И., Нимченко Д.И. Влияние электронного документооборота на эффективность работы предприятий // Вестник Академии знаний. 2025. №1.

2. Головин А.А., Овчинникова О.А., Жилин В.В., Кретова О.Г. Особенности и проблемы внедрения информационных технологий в экономические процессы // АНИ: экономика и управление. 2021. №1.

3. Данекина В.В. Основные проблемы внедрения ЭДО // E-Scio. 2020. №5.

4. Ершова Н.А., Александрова М.В. Перспективы развития информационного общества в России // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки. 2019. №3.

5. Козюбро Т.И., Лемещенко А.П. Перспективы применения цифровых технологий в процессе аудита // Экономика и бизнес: теория и практика. 2022. №4-1.

6. Рябинина Н.И., Лобанов Г.П. Формы цифровизации малого и среднего бизнеса: перспективный опыт регионов РФ // Вестник Академии знаний. 2025. №4.