XVIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2026

Электронный документооборот (ЭДО) играет важную роль в сфере муниципального управления, поскольку представляет собой автоматизированную систему, целью которой является эффективное управление документацией. ЭДО включает в себя создание, прием, отправку, хранение, поиск и обработку документов в электронной форме. Использование электронного документооборота позволяет местным органам власти значительно ускорить процессы ведения документации, повысить прозрачность и доступность информации для граждан и представителей власти, а также сокращать ошибки и дублирование информации.

Ключевая функция документационного управления в государственных и управленческих структурах заключается в централизованном отслеживании потока документов в режиме реального времени. Всякий акт передвижения документа или любые операции с ним регистрируются отделом делопроизводства путем занесения соответствующих сведений в регистрационную карточку. Этот инструмент позволяет контролировать исполнение документов и точно определять их местоположение в любой момент.

Выделим ряд специфических особенностей, свойственных процедуре обращения с документацией в органах местного управления:

• Интенсивный и разнообразный документационный поток, который требует высокого уровня организации правил документооборота для удовлетворения ожиданий общественности и связанных институтов;

• Четкая иерархия в обмене документами внутри структур органов власти;

• Присутствие детально прописанных норм и унифицированных процедур, которые регламентируют рабочие процессы и прописывают точные маршруты документации;

• Комплексность организационного строения, а также его распространенность на различные территории.

• Среди актуальных проблем, стоящих перед органами власти и управления, особо выделяются:

• Задача обеспечения юридической значимости документов;

• Глубоко укоренившаяся традиция управления документами, базирующаяся исключительно на бумажном носителе.

На сегодняшний день на российском рынке существует множество программных продуктов для автоматизации процессов документооборота, оснащенных разнообразными функциями, что позволяет провести их классификацию.

Автоматические системы управления документацией адаптируются под традиционные российские подходы к делопроизводству, используя цифровые регистрационные формы, собранные в электронных базах данных.

Цифровые архивы управляют всесторонним хранением корпоративных документов, обеспечивают коллективный доступ и возможность совместного редактирования, защищают историю изменений документов и предлагают продвинутые возможности поиска, включая поиск по полному тексту.

Инструменты автоматизации workflow способствуют структурированию, маршрутизации и контролю за выполнением бизнес-процессов, задают временные рамки и другие критерии для этих процессов. Каждый бизнес-процесс является серией задач, организованных для решения типовых деловых операций, к которым могут прилагаться соответствующие документы.

Системы управления корпоративным контентом (ECM) занимаются управлением корпоративной информацией и надзором за деловым контентом. Эти системы обладают обширными функциональными возможностями и работают с различными видами данных, включая управленческие документы и всю информацию, генерируемую в процессе деятельности компании.

Исследования современных технологий автоматизации показывают, что интеграция таких систем в муниципальном управлении может встретить препятствия из-за ограниченного функционала, который не всегда соответствует индивидуальным потребностям и уникальным аспектам делопроизводства в этих органах.

Перечень платформ, рекомендуемых для автоматизации процессов документооборота, включая их использование в государственных и управленческих структурах:

1. "ДЕЛО";

2. "БОСС-Референт";

3. DIRECTUM;

4. CompanyMedia;

5. DocsVision.

Система "ДЕЛО" поддерживает концепцию классического делопроизводства, фиксируя в документальной форме каждую операцию, производимую в рамках организации. Она находит широкое применение в государственных и управленческих учреждениях. Потенциальный набор компонентов для рабочих станций на основе системы "ДЕЛО" может охватывать:

1. Клиентское программное обеспечение рабочих станций системы "ДЕЛО";

2. Аппаратура для сканирования документов в потоковом режиме;

3. Программа "АРХИВНОЕ ДЕЛО" для управления архивными записями;

4. Веб-модуль "ДЕЛО-Web" для онлайн-доступа;

5. Софт "КАРМА" для криптографической защиты.

Задача оборудования для потокового сканирования заключается в ускорении процесса цифровизации бумажных документов путем применения автоматизированного сканирования и оптического распознавания текста с распознаванием на основании штрих-кодов.

Программный продукт "АРХИВНОЕ ДЕЛО" служит для надежного архивирования документов, облегчает доступ к записям и управляет циклом их жизни с выявлением периодов хранения.

Модуль "ДЕЛО-Web" обеспечивает полноценный веб-доступ к документам и функционалу системы, позволяя пользователю оперировать ими через интернет-браузер.

Продукт "КАРМА" интегрирует методы шифрования, а именно предоставляет инструменты для создания электронной цифровой подписи и шифровки документации.

Система "БОСС-Референт", разработанная на базе IBM Lotus Notes/Domino, соответствует критериям российского документооборота и предлагает интерфейс, доступный через веб-браузер для клиентских мест.

Система "БОСС-Референт" разработана с модульным подходом и включает в себя следующие ключевые компоненты, формирующие ее структуру:

• Модуль "Канцелярия" обеспечивает все необходимые операции с документацией, в том числе работу с приходящими и уходящими письмами.

• Модули "Принятие решений" и "Настройки Принятия решений" предназначены для упорядочивания бизнес-процессов, оформленных на документ-картах с установленным порядком их движения.

• Секция "Поручения" предоставляет функционал для выдачи заданий, связанных с документами или автономных поручений, а также отслеживает их выполнение.

• Раздел "Кабинет" служит для оповещения сотрудников о насущных задачах.

• Компонент "Регистратор" включает в себя механизмы для присвоения уникальных регистрационных номеров документам.

• Компонент "Протокол" используется для записи активностей пользователей внутри системы "БОСС-Референт" при взаимодействии с документами.

• Модуль "Шаблоны" служит базой данных для нормативных документов, таких как формы, бланки и стандартные решения.

• Отсек "Электронные образы" служит специализированным хранилищем для электронных версий документов.

• Помимо этих, также присутствуют архивные модули для хранения устаревших документов.

С другой стороны, электронная система документооборота DIRECTUM реализует принципы ECM (Управление корпоративным контентом) и гарантирует полный жизненный цикл документационного управления, а также поддержку технологий workflow, необходимых для организации и нормализации рабочих процессов.

Эта система включает в себя множество специализированных функциональных модулей, каждый из которых решает свои уникальные задачи:

• Модуль для управления электронной документацией обеспечивает процессы создания, сохранения, версионирования документов, применяет электронные подписи, отслеживает историю изменений и позволяет осуществлять поиск по тексту и атрибутам.

• Модуль управления бизнес-процессами автоматизирует рутину согласования, обрабатывает документацию, координирует и мониторит выполнение заданий, а также улучшает сотрудничество между сотрудниками в рабочих процессах.

• Канцелярия ответственна за обращение с документами в соответствии с адаптируемой классификацией, управляет движением бумажных и электронных документов и гарантирует соблюдение нормативов управления делами.

• Модуль договорной работы регистрирует договора, контролирует этапы согласования и управляет соответствующими регистрами для оперативной работы с документами.

• Модуль управления собраниями и сессиями занимается планированием встреч, учетом принятых решений и распространением протоколов среди участников.

• Модуль клиентской службы отвечает за хранение данных о клиентах и организациях, ведение их коммуникационной истории, поддержание стадий продаж и оценку эффективности маркетинговых мероприятий.

• Обработка обращений граждан осуществляется через специализированный блок, созданный для этих целей.

• Модуль анализа эффективности занимается отслеживанием и оценкой бизнес-процессов с помощью ключевых показателей и балансировки систем метриков.

Электронная система управления документами CompanyMedia конструирована с использованием технологической платформы IBM Lotus Notes/Domino, что создает прочную основу для реализации всех перечисленных функций.

Система предлагает модульную структуру и включает в себя ряд специализированных подсистем:

• CompanyMedia-Делопроизводство — занимается учетом и административной обработкой документов.

• CompanyMedia-Договоры — заботится о процессе ведения и мониторинге контрактной документации.

• CompanyMedia-Обращения — регулирует отклики и запросы от населения.

• CompanyMedia-Регламентированные документы — осуществляет обработку юридических и служебных документов.

• CompanyMedia-Факс — предназначен для работы с факсовой корреспонденцией.

• CompanyMedia-Документооборот — обеспечивает централизованное управление всей документацией.

• CompanyMedia-Клиентская база — выводит на новый уровень учет данных клиентов и обеспечивает качественное взаимодействие с клиентской базой.

• CompanyMedia-Совещания — упрощает процесс планирования и проведения совещаний.

• CompanyMedia-Кадры — улучшает эффективность процессов кадрового документооборота.

• CompanyMedia-Техподдержка — служит опорой для пользователей и технических специалистов в решении технических проблем.

• CompanyMedia-Обучение — предоставляет инструменты для дистанционного поднятия квалификации сотрудников фирмы.

Ассортимент продуктов на рынке электронного документооборота многообразен, предложения разнятся по возможностям, качеству исполнения и ценовой политике. Это ставит перед пользователями задачу выбора наиболее подходящего инструмента из обширного перечня предложений, что потребует от них обширных знаний как в области документационного управления, так и в сфере IT.

Определение наиболее подходящей системы для электронного документооборота является задачей высокой сложности и стратегической важности, так как от этого выбора напрямую зависит эффективность рабочих процессов компании. Программный продукт должен удовлетворять всем критическим требованиям компании для гарантирования должного управления документацией. Поэтому использование системы, которая не отвечает ключевым требованиям в сфере делопроизводства, может негативно отразиться на целостности и рабочей эффективности системы управления документацией организации.

При подборе системы электронного документооборота (СЭД) рекомендуется руководствоваться рядом ключевых аспектов:

• Объем документооборота: определенные системы обеспечивают дифференцированное хранение данных, позволяя сохранять часто используемую информацию на высокоскоростных носителях, в то время как менее востребованные документы могут храниться на более медленных и экономичных устройствах.

• Присутствие стандартизированных и легко автоматизируемых документационных процессов.

• Сложность организационной структуры предприятия.

• Территориальное разбросанность предприятия, требующая особой функциональности для удаленного доступа.

• Объем имеющегося архива бумажной документации, что влечет за собой необходимость использования инструментов массового сканирования.

• Нужда в сложных маршрутах документооборота для регулировки бизнес-процессов.

• Вариативные условия по времени хранения архивных документов.

• Гибкость системы и ее способность к расширению.

• Наличие усовершенствованных поисковых средств.

• Высочайшие критерии сохранности информации.

• Соответствие платформы установленным локальным, отраслевым, государственным и международным стандартам качества.

С учетом особенностей правил ведения делопроизводства в России, которые являются строго регламентированными, возникает необходимость создания тщательно проработанных инструкций для документооборота в государственных и муниципальных организациях, что особенно актуально в начальную фазу внедрения систем электронного документооборота (СЭД).

Функциональный потенциал является важнейшим показателем качества при оценке СЭД. Важность системы заключается в ее способности реализовывать функции, необходимые пользователю, при этом функциональная полнота часто становится решающим фактором успешности внедрения.

Сравнительный анализ систем СЭД на основании количественных оценок их функционала позволяет быстро и экономично провести оценку и выбор системы. Этот подход включает сопоставление текущей и эталонной систем на основе комплексного списка функций СЭД. Сопоставив две системы, можно определить, насколько пересекаются функции сравниваемых систем, что позволяет сформировать интегральную количественную оценку и обеспечить обоснованный выбор наилучшего, функционально насыщенного, решения.

Библиографическийсписок

1. Семенихин, В.В. Кадровый документооборот; Эксмо - М., 2024. - 384 c.

2. Усманова, Н.Р. Документооборот предприятия; Приор - М., 2024. - 400 c.

3. Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии; Вершина; Издание 2-е, перераб. и доп. - М., 2020. - 384 c.

4. Веретехина С.В. Дистанционный труд. Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Монография: моногр. ; Русайнс - М., 2024. - 185 c.

5. Александр Сергеевич Бажин, Александр Сергеевич Овчинников und Роман Васильевич Светайло Внедрение электронного документооборота в систему управления вузом; LAP Lambert Academic Publishing - М., 2024. - 180 c.

6. Провалов В.С. Информационные технологии управления: Учеб. пособие. – М.: Флинта: МПСИ, 2008. – 376 с.

7. Кобелев О.А. Электронная коммерция: Учеб. пособие / Под ред. проф. С.В. Пирогова. – 3-е изд., перераб и доп. – М.: Изд.-торговая корпорация «Дашков и К», 2011. – 684 с.

8. Ракитина М.С. Исследование организации межбюджетных отношений на уровне субъекта федерации // Вестник ростовского государственного экономического университета «РИНХ». – 2009. – № 3 (29). – С. 134-142.

9. Саак А., Пахомов Е., Тюшняков В. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении // Муниципальная власть. – 2008. – № 2. – С. 64-77.