Оценка эффективности систем электронного документооборота - Студенческий научный форум

XVIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2026

Личный портфель

Оценка эффективности систем электронного документооборота

Филипенкова Д.А. 1, Калинина К.М. 1
1ЮРИУ РАНХиГС при Президенте РФ
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

Актуальность исследования выбранной темы научной статьи обусловлена тем, что системы электронного документооборота являются неотъемлемой частью управленческих процессов современных организаций. Именно они позволяют автоматизировать и оптимизировать многие процессы, снижая затраченные на них ресурсы: человеческие, временные, технологические и материальные, а также исключая возможность допущения серьёзных ошибок персоналом вследствие человеческого фактора. Удобство применения данного инструмента также обусловлено постоянным доступом к необходимым данным, и обновлением их в реальном времени. [1] Согласно статистическим данным TAdviser рынок СЭД в Российской Федерации в 2024 году значительно увеличился по сравнению с 2023 годом, на 15%, что свидетельствует об эффективности данных инструментов. За последние пять лет наблюдается положительная динамика развития данного рынка, он увеличился на 61% – при начальном объеме инвестиций 59 млрд. руб. он вырос до 95 млрд. руб. Стоит отметить, что в малом и среднем бизнесе степень проникновения систем электронного документооборота составляет около 42%, в то время как в крупные компании – 68%, что подчеркивает актуальность внедрения и использования данных инструментов в современных организациях.

Для качественного анализа рассматриваемой темы научной статьи, необходимо рассмотреть ключевое понятие исследования. Система электронного документооборота (далее – СЭД) – это совокупность программных средств, которые направлены на эффективное управление документами организации на разных этапах и уровнях с целью снижения временных издержек на повторяющиеся операции. [2]

Согласно статье TAdviser, как сообщил руководитель практики внедрения ELMA365 CSP в компании ELMA Р. Ахкямов, многие ошибочно предполагают, что переход на электронный документооборот – это просто история про установку ПО и настройку обмена документами. На деле всё гораздо сложнее: это масштабная трансформация процессов, корпоративной культуры и ответственности внутри компании. Ахкямов выделил три главные ошибки:

  • начало внедрения СЭД с инструментов, а не с бизнес-целей. Некоторые компании сначала выбирают решение, интегрируют его, а потом начинают задумываться, какие процессы должны быть автоматизированы, кто за них отвечает и как меняются роли внутри организации;

  • недооценка человеческого фактора, отторжение системы пользователями;

  • неполное покрытие процессов. Часто компании автоматизируют какую-то незначительную часть – согласование договоров, писем или счетов, но забывают про сквозную логику.

По данным TAdviser совместно с BusinesStat был исследован рынок СЭД в России за 2020 – 2024 годы. Показатели были следующими: в 2020 г. рынок СЭД составляет 59 млрд. руб., в 2021 г. – 65 млрд. руб., в 2022 г. – 71 млрд. руб., в 2023 г. – 82 млрд. руб., в 2024 г. – 95 млрд. руб. [4]

Сохранение высокой позиции внедрения СЭД в Российской Федерации в 2023 и 2024 годах может свидетельствовать о том, что компании, создающие данные информационные платформы делают качественный продукт, который позволяет развивать малое и среднее предпринимательство, т.е. в целом способствует экономическому развитию государства, формируя его положительный имидж и репутацию не только внутри страны, но и за её пределами, на международной арене.

Market.CNews в рамках своего исследования выявил наиболее востребованные системы электронного документооборота по состоянию на 2024 год, среди них:

Таблица 1

Рейтинг российских СЭД по состоянию на 2024 год [5]

Название СЭД

Баллы

Возможности

Достоинства

СЭД ТЕЗИС

559

  • интеллектуальная проверка документов;

  • распознавание типовых документов;

  • совместная работа с документами;

  • интеграция через API.

  • возможность интеграции с учетными системами;

  • возможность управления совещаниями;

  • автоматизация документооборота и канцелярии;

  • разработанное мобильное приложение.

ELMA365 ECM

569

  • внутрикорпоративный чат (встроенный мессенджер);

  • интеллектуальная проверка документов (AI);

  • возможность совместной работы с документами;

  • маршрутизация;

  • согласование документов по частям.

  • совершенствование и модернизация бизнес-процессов;

  • мониторинг и контроль выполнения задач в рамках бизнес-процессов;

  • выстраивание хронологии бизнес-процессов;

  • предупреждение и напоминание об исполнении задач, в том числе уведомления о просроченных задачах.

TESSA

556

  • распознавание типовых документов;

  • антифрод СЭД;

  • наличие визуального редактора, который позволяет составить маршрут движения документов в организации.

  • возможность работы с мобильных устройств;

  • отлично интегрируется с другими информационными системами;

  • позволяет работать с большими объёмами данных.

Также для более качественного теоретического осмысления темы научной статьи необходимо обозначить критерии эффективности систем электронного документооборота, в соответствии с которыми будет проводиться оценка. В основном используются следующие формулы:

  1. .

Данный показатель позволит выявить эффективность системы в соответствии с временным параметром, т.е., если времени затрачивается меньше и при этом не теряется качество работы с документами – значит система является эффективной и необходимой для развития организации.

  1. .

Данный показатель позволит выявить эффективность системы в соответствии с финансовым параметром, т.е. если меньше затрачивается финансовых ресурсов для осуществления той или иной задачи, значит повышается экономическая эффективность организации, т.е. оптимизируется и совершенствуется её работа.

  1. , где ПЗ – производственные затраты, КВ – капитальные вложения. Данный показатель позволит выявить экономическую эффективность СЭД, и сопоставить все «за» и «против» для её внедрения в деятельность компании. [6]

Подводя итог проведённому исследованию, можно сделать вывод, что системы электронного документооборота являются эффективным инструментом для автоматизации процессов в современных организациях, они позволяют упростить работу с документами, а также сделать эту процедуру наиболее понятной и доступной для всех категорий сотрудников.

Список литературы

  1. Гулькова Е.Л., Крикунова Т.Е. Обзор тенденций развития современных систем электронного документооборота // Вестник ГУУ. 2025. №5. – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/obzor-tendentsiy-razvitiya-sovremennyh-sistem-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 15.10.2025).

  2. Праслов Д.Д., Шмаков Е.О. Повышение эффективности обработки документации с внедрением системы электронного документооборота // Современные научные исследования и инновации. 2023. № 9. - [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://web.snauka.ru/issues/2023/09/100728 (дата обращения: 15.10.2025).

  3. Вечернина, Д. М. Использование электронного документооборота на предприятии / Д. М. Вечернина, М. В. Вечернин. — Текст: непосредственный // Молодой ученый. — 2024. — № 36 (535). — С. 163-165. — [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://moluch.ru/archive/535/117525 (дата обращения: 16.10.2025)

  4. Статья TAdviser. СЭД (рынок России) – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.tadviser.ru/index.php/ (дата обращения: 16.10.2025)

  5. Статья Cnews – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.cnews.ru/reviews/sed_2024?ysclid=mgtf65ad6e615982311 (дата обращения: 17.10.2025)

  6. Чугаева В. А., Перова М. В. ЭДО как система управления бизнес - процессами // Теория и практика современной науки. 2024. №4 (106). – [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/edo-kak-sistema-upravleniya-biznes-protsessami (дата обращения: 16.10

Просмотров работы: 6