XVII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2025

В современном обществе библиотеки являются важными культурными и образовательными центрами, которые играют значительную роль в жизни общества. Эффективность деятельности библиотек во многом зависит от их обеспеченности финансовыми ресурсами. Поэтому платные услуги можно рассматривать как одно из решений привлечения финансов в условиях рыночной экономики. Главной целью оказания платных услуг библиотекой является реализация прав пользователей на удовлетворение дополнительных библиотечных и информационных потребностей. Основные задачи при этом заключаются в расширении спектра услуг, предоставляемых заинтересованным пользователям, в повышении комфортности и полноценности библиотечного обслуживания пользователей; в получении дополнительных финансовых средств для укрепления ресурсной базы и привлечения дополнительного ресурсного потенциала, внедрения новых видов услуг и современных форм обслуживания населения.

Платный прокат книг является услугой, которая повышает удовлетворенность читателей за счет доступа к редким или современным изданиям, которых может не быть в свободном доступе в книжных фондах библиотеки и, стоимость которых в магазинах слишком высока. Кроме того, прокат книг позволяет пользователям работать с книгой в комфортных домашних условиях, без ограничения времени часами работы библиотеки [1].

Для оценки эффективности оказания платных услуг по прокату книг необходимо отслеживать финансовые показатели работы библиотеки. Не автоматизированные документооборот и отслеживание финансовых показателей не позволяют оперативно отслеживать ситуацию, что может привести к несвоевременному выявлению проблемы и, как следствие, к материальным и финансовым потерям. Кроме того, значительное количество ручной работы может приводить к ошибкам и ограничивают возможность внедрения дополнительных услуг, повышающих привлекательность платного проката, например, выделение льготных групп или системы поощрения пользователей. Для повышения оперативности и качества оказания платных услуг и отслеживания финансовых показателей библиотеки необходима реорганизация ряда бизнес-процессов организации. Одним из эффективных инструментов перепроектирования бизнес-процессов является реинжиниринг [2 - 4] Реинжиниринг – это стратегический инструмент улучшения бизнес-процессов, который предполагает полное изменение существующих систем и методов работы компании для повышения эффективности, качества и конкурентоспособности [2].

Целью данной работы является реинжиниринг бизнес-процесса отслеживания финансовых показателей работы библиотеки при оказании платных услуг проката печатных изданий.

Реинжиниринг проведен для одного из филиалов (далее библиотека) централизованной системы городских библиотек, который наряду бесплатными услугами, которые включают предоставление пользователям информации на материальных или нематериальных носителях и справочно-библиографическое обслуживание, начал оказывать платные услуги по прокату книг, имеющихся в небольшом количестве экземпляров.

Для выявления проблем текущих бизнес-процессов были построены диаграммы IDEF0 и DFD. IDEF0 – это нотация графического моделирования, которая используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающих эти функции [5 – 7]. DFD –это нотация, предназначенная для моделирования информационный систем с точки зрения хранения, обработки и передачи данных [8]. С ее помощью можно описывать входящие и выходящие потоки данных и хранилища этих данных. На рисунке 1 представлена диаграмма IDEF0 процесса отслеживания финансовых показателей библиотеки «как есть», на рисунке 2 отображена декомпозиция диаграммы IDEF0 «как есть» и на рисунке 3 представлена диаграмма DFD процесса отслеживания отчетности по финансовым показателям при прокате книг.

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма IDEF0 «как есть»

Рисунок 2 –Диаграмма декомпозиции IDEF0 «как есть»

Рисунок 3 - DFD диаграмма «как есть»

В текущей модели бизнес-процесса отслеживания финансовых показателей библиотеки при прокате книг был выявлен ряд недостатков:

1) Вся деятельность, связанная с прокатом книг и учетом денежных средств за прокат, не автоматизирована. Ведется журнал учета. Ручная работа может приводить к ошибкам и задержке в обслуживании.

2) Бизнес-процесс «Прокат изданий» не эффективен, так как не учитывается срок проката, льготные категории читателей. Прием книг после проката осуществляют без проверки на наличие дефектов, что может приводить к увеличению издержек без отражения этой информации в расчете доходов от проката.

3) При оценке финансовых показателей работы библиотеки сложно вычленить доходы от проката изданий, так как не учитываются издержки на восстановление книг.

4) Поскольку информация вносится в журналы, подготовка отчетов занимает достаточно длительное время.

5) Неудобное управление документацией.

6) Невозможность интегрировать процессы.

Эти недостатки не позволяют эффективно отслеживать финансовые показатели библиотеки и оперативно управлять бизнес-процессами. Неэффективность бизнес-процессов приводит к повышенной нагрузке на сотрудников, ошибкам, снижению удовлетворённости клиентов и негативному влиянию на финансовые результаты компании.

Проведенный анализ бизнес-процессов отношению к типовым требованиям для процесса отслеживания финансовых показателей деятельности библиотеки выявил 45,56% соответствий, что указывает на наличие явных недостатков процессов. Количество несоответствий составило 54,46%. Таким образом, реинжиниринг указанных аспектов в существующей модели «как есть» позволит повысить эффективность компании и улучшить качество обслуживания клиентов.

Для того, чтобы оценить слабые и сильные стороны, а также возможности и угрозы деятельности библиотеки был проведен SWOT- анализ [9], результаты которого представлены в таблице 1.

Таблица 1 - SWOT-анализ

Сильные стороны	Слабые стороны
- Квалифицированные работники - Обеспеченность литературой - Интерес к печатным изданиям	- Низкая эффективность услуг проката - Отсутствие автоматизации - Сложность учета дохода от проката книг - Отсутствие учета льготных категории пользователей - Нет системы штрафов за порчу книг
Возможности	Угрозы
- Автоматизация процессов - Повышение качества услуг	- Риск снижения количества пользователей за счет перехода на электронные ресурсы - Снижение экономической стабильности - Неудовлетворенность читателей

Согласно результатам SWOT-анализа библиотека сталкивается с низкой эффективностью услуг проката из-за отсутствия автоматизации, сложным учетом доходом от проката книг, отсутствием учета льготных категорий пользователей, штрафов за порчу книг. Это связано с отсутствием автоматизации, устаревшими методами ведения учета (журнал учета) с применением ручного труда. При этом существуют риски снижения количества пользователей за счет перехода на электронный ресурс, снижения покупательной способности из-за снижения экономической стабильности и роста неудовлетворенности читателей. Однако, сильными сторонами являются квалифицированные специалисты, хорошая обеспеченность изданиями сектора проката и неослабевающий интерес к печатной литературе.

Преодолеть выявленные проблемы и снизить риски возможно путем изменения бизнес-процессов и внедрения автоматизации процессов. Это повысит эффективность бизнес-процессов проката книг и отслеживания финансовых показателей библиотеки.

Также был выполнен анализ оценки шагов бизнес-процесса для того, чтобы оценить отдельные шаги процесса с точки зрения их необходимости. Каждый шаг классифицируется как УЦ-действие (увеличивающее потребительскую ценность продукта) или НУЦ-действие (не увеличивающее ценность продукта). Выделены следующие шаги бизнес-процесса:

1) Принять и обработать заявку,

2) Рассчитать стоимость проката,

3) Выписать талон на услуги,

4) Оплатить (принять) залог,

5) Выдать книгу,

6) Возвратить (принять) книгу,

7) Возвратить залог за вычетом суммы проката,

8) Учесть денежные средства за прокат.

Практически все этапы бизнес-процесса отнесены к категории УЦ, что указывает на их важность. Определено, что автоматизация ряда процессов (обработать заявку, рассчитать стоимость проката, выписать талон на услуги и др.) позволит уменьшить стоимость и повысить эффективность бизнес-процесса. Удаление шагов бизнес-процесса невозможно без ущерба для основной деятельности.

Также проведен графический анализ отсутствия необходимых функций для выявления проблем бизнес-процесса и путей их решения. На рисунке 4 представлен анализ бизнес-процесса обработки заявки читателя «как есть» (слева) и «как будет» (справа).

Рисунок 4 - Графический анализ отсутствия необходимых функций процесса обработки заявки читателя «как есть» (слева) и «как будет» (справа).

Как показал анализ, в бизнес-процессе «как есть» пропущены функции «Выполнить анализ заявки», «Уведомить читателя» и три события: книга доступна, книга не доступна, читатель уведомлен.

На рисунке 5 представлен анализ бизнес-процесса приема книги после проката «как есть» (слева) и «как будет» (справа).

Рисунок 5 - Графический анализ отсутствия необходимых функций процесса приема книги после проката «как есть» (слева) и «как будет» (справа).

В бизнес-процессе «как есть» пропущены функции пропущены функции «Проверить целостность книги», «Оплатить штраф» и три события: повреждения не выявлены, повреждения выявлены, штраф оплачен.

Для библиотеки реинжиниринг бизнес-процессов является важным шагом повышения эффективности ее деятельности и удовлетворенности клиентов. Планируемый реинжиниринг по уровню воздействия на компанию является эволюционным, поскольку бизнес-процессы меняются, но компания продолжает заниматься тем же направлением. По характеру преобразований – развивающий, так как используется для повышения конкурентоспособности.

Стратегической цель реинжиниринга – улучшение финансовых показателей деятельности библиотеки. Также целями реинжиниринга являются оптимизация бизнес-процессов библиотеки и повышение эффективности обслуживания клиентов в секторе проката печатных изданий и учета финансовых показателей деятельности библиотеки.

Для достижения этих целей необходимо решить следующие задачи:

1) изменить бизнес-процесс приема книги после проката;

2) автоматизировать процессы, связанные с обработкой данных пользователей; прокатом печатных изданий, в том числе с расчетом стоимости проката, и отслеживанием финансовых показателей деятельности библиотеки.

Ключевыми факторами успеха рассматриваемого реинжиниринга – аспектами, существенно влияющими на успешное завершение проекта и/или достижение поставленных целей, являетсяориентация на процессы: высокое качество обслуживания, ориентация на пользователя, 3) переход предприятия на использование новых информационных технологий (автоматизация).

В таблице 2 представлена оценка важности бизнес-процессов платного проката печатных изданий в соответствии с ключевыми факторами успеха.

Таблица 2 – Идентификация перепроектируемых процессов

Факторы успеха	Процесс
	Расчет стоимости проката	Выдача книг	Прием книг	Отслеживание финансовых показателей
Высокое качество обслуживания	10	8	10	10
Ориентация на пользователя	8	7	9	10
Автоматизация	10	6	8	10

В данном проекте организационная структура предприятия (библиотеки) не изменяется, изменяются лишь бизнес-процессы. Внедрение ИС и автоматизация части процессов способствует повышению эффективности проката, отслеживанию финансовых показателей, качества обслуживания и удовлетворенности читателей. В процессе реинжиниринга для достижения целей была внедрена ИС, позволяющая автоматизировать процесс обработки данных и заявки клиентов, стоимости проката с учетом различных факторов (льготных групп, длительности проката и др.), учет денежных средств, в том числе от проката, и составление отчетов. Система позволяет сократить время на обработку заявок, расчет стоимости проката и штрафа. Информационная система включает базу данных клиентов, перечня книг проката, их стоимости и др. На рисунке 6 представлена логическая схема базы данных.

Рисунок 6 – Логическая схема БД

На рисунках 7 – 9 представлены диаграммы в нотации IDEF0 «как будет» и DFD-диаграмма, показывающие процессы, проходящие в организации после внедрения ИС

Рисунок 6 – Контекстная диаграмма IDEF0 «как будет»

Рисунок 7 – Диаграмма декомпозиции IDEF0 «как будет»

Рисунок 8 - DFD диаграмма «как будет»

На основе построенных диаграмм IDEF0 и DFD был проведен повторный анализ процесса на соответствие типовым требованиям бизнес-процессов. После проведения реинжиниринга количество соответствий в диаграмме «Как будет» увеличилось на 50,74% и стало равно 96,30%, что указывает на положительный эффект реинжиниринга.

Экономическая целесообразность проведенной реорганизации бизнес-процессов представлена в таблице 3.

Таблица 3 - Расчет затрат на операции бизнес-процессов (БП) до и после реинжиниринга бизнес-процессов (РБП)

Показатель	Расчет стоимости проката/ выписывание талона на оплату		Отслеживание финансовых показателей деятельности
	до РБП	после РБП	до РБП	после РБП
Длительность операции, мин.	15	7	180	30
Стоимость операции, руб.	10	5	270	50
Количество операций, ед./год.	4000	6000	12	12
Стоимость за год., руб.	40 000	30 000	3 240	600

Количество бизнес-процессов в год увеличилось на 2000, а затраты на проведение операций снизились на 12 600 руб., что указывает на целесообразность проведенных изменений процессов. Также время бизнес-процесса расчета стоимости проката сократилось в 2,14 раза, а отслеживания финансовых показателей в 6 раз.

Таким образом, в данной работе проведен реинжиниринг бизнес-процессов библиотеки, связанных с предоставлением платной услуги проката книг. Для этого был проведен обратный и прямой реинжиниринг. Были изучены проблемы предприятия, составлены и проанализированы процессы данной организации. Были разработаны диаграммы IDEF0, его декомпозиции и DFD-диаграммы «как есть». Для выявления проблем и недостатков существующих БП были использованы различные методы. На основании выявленных проблем были сформулированы цели и задачи реинжиниринга. Была проведена идентификация перепроектируемых процессов. Для перепроектируемых БП разработаны бизнес-процессы модели «как будет», их декомпозиция и DFD представление. Для подтверждения эффективности проекта по реинжинирингу проведен анализ соответствий. После проведения реинжиниринга количество соответствий в диаграмме «как будет» увеличилось на 50,74% и стало равно 96,30%. Также был проведен анализ экономической целесообразности разработанного реинжиниринга бизнес-процессов, результаты которого указали на эффективность реинжиниринга.

Список используемых источников

1. Казими П.Ф., Гурбанов А.И. Факторы, влияющие на удовлетворённость читателей обслуживанием в современных библиотеках и его качеством. Научные и технические библиотеки. 2022 №2. С. 109-122. [Электронный ресурс]. URL: https://doi.org/10.33186/1027-3689-2022-2-109-122 (дата обращения: 04.12.2024).

2. Дентовская Юлия Сергеевна Реинжиниринг бизнес-процессов // Вестник науки и образования. 2016. №2 (14). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/reinzhiniring-biznes-protsessov-2 (дата обращения: 04.12.2024).

3. Реинжиниринг бизнес-процессов [Электронный ресурс]. URL:: https://www.elma-bpm.ru/product/bpm/reinzhiniring-biznesprocessov.html (дата обращения: 06.12.2024 ).

4. Реинжиниринг бизнес-процессов [Электронный ресурс]. URL: http://itms.by/reengenearing/ (дата обращения: 06.12.2024 ).

5. Нотация IDEF0. [Электронный ресурс]. URL: https://www.businessstudio.ru/wiki/docs/v4/doku.php/ru/csdesign/bpmodeling/idef0 (дата обращения: 04.12.2024).

6. Курьян, А.Г. Описание процессов в рамках системы менеджмента качества на основе методологии функционального моделирования IDEFO [Электронный ресурс] / А.Г. Курьян, П.С. Серенков ; Белорусская гос. политех. академия – Электрон. текст. дан. - Режим доступа: http://quality.eup.ru/DOCUM/an_7.html (дата обращения: 06.12.2024 ).

7. Рубцов, С.В. IDEFO и опыт разработки. Секреты моделирования и проектирования бизнес-процессов [Электронный ресурс] / С.В. Рубцов – Электрон. текст. дан. URL: http://quality.eup.ru/MATERIALY2/idef-or.htm (дата обращения: 06.12.2024 ).

8. DFD: примеры и правила построения диаграмм потоков данных. [Электронный ресурс]. URL: https://practicum.yandex.ru/blog/diagrammapotokov-dannyh-dfd/ (дата обращения 15.12.2024)

9. SWOT-анализ: что это такое и как его провести. Разбираем на примерах из России. [Электронный ресурс]. URL: https://skillbox.ru/media/marketing/sposob-vyvesti-kompaniyu-iz-krizisa-ilibespoleznaya-igrushka/ (дата обращения 09.12.2024)

Код для цитирования: Скопировать