XVII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2025

В современном бизнесе, где конкуренция становится все более жесткой, компании вынуждены искать новые способы повышения своей эффективности и адаптации к быстро меняющимся условиям рынка. Одним из наиболее эффективных инструментов для достижения этих целей является реинжиниринг бизнес-процессов. Этот подход подразумевает коренное переосмысление и перестройку существующих процессов с целью улучшения их качества, сокращения затрат и повышения общей производительности. Реинжиниринг позволяет организациям не только оптимизировать внутренние операции, но и улучшить взаимодействие с клиентами, что является ключевым фактором в условиях растущих ожиданий потребителей. Понимание сути реинжиниринга и его значимости для бизнеса поможет компаниям не только выжить в условиях экономической нестабильности, но и занять лидирующие позиции на рынке, обеспечивая своим клиентам высококачественные услуги и продукты.

Для реинжиниринга была взята компания «Торговый дом», которая специализируется на продаже товаров повседневного спроса, включая:

• канцтовары: ручки, тетради, папки, бумага и другие офисные принадлежности;

• бытовая химия: моющие и чистящие средства, средства для стирки и ухода за домом;

• косметика и парфюмерия: уходовые средства, декоративная косметика и ароматы;

• товары для дома: кухонные принадлежности, текстиль, посуда и декор.

Компания «Торговый дом» сейчас становится очень популярной, и ее товары покупают ежедневно в больших объемах. Оптовики также активно закупают продукцию, что свидетельствует о высоком спросе и доверии к бренду. Успех компании обеспечивает не только качественный ассортимент, но и внимательное отношение к потребностям клиентов. Данная компания стремится улучшить бизнес-процессы, повысить уровень удовлетворенности клиентов и привлечь больше покупателей.

Однако имея такой спрос у покупателей, компания сталкивается с рядом проблемам, и для того чтобы выявить их, необходимо построить диаграммы IDEF0 и DFD. IDEF0 используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции [1]. DFD – это графическое представление потока данных в информационной системе. С его помощью можно описывать входящие и выходящие потоки данных и хранилища этих данных [2]. Ниже на рисунке 1 представлена диаграмма IDEF0 процесса отслеживания финансовой работы компании «Как есть», на рисунке 2 отображена декомпозиция диаграммы IDEF0 «Как есть» и на рисунке 3 представлена диаграмма DFD процесса отслеживания отчетности по сделкам компании «Как есть».

Рисунок 1 – Диаграмма IDEF0 «Как есть»

Рисунок 2 – Декомпозиция диаграммы IDEF0 «Как есть»

Рисунок 3 – DFD диаграмма «Как есть»

Напрямую не могут быть соединены внешняя сущность и хранилище.

В процессе 3 нельзя получить чек по оплате и принять оплату, т.к. на входе процесса нет денежных средств

В текущей модели "Как есть" были выявлены определенные недостатки, которые можно постараться устранить благодаря реинжинирингу и это может поспособствовать увеличению доходности компании. Рассмотрим некоторые из этих недостатков:

• избыточная документация – использование как электронных, так и бумажных носителей увеличивает нагрузку на документооборот. Это может привести к путанице, ошибкам в документах и задержкам в процессе.

• дублирование работы – процесс оформления сделки как на ПК, так и на бумаге создает дублирование работы, что может привести к ненужным затратам времени и усилий сотрудников.

• сложность доступа к информации – смешанное использование бумажных и электронных документов затрудняет быстрый доступ к информации. Если документы находятся в разных местах, это может негативно сказаться на скорости реагирования на запросы клиентов.

• уязвимость к ошибкам – человеческий фактор вносит риски ошибок при вводе данных и оформлении документов. Ошибки могут быть критичны, особенно в финансовых отчетах.

• ограниченная аналитика – при наличии двух форматов документов (бумажные и электронные) может возникнуть проблема с аналитикой, так как собирать данные из разных источников сложнее и менее эффективно.

• неэффективное время работы – специалистам, отвечающим за документооборот и аналитику, может потребоваться дополнительное время для обработки избыточной информации, что снижает общую эффективность работы.

Приведем таблицу вопросник для анализа процесса по отношению к типовым требованиям «Как есть» для процесса отслеживания отчетности по сделкам компании (таблица 1).

Таблица 1 – Вопросник для анализа процесса по отношению к типовым требованиям «Как есть»

Количество типовых требований, которым соответствует процесс, в данной таблице, равняется 22,2%, что говорит о явных недостатках данного процесса в компании.

Анализ и реинжиниринг указанных аспектов в текущей модели «Как есть» позволит повысить эффективность компании, улучшить качество обслуживания клиентов и, как следствие, увеличить прибыльность бизнеса.

Помимо таблицы соответствий также стоит оценить шаги бизнес-процесса, для того чтобы понимать, можно ли убирать этапы бизнес-процесса, не создающие ценность (НУЦ) для клиентов. В таблице 2 представлена оценка шагов бизнес-процесса.

Таблица 2 – Оценка шагов бизнес-процесса компании «Торговый дом»

Практически все этапы бизнес-процесса отнесены к категории УЦ, что подчеркивает их важность для управления и контроля процессов в компании. Это свидетельствует о том, что эти этапов требуют активного участия управляющего центра для обеспечения корректности и эффективности выполнения. Также все этапы отмечены как «нет» в отношении возможности удаления, что указывает на их критическую важность для функционирования компании. Это подтверждает, что каждый из этих этапов необходим для успешного завершения сделки и достижения бизнес-целей.

Также не стоит забывать, что необходимо провести качественную предварительную оценку процесса, а сделать это можно с помощью SWOT-анализа. SWOT – анализ – метод стратегического планирования. Он представляет собой анализ четырёх групп факторов, которые влияют на компанию: сильные стороны (strengths), слабые стороны (weaknesses), возможности (opportunities) и угрозы (threats) [3]. В таблице 3 представлен SWOT-анализ компании «Торговый дом».

Таблица 3 – SWOT-анализ компании «Торговый дом

Оценивая SWOT-анализ, можно сделать вывод, что бизнес находится в выгодной позиции благодаря своим сильным сторонам и возможностям. Однако для достижения устойчивого роста необходимо устранить слабости, в особенности обратить внимание на неавтоматизированный документооборот и учесть угрозы внешней среды. Инвестиции в автоматизацию, технологии и программы лояльности могут стать ключевыми факторами успеха в условиях конкурентного рынка.

Основная цель реинжиниринга в компании заключается во внедрении современных технологий и улучшении бизнес-процессов для повышения эффективности работы и улучшения обслуживания клиентов. Это включает автоматизацию процессов, что позволит сократить время обработки заказов и оформления документов, а также создание единой базы данных клиентов для более эффективного управления взаимоотношениями с ними. Кроме того, реинжиниринг направлен на улучшение качества обслуживания клиентов, обеспечивая оперативное реагирование на запросы и повышая удовлетворенность клиентов.

Для успешной реализации проекта по реинжинирингу очень важно учитывать ключевые факторы успеха. Ключевые факторы успеха проекта играют важную роль в его завершении и достижении поставленных целей. Определение этих факторов на ранних этапах позволяет эффективно управлять процессом. Основные из них включают ориентацию на клиента для повышения лояльности, доступность информации для быстрого принятия решений и гибкость процессов для адаптации к изменениям на рынке. Поддержка руководства необходима для инициирования изменений и обеспечения ресурсами. Внедрение инновационных технологий и автоматизация повышают эффективность, а вовлеченность сотрудников способствует активному участию в реинжиниринге. 

В ходе процесса реинжиниринга будут вноситься изменения в организационную структуру: ранее в компании был директор и три отдела, в каждом из которых работал по одному сотруднику. После реинжиниринга отделы компании останутся, как и сотрудники этих отделов, однако в процессе они не будут задействованы, заместо них будет один сотрудник, который будет выполнять всю работу благодаря внедренной системе. На рисунке 4 отображена организационная структура компании после реинжиниринга, где выделено кто будет отвечать за весь бизнес-процесс.

Рисунок 4 – Организационная структура компании после реинжиниринга

Также в процессе реинжиниринга самого бизнес-процесса был добавлен управляющий процессом документ «Регламент-бизнес-процессов», этот документ описывает порядок выполнения работ в организации, определяет их последовательность, исполнителей и результаты. Он помогает установить чёткие правила и стандарты для выполнения задач, что значительно упрощает управление процессами. Также была внедрена система 1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами. Она позволяет автоматизировать продажи, управляя процессами от приема заказов до контроля их выполнения. Система оптимизирует процессы закупки товаров и услуг, включая планирование и учет поставок, а также ведет складской учет, что позволяет контролировать остатки на складах и проводить инвентаризацию. Кроме того, 1С:Управление торговлей включает функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), позволяя хранить информацию о клиентах, анализировать их покупательское поведение и планировать маркетинговые мероприятия. Важной частью системы является финансовый учет, который обеспечивает ведение бухгалтерии, составление отчетности и контроль налоговых выплат [4]. На рисунке 5 отображена модель IDEF0 процесса отслеживания отчетности по сделкам компании «Как будет» и на рисунке 6 отображена декомпозиция диаграммы IDEF0 «Как будет».

Рисунок 5 –Диаграмма IDEF0 «Как будет»

Рисунок 6 – Декомпозиция диаграммы IDEF0 «Как будет»

Принять оплату нельзя, потому что её нет на входе процесса!

После проведения реинжиниринга была составлена таблица вопросник для анализа процесса по отношению к типовым требованиям «Как будет» с целью выявления не только соответствия критериям, но и оценки степени улучшения. Основной задачей было определить, на сколько процентов реинжиниринг увеличил количество соответствий в таблице, что позволит более точно оценить эффективность внедренных изменений и их влияние на качество бизнес-процесса. В ходе подсчета процентного соотношения соответствий было выявлено, что процент соответствий увеличился с 22,2% до 88,9%. Кроме того, в процессе реинжиниринга количество бизнес-процессов в год увеличилось на 3.242, количество обслуживаемых клиентов в день увеличилось на 2 человека. Валовой доход раннее составлял 38.933.370 рублей, после реинжиниринга он составил 71.536.378 рублей, разница составляет 32.603.008 рублей. Достигнуто это было благодаря поручению всего бизнес-процесса одному сотруднику, что сократило траты на заработную плату сотрудникам примерно на 43,8% и также время одного бизнес-процесса сократилось примерно на 22,66%.

Список используемых источников:

1. МЕТОДОЛОГИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ IDEF0. [Электронный ресурс]. URL: https://advanced-quality-tools.ru/assets/idef0-rus.pdf. (дата обращения 15.12.2024)

2. DFD: примеры и правила построения диаграмм потоков данных. [Электронный ресурс]. URL: https://practicum.yandex.ru/blog/diagramma-potokov-dannyh-dfd/. (дата обращения 15.12.2024)

3. SWOT-анализ: что это такое и как его провести. Разбираем на примерах из России. [Электронный ресурс]. URL: https://skillbox.ru/media/marketing/sposob-vyvesti-kompaniyu-iz-krizisa-ili-bespoleznaya-igrushka/. (дата обращения 15.12.2024)

4. 1C Управление торговым предприятием - система автоматизации для эффективного учета, управления продажами и оптимизации бизнес-процессов. [Электронный ресурс]. URL: https://trio-1c.ru/tpost/62xaeaygy1-1c-upravlenie-torgovim-predpriyatiem-sis. (дата обращения 15.12.2024)