XVII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2025

В условиях современного бизнеса эффективное управление финансами и контроль за расходами являются ключевыми факторами для достижения устойчивого роста и конкурентоспособности компании. Внутриофисные расходы, такие как закупка канцелярских принадлежностей, оборудования или услуг, могут существенно влиять на общий бюджет фирмы. Поэтому важно не только отслеживать эти расходы, но и анализировать их с целью оптимизации процессов и повышения прозрачности финансовых потоков.

Данная работа направлена на моделирование и анализ бизнес-процессов, связанных с отслеживанием внутриофисных расходов в бухгалтерии частной фирмы. В каждом отделе компании работают сотрудники, которые имеют возможность осуществлять мелкие покупки для нужд организации, предоставляя товарные чеки в бухгалтерию. Однако для обеспечения эффективного контроля необходимо учитывать не только общие расходы по отделам, но и индивидуальные затраты каждого сотрудника. Важным аспектом данного процесса является установление нормативов по расходованию средств, которые должны быть определены для каждого отдела на каждый месяц.

Это позволит более точно планировать бюджет и контролировать его исполнение. Кроме того, возможность переноса неиспользованных средств на следующий месяц обеспечит гибкость в управлении финансами и позволит избежать излишних затрат. Таким образом, цель данной работы заключается в разработке системы учета и анализа внутриофисных расходов, которая будет способствовать улучшению контроля за затратами, повышению финансовой дисциплины среди сотрудников и оптимизации использования бюджетных средств.

ЧАСТЬ 1. Предприятие до реинжиниринга

1. 1. Общие сведения о предприятии

Отслеживание внутриофисных расходов в бухгалтерии частной фирмы. В каждом отделе работает определенное количество сотрудников. Сотрудники фирмы имеют возможность осуществлять мелкие покупки для нужд фирмы, предоставляя в бухгалтерию товарный чек. Каждый вид расходов имеет название, некоторое описание и предельную сумму средств, которые могут быть потрачены по данному виду расходов в месяц. При каждой покупке сотрудник оформляет документ, где указывает вид расхода, дату, сумму и отдел.

1. 2. Проблемы предприятия, причины неконкурентоспособности

Проблемы отслеживания расходов:

1. Недостаточная прозрачность;

2. Неэффективное распределение средств;

3. Отсутствие централизованного учета.

Причины неконкурентоспособности:

1. Низкая финансовая дисциплина;

2. Ручная обработка заявок и проверка часов занимает много времени;

3. Человеческий фактор;

4. Отсутствие автоматической проверки лимитов.

1. 3. Существующая организационная структура

На рисунке 1 изображена организационная структура частной фирмы

Рисунок 1 – Организационная структура частной фирмы

В существующей организационной структуре частной фирмы нет критических недостатков, хоть ее и можно улучшить. Для проведения реинжиниринга будут изменены лишь внутренние процессы организации, не затрагивая структуру. Причины для этого служат:

1. Сохранение стабильности;

2. Экономия ресурсов;

3. Постепенная адаптация;

4. Фокус на эффективности;

5. Сохранение корпоративной культуры.

1. 4. Модель “Как есть”. IDF0 и DFD диаграммы

На рисунках показана модель «Как есть» диаграммы IDEF0 (рисунок 2).

На диаграмме:

• Вход: «Заявка», «Товарный чек»;

• Выход: «Отчёт о внутриофисных расходах», «Возвращены деньги за покупку»;

• 1 Стрелка управления: «НТД»;

• Стрелки механизмов: «Сотрудник», «Бухгалтер».

Рисунок 2 – Диаграмма «Как есть» IDEF0

На рисунке ниже изображена декомпозиция диаграммы IDEF0 (рисунок 3).

Рисунок 3 – Декомпозиция диаграммы «Как есть» IDEF0

Далее показана DFD диаграмма, составленная на основе диаграммы IDEF0 «Как есть» (рисунок 4).

Рисунок 4 - DFD диаграмма «Как есть»

1. 4. Недостатки существующей модели

В существующей модели «Как есть» выявлены определенные недостатки, которые, могут привести к ухудшению доходности частной фирмы. Рассмотрим некоторые из этих недостатков и возможные пути решения. (таблица 1).

Таблица 1 - УЦ, НУЦ бизнес-процессов

Шаги бизнес-процесса	УЦ- или НУЦ-	Можно удалить	Стоимость
Рассмотрение заявки	НУЦ	Нет	Низкая
Обработать товарный чек	НУЦ	Нет	Средняя
Возмещение затрат	УЦ	Нет	Высокая
Сформировать отчёт	УЦ	Нет	Средняя

Комментарии:

• Рассмотрение заявки: нельзя удалить, можно изменить. Так как будет внедрятся информационная система «1С бухгалтерия»;

• Обработать товарный чек: нельзя удалить, можно изменить. Так как будет внедрятся информационная система «1С бухгалтерия»;

• Возмещение затрат: основной этап, создающий потребительскую ценность, так как возвраты за товары очень важны;

• Сформировать отчёт: нельзя удалить, можно изменить. Так как будет внедрятся информационная система «1С бухгалтерия».

SWOT-анализ бизнес-процесса «Отследить офисные расходы» (таблица 2).

Таблица 2 – SWOT-анализ

Сильные стороны (Strengths):	Слабые стороны (Weaknesses):
1. Учет каждой покупки. 2. Возможность переносить неиспользованные средства на следующий месяц. 3. Возможность интеграции современных систем для анализа и отчетности.	1. Ручная обработка заявок и проверка чеков занимает много времени. 2. Человеческий фактор. 3. Отсутствие автоматической проверки лимитов.
Возможности (Opportunities):	Угрозы (Threats):
1.Внедрение для анализа и прогнозирования расходов по сотрудникам и отделам. 2. Упрощение процедуры подачи заявки через цифровую платформу. 3. Реализация отчетов.	1.Внедрение новых систем может привести к сбоям или некорректной обработке данных. 2. Проблема финансирования из-за плохого отношения с недружественными странами.

ЧАСТЬ 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕИНЖИНИРИНГА

2.1 Тип и цели проекта

• Сокращение времени обслуживания: Улучшение времени оформления документа при покупке товара внутри компании;

• Мониторинг и аналитика: Внедрение информационной системы 1С. Которая позволит более точно отслеживать внутриофисные расходы.

2.2 Ключевые факторы успеха

Ключевые факторы успеха представляют собой аспекты, которые существенно влияют на успешное завершение проекта или достижение поставленных целей. Обычно эти факторы определяются на начальных этапах проекта и служат ориентиром для его управления. Вот несколько основных факторов, способствующих успеху проекта:

1. Четкое определение целей и требований;

2. Эффективное управление проектом;

3. Система обратной связи и корректировка;

4. Соблюдение сроков и бюджета.

2.3 Идентификация перепроектируемых процессов

Сначала необходимо определить стратегические цели организации, какие именно процессы будут влиять на достижение целей организации. Для решения поставленных задач реинжиниринга.

Организация преследует цели такие как: Сокращение времени обслуживания -Улучшение времени оформления документа при покупке товара внутри компании.

Для этого мы изменим процессы, связанные с «Рассмотрением заявки», «Загрузкой товарного чека» и «Сформированным отчётом».

Мониторинг и аналитика - Внедрение информационной системы 1С. Которая позволит более точно отслеживать внутриофисные расходы. Для достижения этой цели, необходимо изменить некоторые процессы компании, и чтобы они соответствовали поставленным целям.

2.4 Расписание работ

Для отслеживания хода выполнения проекта по реинжинирингу и визуализации последовательности и продолжительности задач будет использоваться диаграмма Ганта (рисунок 5).

Рисунок 5 – Диаграмма Ганта

На ней наглядно можно проследить ход и выполнение, каждой из поставленных задач по реинжинирингу.

2.5 Характеристика реинжиниринга

Характеристика шагов реинжиниринга бизнес-процесса отслеживания внутриофисных расходов представлена в таблице 3.

Таблица 3 – Характеристика шагов реинжиниринга

Шаг реинжиниринга	Характеристика
1	2
Построение диаграммы idf0 "Как есть".	- Идентификация текущих процессов в компании. Визуализация текущей модели бизнес-процессов. - Определение последовательности и взаимосвязей между процессами. - Определение ролей и ответственности участников в процессах.
Построение DFD диаграммы "Как есть".	- Преобразование информации из диаграммы idef0 в структурированные блок-схемы. - Определение потоков данных между блоками и процессами. - Визуализация информационных потоков в пределах организации. - Выделение входных и выходных точек данных.
Построение диаграммы idf0 "Как будет".	- Разработка новой модели бизнес-процессов, соответствующей задачам реинжиниринга. - Идентификация изменений и улучшений, необходимых для достижения поставленных целей. - Внесение корректив в последовательность процессов и их взаимосвязи.
Построение DFD диаграммы "Как будет".	- Преобразование новой модели idef0 в DFD для дальнейшего анализа информационных потоков. - Определение новых потоков данных и измененных входных/выходных точек. - Учет дополнительных ресурсов и внутренних взаимосвязей в новой модели.
Анализ стоимости БП и их сравнение.	- Оценка затрат на реализацию изменений. - Сравнение стоимости новых бизнес-процессов с текущими. - Определение эффективности предложенных изменений в контексте целей реинжиниринга. - Принятие решений о дальнейших шагах на основе анализа стоимости и выгод.

ЧАСТЬ 3. РЕИНЖИНИРИНГ

3.1 Бизнес-процессы в модели «Как будет»

На рисунке ниже показана модель «Как будет» диаграммы IDEF0 (рисунок 6)

На диаграмме:

• Вход: «Заявка», «Товарный чек»;

• Выход: «Отчёт о внутриофисных расходах», «Возвращены деньги за покупку»;

• 1 Стрелка управления: «НТД», «Регламент бизнес-процессов»;

• Стрелки механизмов: «Сотрудник», «Бухгалтер», «1C бухгалтерия».

Рисунок 6 - Диаграмма «Как будет» IDEF0

На рисунке изображена декомпозиция диаграммы IDEF0 «Как будет» (рисунок. 7).

Рисунок 7 - Декомпозиция диаграммы «Как будет» IDEF0

Далее показана DFD диаграмма, составленная на основе диаграммы IDEF0 «Как будет» (рисунок 8).

Рисунок 8 – DFD диаграмма «Как будет»

Представлена ниже таблица соответствий на основе построенных диаграмм IDEF0 (таблица 4).

Таблица 4 – Таблица сравнительного анализа

№	Требование к типовому процессу	Отношение к типовым требованиям «Как есть»	Отношение к типовым требованиям «Как будет»
1. Требования к владельцу процесса
1.1	Должен существовать один владелец процесса.	Не соответствует	Соответствует частично
1.2	Полномочия и ответственность владельца процесса должны быть четко определены.	Не соответствует	Соответствует
1.3	Не должно быть пересечений полномочий и ответственности с другими руководителями организации.	Не соответствует	Соответствует частично
2. Границы процесса
2.1	Границы процесса должны быть четко определены (по функциям и ответственности руководителей) и зафиксированы документально.	Соответствует част	Соответствует
2.2	Границы функциональных подразделений процесса должны быть четко определены	Соответствует част	Соответствует

Продолжение таблицы

3. Регламентирующие документы
3.1	Должно существовать действующее описание процесса в целом.	Не соответствует	Соответствует
3.2	Должны существовать действующие положения о подразделениях.	Не соответствует	Не соответствует
3.3	Должны существовать действующие должностные инструкции.	Не соответствует	Не соответствует
3.4	Должны существовать действующие методики (внутренние стандарты).	Не соответствует	Не соответствует
3.5	Должна функционировать система актуализации документации.	Соответствует част	Соответствует част
3.6	Процесс должен соответствовать существующим законодательным актам и нормативным документам, регламентирующим выполнения процесса.	Не соответствует	Соответствует
4. Выход процесса
4.1	Выходы процесса должны быть четко определены.	Соответствует	Соответствует
4.2	Пользователи каждого выхода процесса должны быть четко определены, потребности	Не соответствует	Соответствует
4.3	Должны существовать спецификации требований на каждый выход процесса	Не соответствует	Соответствует
4.4	Каждый выход должен быть закреплён на каждый выход процесса	Не соответствует	Соответствует
4.5	Должна функционировать система контроля качества выходов процесса	Не соответствует	Соответствует
5. Ресурсы
5.1	Входы должны быть четко определены	Соответствует	Соответствует
5.2	Поставщики каждого входа процесса должны быть четко определены, требования к поставщикам специфицированы	Не соответствует	Не соответствует
5.3	Должна существовать спецификация требований на каждый вход процесса	Не соответствует	Соответствует
5.4	Каждый вход должен быть закреплён за ответственным исполнителем	Не соответствует	Не соответствует
5.5	Должна существовать система входного контроля качества	Не соответствует	Не соответствует
6.Показатели процесса
6.1	Ресурсы должны быть чётко определены	Соответствует	Соответствует
6.2	Должны существовать спецификация требований к каждому ресурсу	Не соответствует	Соответствует

Продолжение таблицы

6.3	Каждый ресурс должен быть закреплён за ответственным исполнителем (материально ответственным лицом)	Соответствует	Частично соответствует
7. Показатели процесса
7.1	Должны быть определены и использоваться эффективности процесса	Не соответствует	Не соответствует
7.2	Должны быть определены и использоваться показатели услуг процесса	Соответствует	Соответствует
7.3	Должны существовать система сбора и использования данных удовлетворённости клиентов процесса	Не соответствует	Соответствует

Исходя из таблицы 4: построена диаграмма соотношения показателей. Не соответствует типовым требованиям 63%. Соответствует типовым требованиям 27%. И частично соответствует 10%. Исходя из таблицы и диаграммы, это свидетельствует о явных недостатках процессов в данной организации. Оптимизация этих аспектов в существующей модели «Как есть» поможет повысить эффективность, улучшить качество обслуживания и увеличить доходность предприятия (рисунок 9).

Рисунок 9 – Процентное соотношение показателей «Как есть»

Реинжиниринг процессов привел к повышению эффективности на 30% по сравнению с диаграммой «Как было». Это свидетельствует о значительном прогрессе в управлении процессами, что может положительно сказаться на общей производительности организации (рисунок 10).

Рисунок 10 – Процентное соотношение показателей «Как будет»

Для отчета о проведенном реинжиниринге были проведен полный анализ стоимости БП декомпозиции бизнес-процессов, диаграмм «Как есть» и «Как будет» (рисунки 12,13).

Рисунок 12 – Анализ стоимости бизнес-процесса «Как есть»

 

Рисунок 13 – Анализ стоимости бизнес-процесса «Как будет»

Вывод: при вводе в бизнес-процесс информационной системы 1С бухгалтерии уменьшилась длительность бизнес-процессов, уменьшилась амортизация используемых средств в час. Также произошло увеличение валового дохода на 5,6% и увеличение бизнес-процессов в год на 5%. Ручная обработка заявок и проверка чеков после внедрения системы 1с бухгалтерия происходит в автоматическом режиме что снижает человеческий фактор, влияющий на возникновение ошибок, а также теперь происходит автоматической проверки лимитов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внедрение информационной системы «1С: Бухгалтерия» оказало значительное влияние на бизнес-процессы компании, что позволило достичь ряда положительных результатов. Снижение длительности бизнес-процессов и амортизации. После интеграции системы наблюдается уменьшение длительности бизнес-процессов, что также привело к снижению амортизации используемых средств в час. Это связано с автоматизацией ручной обработки заявок и проверки чеков, что минимизирует влияние человеческого фактора на вероятность ошибок и обеспечивает автоматическую проверку лимитов. Увеличение валового дохода и оптимизация процессов.
В результате реинжиниринга процессов, таких как "Рассмотрение заявки», «Загрузка товарного чека» и «Формирование отчета», компания смогла увеличить валовой доход на 5,6% и повысить количество бизнес-процессов на 5% в год. Автоматизация операций устранила необходимость ручного ввода данных, что значительно ускорило обработку заявок и улучшило контроль за расходами. Централизация учета и улучшение финансовой дисциплины Внедрение системы позволило централизовать учет расходов и улучшить контроль за целевым использованием средств. Это повысило прозрачность учета и финансовую дисциплину, что в свою очередь положительно сказалось на общей производительности и конкурентоспособности предприятия. Сохранение организационной структуры.

Организационная структура компании осталась неизменной, что позволило избежать дополнительных издержек и снизить риски.
Таким образом, внедрение «1С: Бухгалтерия» не только оптимизировало внутренние процессы, но и способствовало значительному улучшению финансовых показателей компании.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Википедия: Реинжиниринга бизнес-процессов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A0%D0%B5%D0%B8%D0%BD%D0%B6%D0%B8%D0%BD%D0%B8%D1%80%D0%B8%D0%BD%D0%B3_%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%86%D0%B5%D1%81%D1%81%D0%BE%D0%B2

2. ELMA — BPM-система №1 в СНГ: Реинжиниринг бизнес-процессов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.elma-bpm.ru/product/bpm/reinzhiniring-biznes-processov.html

3. 1C. Проект года: Реинжиниринг бизнес-процессов производства и складского учета [Электронный ресурс]. – https://eawards.1c.ru/projects/reinzhiniring-biznes-processov-proizvodstva-i-skladskogo-ucheta-dlya-dagestanskoy-fabriki-obuvi-dof-na-baze-1s-erp-upravlenie-predpriyatiem-131943/

4. RDV. ИТ консалтинг и комплексная автоматизация бизнеса: Разработка и внедрение биллинговой системы на 1С [Электронный ресурс]. – https://rdv-it.ru/services/vnedrenie-1c/razrabotka-billingovykh-sistem/

5. ПервыйБит, как обследование помогает сократить затраты на внедрение 1С [Электронный ресурс]. – https://volgograd.1cbit.ru/blog/business-cases/kak-obsledovanie-pomogaet-sokratit-zatraty-na-vnedrenie-1s-erp-keys-kompanii-mining-systems-technologies/?utm_referrer=https%3A%2F%2Faway.vk.com%2Ftechnologies/?utm_referrer=https%3A%2F%2Faway.vk.com%2F

Код для цитирования: Скопировать