XVII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2025

В условиях стремительной цифровизации и удаленной работы онлайн-встречи стали неотъемлемой частью деловых процессов. Они позволяют командам быстро обсуждать задачи, принимать коллективные решения и оперативно реагировать на изменения. Однако сама по себе встреча не гарантирует эффективности — ключевым фактором успешной работы является фиксация итогов. Протоколирование встреч помогает систематизировать полученную информацию, четко определить ответственность за выполнение задач и обеспечить прозрачность последующих действий [1]. В условиях высокой динамики бизнеса автоматизация этого процесса становится стратегической необходимостью, позволяя сократить затраты времени, снизить вероятность ошибок и повысить продуктивность командной работы.

На рисунке 1 представлена диаграмма прецедентов (нотация UML [2]) проведения онлайн-встречи с ручным ведением протокола.

Рисунок 1 – Диаграмма прецедентов проведения онлайн-встречи с ручным ведением протокола

Процесс протоколирования встреч начинается с инициирования встречи организатором, который планирует и запускает её в назначенное время. Участники подключаются к встрече и участвуют в обсуждениях, делясь мнениями и информацией по теме собрания. В это время секретарь выполняет ключевую роль — он наблюдает за ходом встречи, фиксирует основные вопросы, обсуждаемые темы, принятые решения и назначенные задачи.

По ходу встречи секретарь формирует черновую версию протокола, фиксируя все значимые моменты, включая даты, имена участников, их роли и обязательства по выполнению задач. После завершения встречи секретарь редактирует протокол, уточняет формулировки и при необходимости запрашивает комментарии или уточнения у участников.

Когда финальная версия протокола готова, секретарь рассылает его всем участникам и заинтересованным сторонам для ознакомления и возможных корректировок. При необходимости в протокол вносятся изменения и обновления. Финальный протокол служит официальным документом, фиксирующим ход встречи и договорённости между участниками, а также основанием для последующих действий и контроля выполнения задач.

На рисунке 2 представлена мотивационная диаграмма в терминах ArchiMate [3] архитектуры проведения онлайн-встречи с ручным ведением протокола. Диаграмма (рисунок2) позволяет выделить проблемы протоколирования встречи и возможные решения этих проблем.

Рисунок 2 – Мотивационная диаграмма архитектуры проведения онлайн-встречи с ручным ведением протокола в терминах ArchiMate

Текущий процесс протоколирования встреч имеет ряд проблем, которые снижают его эффективность (драйвер на диаграмме рисунка 2), увеличивая затраты времени (оценка драйвера эффективности на диаграмме рисунка 2). Одной из ключевых проблем является трудоёмкость процесса протоколирования (оценка драйвера эффективности на диаграмме рисунка 2). Секретарь вручную фиксирует все ключевые моменты встречи, что требует высокой концентрации и внимания к деталям. Это приводит к усталости, потере фокуса и, как следствие, увеличивает риск ошибок в протоколе. Ошибки (оценка драйвера эффективности на диаграмме рисунка 2) могут проявляться в виде упущенных задач, неточных формулировок или неправильно зафиксированных решений, что впоследствии затрудняет контроль и выполнение договорённостей.

Ещё одной проблемой является значительная затрата времени на создание, редактирование и рассылку протокола (оценка драйвера эффективности на диаграмме рисунка 2). Процесс требует уточнений и исправлений после встречи, что затягивает момент передачи финальной версии участникам. В результате это приводит к задержкам в выполнении задач и снижает эффективность взаимодействия между участниками встречи.

Кроме того, эффективность самих встреч снижается из-за отсутствия оперативного доступа к ключевым решениям и задачам. Если протокол формируется и передаётся слишком поздно, участники могут забыть или упустить важные моменты, что снижает общий темп работы.

Возможные пути решения проблем протоколирования встреч (оценки драйвера эффективности на диаграмме рисунка 2) перечислены ниже.

Разработка системы автоматического протоколирования (цель на диаграмме рисунка 2) — внедрение технологии, которая автоматически записывает разговоры, распознаёт речь и преобразует её в текст. Такая система может автоматически выделять ключевые моменты, задачи и принятые решения. Это сократит трудоёмкость и уменьшит затраты времени на протоколирование.

Сокращение ошибок путём автоматической проверки текста (цель на диаграмме рисунка 2) — использование алгоритмов обработки естественного языка (NLP) для выявления и исправления типичных ошибок в тексте. Система может автоматически распознавать имена участников, даты, ключевые фразы (например, "задача", "срок" и т.д.) и корректировать возможные ошибки.

Упрощение процесса за счёт шаблонов и стандартов (цель на диаграмме рисунка 2) — создание стандартизированных шаблонов для протоколов, которые уже содержат разделы для фиксирования ключевых элементов встречи (цели, задачи, принятые решения, сроки выполнения). Это ускорит процесс создания протокола и облегчит его редактирование.

Процесс протоколирования встреч претерпевает значительные изменения при переходе от ручного выполнения к автоматизированной системе (цель на диаграмме рисунка 2). В ручной версии процесса основными акторами являются организатор, участник и секретарь. Организатор запускает встречу, участники подключаются и активно участвуют в обсуждении. В это время секретарь вручную ведёт протокол встречи, записывая ключевые моменты, принятые решения и задачи. После окончания встречи секретарь редактирует протокол для устранения неточностей, добавления дополнительных деталей и исправления ошибок. Затем финальная версия протокола рассылается участникам для ознакомления и подтверждения.

На рисунке 3 представлена диаграмма прецедентов (нотация UML) системы автоматического протоколирования онлайн-встречи.

Рисунок 3 – Диаграмма прецедентов системы автоматического протоколирования онлайн-встречи

Автоматизированная версия процесса предполагает использование системы автоматического протоколирования, которая заменяет ключевые действия, ранее выполнявшиеся вручную. Первым прецедентом системы является запуск автоматического протоколирования, инициирующий запись хода встречи. Система записывает разговор и сохраняет аудиофайл, который затем подвергается обработке. На следующем этапе происходит преобразование аудиозаписи в текст и его анализ с применением методов обработки естественного языка. Полученный текст обрабатывается с целью извлечения ключевой информации и формирования структуры протокола.

Следующий прецедент— генерация протокола при помощи технологий искусственного интеллекта выполняется системой автоматически без участия актора «Участник встречи». На этом этапе система создает упорядоченный и структурированный документ, отражающий основные выводы, принятые решения и назначенные задачи. Завершающий прецедент — предоставление пользователям готового протокола онлайн-встречи. Этот протокол доступен участникам для просмотра и последующего использования в рабочих процессах.

Отдельным прецедентом, не связанным напрямую с другими прецедентами системы, является настройка параметров протокола. Он позволяет адаптировать работу системы под конкретные требования пользователя или специфики проекта. Этот прецедент может включать определение формата протокола, выделение ключевых элементов и настройку алгоритмов генерации текста. Таким образом, система автоматического протоколирования объединяет сложные технологии записи, преобразования и анализа речи с возможностью персонализации, что существенно повышает эффективность и снижает трудозатраты на составление протоколов.

На рисунке 4 представлена диаграмма ArchiMate архитектуры проведения онлайн-встречи с поддержкой системы автоматического протоколирования.

Функции роли «Участник онлайн-встречи» «Участие в онлайн-встрече» и «Формализация решений и задач онлайн-встречи» будут использовать сервисы приложения «Автоматическое протоколирование»: «Настройка параметров протокола», «Запись онлайн-встречи», «Протокол онлайн-встречи».

Рисунок 4 – Диаграмма ArchiMate архитектуры проведения онлайн-встречи с поддержкой системы автоматического протоколирования

Автоматизация процесса протоколирования онлайн-встречи позволяет устранить ключевые недостатки ручного подхода, такие как высокая трудоёмкость, ошибки и затраты времени на создание и редактирование протокола. Основные процессы — ведение протокола, редактирование и отправка — передаются автоматизированной системе, которая с помощью ИИ выполняет запись разговора, преобразование речи в текст и генерацию протокола [4-5]. В результате снижается влияние человеческого фактора, ускоряется доступ участников к протоколу и повышается оперативность выполнения задач. Эти изменения способствуют улучшению процесса протоколирования, снижению издержек и повышению эффективности ведения протокола и эффективности встреч в целом.

Список используемых источников

1. Протоколирование совещаний Axatel SmartNotes // axata URL: https://axata.by/axatel_smartnotes (дата обращения: 09.12.2024).

2. Язык UML: что это такое и зачем он нужен // skillbox URL: https://skillbox.ru/media/code/yazyk-uml-chto-eto-takoe-i-zachem-on-nuzhen/ (дата обращения: 05.12.2024).

3. Коннекторы языка ArchiMate // habr URL: https://habr.com/ru/companies/otus/articles/744278/ (дата обращения: 02.12.2024).

4. Искусственный интеллект (AI), машинное обучение и глубокое обучение: в чём разница // skillbox URL: https://skillbox.ru/media/code/iskusstvennyy_intellekt_mashinnoe_obuchenie_i_glubokoe_obuchenie_v_chyem_raznitsa/ (дата обращения: 05.12.2024).

5. 19 лучших ассистентов и нотаторов с искусственным интеллектом на 2025 год // tldv URL: https://tldv.io/ru/blog/best-ai-meeting-assistants/ (дата обращения: 07.12.2024).