XVII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2025

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире образовательные учреждения сталкиваются с необходимостью внедрения инновационных подходов к управлению и мониторингу своей деятельности. Для повышения эффективности процессов и улучшения взаимодействия с заинтересованными сторонами, такими как студенты, преподаватели и внешние организации, университеты активно применяют современные информационные технологии.

Одним из ключевых направлений цифровизации является организация и проведение анкетирования, которое позволяет собирать данные для анализа и принятия обоснованных решений. Анкетирование в университете используется для сбора информации по запросам внешних и внутренних заинтересованных сторон, таких как государственные органы или партнерские организации. Однако текущие процессы требуют модернизации для повышения эффективности, прозрачности и автоматизации выполнения задач. Современные технологии дают возможность автоматизировать процесс создания, управления состояния и обработки анкет, а также эффективно визуализировать результаты с помощью дашбордов бизнес-аналитики. Особое внимание уделяется ключевым аспектам, таким как минимизация ошибок при составлении анкет, защита информации и аналитическая точность. Это способствует выявлению тенденций, удовлетворению потребностей целевой аудитории и оптимизации внутренних процессов.

Данное исследование направлено на разработку и совершенствование бизнес-процессов, связанных с организацией анкетирования в образовательных учреждениях, на примере Волгоградского государственного аграрного университета. Рассматриваются современные подходы к автоматизации процессов анкетирования, включая интеграцию с системой электронного документооборота, а также методы повышения эффективности взаимодействия между различными подразделениями.

На основе этих принципов вуз стремится повысить конкурентоспособность, обеспечить высокий уровень удовлетворенности внешних и внутренних заинтересованных сторон, таких как государственные органы или партнерские организации.

ЧАСТЬ 1. Организация до реинжиниринга

1.1 Общие сведения об организации

ФГБОУ ВО Волгоградский государственный аграрный университет (ВолГАУ) — образовательное учреждение, специализирующееся на подготовке специалистов для агропромышленного комплекса и смежных отраслей. Основная цель университета — обеспечение качественного образовательного процесса и создание условий для профессионального роста своих студентов.

Анкетирование в университете используется для сбора информации по запросам внешних и внутренних заинтересованных сторон, таких как государственные органы или партнерские организации. Однако текущие процессы требуют модернизации для повышения эффективности, прозрачности и автоматизации выполнения задач.

1.2 Проблемы организации, причины неэффективности процессов

В деятельности бизнес-процесса проведения анкетирования в Волгоградском государственном аграрном университете для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ были выявлены ряд проблем, влияющих на эффективность работы организации:

• Длительное согласование и подготовка анкет;

• Недостаточная автоматизация процессов;

• Проблемы с анализом данных и подготовкой отчетности;

• Неэффективное взаимодействие между подразделениями;

• Высокие трудозатраты и затраты времени;

• Неотлаженные процессы из-за нового опыта.

1.3 Существующая организационная структура

На рисунке 1 представлена организационная структура бизнес-процесса проведения анкетирования в Волгоградском ГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ

Рисунок 1 - Организационная структура ВолГАУ

В существующей организационной структуре Волгоградского государственного аграрного университета показанной на рисунке 1, нет критических недостатков, хотя её можно улучшить. Для проведения реинжиниринга будут изменены лишь внутренние процессы организации, не затрагивая структуру. Это обусловлено следующими причинами:

1. Сохранение стабильности

2. Экономия ресурсов

3. Постепенная адаптация

4. Фокус на эффективности

5. Сохранение корпоративной культуры

1.4 Модель «Как есть»

На рисунках 2, 3, 4 показаны диаграммы бизнес-процесса проведения анкетирования в Волгоградском ГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ «Как есть» в нотации EEPC.

Рисунок 2 – Диаграмма процесса проведения анкетирования в ВолГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ «Как есть» нотации EEPC (Начало).

Рисунок 3 – Диаграмма процесса проведения анкетирования в ВолГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ «Как есть» нотации EEPC (Продолжение).

Рисунок 4 – Диаграмма процесса проведения анкетирования в ВолГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ «Как есть» нотации EEPC (Конец).

1.5 Недостатки существующей модели

В текущей модели бизнес-процессе проведения анкетирования в Волгоградском ГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ, были выявлены с следующие недостатки:

• Длительное согласование анкет

• Ручное выполнение ключевых этапов

• Отсутствие параллельных работ

• Отсутствие электронного документооборота

• Не рациональное чередование работы между отделами

Их устранение позволит повысить эффективность процесса и улучшить качество предоставляемых данных.

ЧАСТЬ 2. ПЛАНИРОВАНИЕ РЕИНЖИНИРИНГА

2.1 Тип и цели проекта

Основная цель реинжиниринга — переработать модель процесса анкетирования в университете или изменить подходы к его выполнению таким образом, чтобы оперативно адаптироваться к изменившемся условиям и повысить эффективность выполнения бизнес-процесса. Для достижения этой цели могут вноситься изменения в организационные процедуры, цифровую инфраструктуру и взаимодействие между отделами.

Проект реинжиниринга анкетирования представляет собой новый этап в развитии процесса, направленный на внедрение инновационных подходов, автоматизацию задач и повышения эффективности бизнес-процесса. Основными целями этой статьи является:

• Сокращение времени подготовки и получения результатов анкетирования;

• Уменьшение человеческого фактора;

• Сокращение затрат человеческих ресурсов и финансов.

2.2 Ключевые факторы успеха и идентификация перепроектируемых процессов

Ключевые факторы успеха процесса реинжиниринга системы анкетирования в университете представляют собой критически важные аспекты, которые обеспечивают достижение поставленных целей и успешную реализацию проекта. Эти факторы определяются на начальных этапах работы и служат основой для управления процессом.

Университет стремится достичь следующих целей:

• Уменьшение вероятности возникновения ошибок;

• Уменьшение стоимости бизнес-процесса;

• Повышение эффективности бизнес-процесса.

Эти изменения направлены на оперативное получение результатов, повышение удовлетворенности инициаторов анкетирования и укрепление позиций университета как инновационной образовательной организации.

Для достижения этих целей университет внедряет автоматизированную систему электронного анкетирования, которая позволяет исключить избыточные этапы и снизить количество ручных операций. Параллельно с внедрением новой системы проводится реинжиниринг существующих процессов, таких как согласование анкет, их публикация и сбор данных. Эти процессы адаптируются к новой системе, чтобы обеспечить соответствие новым требованиям и повысить их эффективность.

Особое внимание уделяется устранению задержек, вызванных ручным взаимодействием между отделами, а также автоматизации ключевых этапов, таких как настройка активности анкеты и выгрузка результатов. Новая система учитывает потребности всех пользователей и позволяет достигать поставленных целей в сжатые сроки, минимизируя затраты на выполнение процессов.

В таблице 1 показана зависимость каждого перепроектируемого процесса от фактора успеха.

Таблица 1 – Идентификация перепроектируемых процессов

Процессы / Факторы успеха	Четкое определение целей и требований	Эффективное управление изменениями	Автоматизация и улучшение процессов	Снижение затрат времени и ресурсов	Соблюдение сроков реализации	Эффективная обратная связь и корректировки
Определить требования к анкете	10	7	6	7	9	7
Выдать задачу на проведение анкетирования	8	6	5	7	8	6
Составить анкету в системе электронного анкетирования	9	7	8	8	9	8
Провести согласование анкеты	8	9	6	7	8	9
Сделать дашборд по анкете	7	6	10	8	9	7
Выдать права экспертам для анкетирования в системе анкетирования	6	6	7	6	7	6
Открыть доступ на прохождение анкеты	6	5	7	7	7	5
Опубликовать анкету в ЛК ВолГАУ	6	6	7	6	8	5
Заполнить анкеты	7	6	5	6	7	7
Закрыть доступ на прохождение анкеты	6	5	6	7	7	6
Выгрузить заполненную форму результатов анкетирования	8	6	9	8	8	7
Заполнить отчёт по анкетированию	8	8	7	7	8	8
Отправить результаты анкетирования в Минцифры	8	7	8	8	8	7

2.3. Расписание работ по реинжинирингу

Для отслеживания хода выполнения проекта по реинжинирингу бизнес-процесса анкетирования и визуализации последовательности и продолжительности задач будет использоваться диаграмма Ганта, представленная на рисунке 6.

Рисунок 6 –Диаграмма Ганта и расписание работ по реинжинирингу в «MS Project»

Приведем характеристику шагов реинжиниринга на таблице 3.

Таблица 2 – Характеристика шагов реинжиниринга

Шаг реинжиниринга	Характеристика
Построение модели "Как есть" (EEPС)	Идентификация основных процессов организации.
	Визуализация текущей модели бизнес-процессов в нотации EEPС.
	Определение последовательности и взаимосвязей процессов.
	Определение ролей и ответственности участников процессов.
Построение модели "Как будет" (EEPС)	Разработка новой модели бизнес-процессов, соответствующей целям реинжиниринга.
	Идентификация необходимых изменений и улучшений.
	Внесение корректив в последовательность процессов и их взаимосвязи.
	Определение новых ролей и ответственности в измененной модели.
Анализ стоимости и сравнения бизнес-процессов (БП)	Сравнение текущей модели бизнес-процессов с новой.
	Оценка затрат на реализацию изменений.
	Определение эффективности предложенных изменений в контексте стратегических целей.
	Принятие решений о дальнейшем внедрении изменений на основании полученных данных.

Таблица 3 демонстрирует все необходимые характеристики для каждого из 3 шагов реинжиниринга.

ЧАСТЬ 3. РЕИНЖИНИРИНГ

3.1 Бизнес-процессы в модели «Как будет»

На рисунках ниже показана модель «Как будет» диаграммы EEPC (рис. 5, 6).

Рисунок 5 – Диаграмма процесса проведения анкетирования в ВолГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ «Как будет» нотации EEPC (Начало).

Рисунок 6 – Диаграмма процесса проведения анкетирования в ВолГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ «Как будет» нотации EEPC (Окончание).

Ниже представлена таблица соответствий типовым требований на основе построенных диаграмм EEPC «Как было» и «Как будет» (табл. 3).

Таблица 3 – Сравнительный анализ процесса «Как было» и «Как будет» по отношению к типовым требованиям

№	Требование к типовому процессу	Отношение к типовым требованиям «Как есть»	Отношение к типовым требованиям «Как будет»
1. Требования к владельцу процесса
1.1	Должен существовать один владелец процесса	Не соответствует требованию	Соответствует частично
1.2	Полномочия и ответственность владельца процесса должны быть чётко распределены	Соответствует требованию	Соответствует требованию
1.3	Не должно быть пересечения полномочий и ответственности с другими руководителями организации	Соответствует частично	Соответствует частично
2. Границы процесса
2.1	Границы процесса должны быть чётко определены	Соответствует требованию	Соответствует требованию
2.2	Границы функциональных подразделений процесса должны быть чётко сформулированы	Не соответствует требованию	Соответствует требованию
3. Регламентирующие документы
3.1	Должно существовать действующее описание процесса в целом	Не соответствует требованию	Соответствует требованию
3.2	Должны существовать действующие положения о подразделениях	Соответствует требованию	Соответствует требованию
3.3	Должны существовать действующие должностные инструкции	Не соответствует требованию	Соответствует требованию
3.4	Должны существовать действующие методики	Не соответствует требованию	Соответствует требованию
3.5	Должна функционировать система актуализации документации	Не соответствует требованию	Соответствует требованию
3.6	Процесс должен соответствовать существующим законодательным актам и нормативным документам, регламентирующим выполнение процесса	Соответствует требованию	Соответствует требованию
4. Выход процесса
4.1	Входы должны быть чётко определены	Соответствует требованию	Соответствует требованию
4.2	Поставщики каждого входа процесса должны быть чётко определены, требования к поставщикам специализированы	Соответствует требованию	Соответствует требованию

Продолжение таблицы

4.3	Должна существовать спецификация требований на каждый вход процесса	Не соответствует требованию	Не соответствует требованию
4.4	Каждый вход должен быть закреплён за ответственным исполнителем	Не соответствует требованию	Соответствует требованию
4.5	Должна существовать система входного контроля качества	Не соответствует требованию	Соответствует требованию
5. Ресурсы
5.1	Ресурсы должны быть чётко определены	Соответствует требованию	Соответствует требованию
5.2	Должна существовать спецификация требований к каждому ресурсу	Не соответствует требованию	Не соответствует требованию
5.3	Каждый ресурс должен быть закреплён за ответственным исполнителем	Соответствует требованию	Соответствует требованию
6 Показатели процесса
6.1	Должны быть определены и использоваться показатели эффективности процесса	Соответствует требованию	Соответствует требованию
6.2	Должны быть определены и использоваться показатели услуг процесса	Соответствует требованию	Соответствует требованию
6.3	Должна существовать система сбора и использования данных удовлетворенности клиентов процесса	Не соответствует требованию	Соответствует требованию

Количество соответствий по отношению к типовым требованиям бизнес-процесса проведения анкетирования в Волгоградском ГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ «Как есть» равно 42%, что говорит о явных недостатках процессов, в данной организации. Таким образом, процесс требовал реорганизации.

После проведения реинжиниринга кол-во соответствий стало равно 86%. Для отчета о проведенном реинжиниринге были проведен полный анализ стоимости бизнес-процесса, декомпозиции бизнес-процессов, диаграмм «Как есть» (рис. 2,3,4) и «Как будет» (рис. 5,6).

На рисунке 11 представлена диаграмма сравнения соответствие типовых требований «Как есть» и «Как будет» после реинжиниринга.

Рисунок 7 – Сравнение до и после РБП

3.2 Анализ бизнес-процесса

Ниже представлена рисунки анализа бизнес-процесса проведения анкетирования в ВолГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ «Как было» и «Как будет» (рис. 8,9).

Рисунок 8 – Анализ БП «Как есть»

Рисунок 9 – Анализ БП «Как будет»

Для наглядности пользы от реинжиниринга, было проведено сравнение обоих анализов проведения анкетирования в ВолГАУ для Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ (таб. 4).

Таблица 4 – сравнение анализов «Как есть» и «Как будет»

Среднее время работы за месяц, ч	было	будет
Зав. Отдела РВСУ	0,2	0
Техник	6,3	6,2
Уполномоченный менеджер	0	0,2
Начальник отдела НОКО и трудоустройства	6,2	1,1
Сумма	12,7	7,5
Разница от операции реинжиниринга	5,2
Стоимость БП	4 896 ₽	3 649 ₽
Количество БП за год	10	10
Стоимость БП за год	48 959 ₽	36 493 ₽
Снижение стоимости БП в результате РБП	12 467 ₽

В конечном итоге годовая разница стоимости БП от операции реинжиниринга составила 12 467 рублей, что означает, что он был проведен успешно.

Вывод

В данной работе был проведен реинжиниринг процесса анкетирования в Волгоградского ГАУ для Минцифры. Для этого были изучены проблемы предприятия и причины его неконкурентоспособности. Для проведения реинжиниринга была изучена существующая организационная структура, составлены и проанализированы процессы данной организации в виде диаграммы EEPC, его декомпозиции составленных на основе данных об организации. Выявлены недостатки существующей модели, поставлены и выполнены цели проекта по реинжинирингу, а именно, снижено время обслуживания, за счет ввода в БП ИС, благодаря ИС также была повышена эффективность коммуникации между отделами, также многие функции были автоматизированы. Для этого была выполнена идентификация перепроектируемых процессов, составлено расписание работ в виде диаграммы Ганта и дана характеристика шагов реинжиниринга. Также были представлены бизнес-процессы модели «Как будет». Для подтверждения успеха проекта по реинжинирингу была составлена таблица соответствий «Как есть» и «Как будет», и проведено их сравнение, показавшее, что кол-во соответствий выросло с 42% до 86%. Также был проведен анализ БП диаграмм: «Как есть» и «Как будет», и их сравнение, показавшее, что, доход от операций реинжиниринга в годовом эквиваленте составил 12 467 рублей.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Deming W.E. Quality, productivity, and competitive position. Cambridge, MA: Massachusetts Institute of Technology, Center for Advanced Engineering Study, 1982. – 373 p.

2. Porter M.E., Millar V.E. How Information Gives You Competitive Advantage// Harvard Business Review, 1985. – p. 149-160.

3. Davenport T.H., Shot J.E. The New Industrial Engineering: Information Technology and Business Process Redesign // Sloan Management Review, 1990. – p. 11-27.

4. Hammer M., Champy J. Reengineering the Corporation: A manifesto for business Revolution. N-Y: Harper Collins, 1993. – 282 p.

5. Хаммер М., Чампи Д. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе / М. Хаммер, Дж Чампи. М.: Изд-во Манн, Иванов Фербер, 2007. – 287 с.

6. Davenport T.H. Process innovation: reengineering work through information technology. Boston, Mass.: Harvard Business School Press, 1993. – 337 p.

7. Зиндер Е.З. Новое системное проектирование: информационные технологии и бизнес-реинжиниринг// Системы управления базами данных. 1996. №1. – c. 55-67.

8. Ойхман Е.Г., Попов Э.М. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. М.: Финансы и статистика, 1997. – 336 c.

9. Госстандарт. ГОСТ РИСО 9001-96. Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании. М.: ИПК «Издательство стандартов», 1997.

10. ISO/IEC. Оценка и аттестация зрелости процессов создания и сопровождения программных средств и информационных систем (ISO/IEC TR 15504-CMM). М.: Книга и Бизнес, 2001.

11. Абдикеев Н.М., Данько Т.П., Ильдеменов С.В., Киселев А.Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. – М.: Изд-во Эксмо, 2005. – 592 с. 105

12. Светлов В.А. Практическая логика. – С.-Петербург: Изд-во РХГИ 1995. – 472 с.

13. Тельнов Ю.Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие/Московский государственный университет экономики, статистики информатики. – М.: МЭСИ, 2004. – 116 с.

14. Андерсен Бьерн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования /Пер. с англ. С.В. Ариничева /Науч. ред. Ю.П. Адлер. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003.- 272 с.

15. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004. – 408 с.

Код для цитирования: Скопировать