Теоретические основы построения информационной системы и коммуникационного процесса - Студенческий научный форум

XVI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2024

Теоретические основы построения информационной системы и коммуникационного процесса

 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

Коммуникации (лат. Communicatio – передача, сообщение) – это обмен идеями, сведениями, мыслями, общение и т.д. Также коммуникацией можно назвать процесс передачи некоторого содержания от одного индивидуального или коллективного сознания к другому, при помощи знаков, которые зафиксированы на определенных материальных носителях. Коммуникации являются социальным процессом, который отражает структуру общества и выполняет связующую функцию в ней.

Коммуникация - это общение, обмен мыслями, сведениями, идеями и т. д. специфическая форма взаимодействия людей в процессе их познавательно-трудовой деятельности.

Как и любое другое социальное явление, коммуникации представляют собой довольно сложный процесс, который можно описать с различных сторон. В работах различных авторов коммуникация рассматривает как культура субъектных отношений, как аспект технологии, как сфера деятельности и т.д.

Следственно, в самом простом случае коммуникации представляются как взаимодействия между субъектами (экономическими агентами), опосредованные некоторыми объектами (сообщениями). Оттого, коммуникации целесообразны, функциональны и включают перемещение сообщений и материи. Существует несколько типов коммуникаций: семантическая (смысловая), которая подразделяется на социальную (внешнюю) и внутрисубъектную (внутреннюю), и транспортная (пространственная). Социальные коммуникации могут быть описаны на трех уровнях: межсубъектном, групповом и массовом (первые два уровня коммуникаций представляют интересы для микроэкономики).

С другой стороны, коммуникации могут быть рассмотрены как процессы, которые развиваются с течением времени под воздействием стихийных сил и сил целенаправленных, которые исходят от субъекта. Формы коммуникационной деятельности можно разделить на три вида, определяющиеся поставленными ими целями:

 Субъект-субъектные (общение). Такие коммуникации определяются как равноправные взаимоотношения;

 Субъект-объектные (управление). Коммуникации данного вида характеризуются следующими формами: внушение, обучение, приказ;

 Объект-субъектные (подражание). Коммуникации такого вида характеризуются самоуправлением.

Особого внимания заслуживает подробное изучение линейной модели коммуникаций как процесса взаимодействия двух агентов (экономических субъектов). При изучении данной модели коммуникаций выделяются три составные части:

 Передающая – коммуникант (передатчик, агент, субъект);

 Передаваемая – объект;

 Принимающая – реципиент (приемник, агент, субъект).

В линейной модели определение эффективных коммуникаций связаны с коммуникантом и предполагают получение реципиентом достоверной информации, соответствующее ее понимание и ответную его реакцию. Эффективность всей коммуникационной системы можно повысить, уменьшая при этом уровни помех, которые воздействуют на каналы передачи информации дублированием сообщений, повышения качества каналов связи, кодированием сообщений. Так как рассматриваемая модель однонаправленная, упрощенная, то она, естественно, имеет ряд недостатков, таких как: в линейной модели не отражаются некоторые свойства коммуникаций, например, двунаправленность и динамичность; линейная модель не берет во внимание то, что коммуникации – сложный процесс, который возникает между большим числом элементов, оказывающих друг на друга влияние.

Наличие канала связи – коммуникационного канала (КК) – одно из обязательных условий каждой коммуникационной деятельности. По коммуникационным каналам обеспечивается движение материальных форм сообщения (не смыслов) в астрономическом времени и физическом пространстве. Поэтому КК – это материально-техническое средство коммуникации. Информационной деятельностью в социальном пространстве обеспечивается движение смыслов, что называется духовной деятельностью. Специалисты различают искусственные и духовные средства и каналы. Искусственные коммуникационные каналы используются в случае, когда два индивида лишены информационного взаимодействия через непосредственный контакт. Такие КК можно разделить на электронную, документальную, устную и их комбинации. Естественные коммуникационные каналы присущи человеку, они обеспечивают передачу информации на речевом (вербальном) и эмоциональном (невербальном) уровнях.

Каждая компания имеет разнообразные уровни управления, на которых циркулируют такие же разнообразные информационные потоки. Для обработки этих потоков организации используют определенные информационные технологии, реализующиеся при помощи соответствующих им информационных систем, каждая из которых имеет свое название.

В каждой компании информационные систему управления (ИСУ) можно описывать по уровням, базовым функция и процессу обработки полученной информации.

Таким образом, коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Термин «информационные технологии» основывается на коренных терминах «технология» и «информация». Стоит рассмотреть определение «информационных технологий» (ИТ) более подробно. Технология (греч. Techne – умение, мастерство, искусство, Logos – наука, знания) – это совокупность методов изготовления, обработки, изменения форм, свойств, состояний, которые осуществляются в процессе изготовления товаров и услуг. Задачей технологий как науки является определение закономерностей в целях выявления и применения на практике преимущественно экономичных и эффективных производственных процессов.

Информационные технологии – это совокупность программно-технических средств, производственных процессов и методов, которые обеспечивают сбор, хранение, обработку, анализ, выводы и распространение информации с целью снижения трудоемкости процессов применения информационных ресурсов, роста их оперативности и надежности. При подробном рассмотрении определений сущности информационных технологий можно сделать вывод о том, что в настоящее время они становятся одним из самых эффективных инструментов модернизации управления организацией, в частности, в таких областях как организационная культура, управление персоналом, делопроизводство, маркетинг, управление качеством товаров и услуг, стратегическое управление и т.д.

Основной целью информационных технологий является обеспечение эффективного использования информационных ресурсов: для обеспечения поддержки принятия управленческих решений; для осуществления высокой конкурентоспособности подразделений организации на основании учета состояния конкурентов и мнения потребителей; при формировании стратегических планов ускоренного развития компании.

Структуру информационных технологий можно представить как совокупность оргтехники и технических средств, специальными управленческими системами, программно-алгоритмическим и информационно-методическим обеспечением.

Ускоренное развитие информационных технологий во всем мире можно объяснить тем, что интенсивность информационных потоков быстро возросла в результате становления информационного пространства и развития процессов глобализации мировой экономики. Обработка информации для выработки управляющих воздействий и принятия управленческих решений занимает слишком много времени, поэтому управленческая деятельность, несомненно, нуждается в эффективном информационном обеспечении.

Воздействие информационной экономики на систему менеджмента предприятий выражается, в первую очередь, в резко возросшем информационном потоке и потребности принимать управленческие решения в ускоренном режиме в условиях конкурентной среды. Совершенствование управленческих технологий тесно связано с формированием, внедрением и применением средств управления, представляющих собой комплекс инструментальных, организационных и методических мероприятий. В роли средств такого рода выступают информационно-коммуникационные технологии, которые обеспечивают управление показательно увеличивающимися информационными ресурсами в главных видах управленческой деятельности предприятия, такими как: стратегическое планирование, маркетинг, качество продукции и услуг, управление, антикризисное управление, финансовый учет и т.д. В таком случае изменения настигают не только объемов, форм и местоположения информации, но и ее содержания ввиду трансформации функций и задач управления организацией в условиях современной экономики. Основная задача управления – это увеличение эффективности систем управления посредством компетенции менеджеров компании, увеличения скорости принятия стратегических решений, уверенности в осуществлении нестандартных процессов управления. В условиях информационной экономики роль информационно-коммуникационных технологий существенно возрастает. Называясь элементом инфраструктуры, икт становятся основным средством ведения электронного бизнеса. В традиционных моделях ведения информационной деятельности информационно-коммуникационные технологии являются инфраструктурой, совместно с административным обеспечением (юридические услуги, кадры), финансовым учетом и т.д.

Основой процесса создания и совершенствования системы информационно-коммуникационных технологий управления организацией являются взаимоотношения объекта и субъекта. Объект управления – это система информационно-коммуникационных технологий, которая используется для удовлетворения внешних и внутренних потребностей в информационном обслуживании, учитывая изменяющиеся факторы внутренней и внешней среды организации. Субъект управления – система управления организацией в лице президента компании (исполнительного директора) по информационным ресурсам, другими словами, информационного менеджера. Объект управления необходимо проанализировать в определенном аспекте, который обусловлен обязательным применением методологического подхода, для теоретического познания системы в целом. Методологическим подходом называется способ видения действительности через призму научных категорий, который может быть представлен в виде совокупности научных методов. Современная наука широко использует такие подходы как:

 Системный подход. Данный подход базируется на научной категории «система»;

 Информационный подход. Базируется на категории «информация»;

 Стратегический подход. Категория «стратегия»;

 Деятельностный подход. Такой подход основывается на категории «деятельность»;

 Вероятностно-статистический подход. Научная категория «возможность»;

 Кибернетический подход. Категория «обратная связь»;

 Дескриптивно-нормативный подход. Категория «норматив» и др.

Формирование и внедрение информационно-коммуникационных технологий должны основываться на объектно-ориентированном, стратегическом, информационном и системном подходах. Как правило, в литературе рассматривают информационный подход для определения информационных потоков, объектно-ориентированный и системный с целью формирования системы информационно-коммуникационных технологий.

Поставленные цели систем информационно-коммуникационных технологий должны обладать следующими свойствами: лаконичность, ясность, согласованность, продуктивность, достижимость, измеримость. К основным методам целеполагания относятся: модель «черного ящика», метод лингвистического анализа, парных сравнений, логической структуризации целей. Цели – это основа для построения стратегии создания и совершенствования системы информационно-коммуникационных технологий организации. В стратегию входят выбор и слежение за главными изменениями, которые происходят на рынке информационных технологий, применяемые в системе информационно-коммуникационных технологий организации, создающие условия стабильной работы и обеспечивающие высокую конкурентоспособность. Стратегия формирования ИКТ-системы является составной частью стратегии развитии всей организации в целом, а также выступает в роли системы взаимосвязанных стратегических решений в вопросах основных направлений ее развития, которые определяют ее деятельность.

Для систематизации большого числа видов общения в ходе рабочего процесса изучим уровни и виды коммуникаций, которые реализуются в ходе управления организацией. Стоит отметить, что существуют такие уровни коммуникации как внешние и внутренние; по видам – формальные и неформальные; вербальные и невербальные. Более подробно они будут изложены далее.

Внешние коммуникации осуществляются между организацией и ее внешней средой.

Внутренними коммуникациями называют общение в стенах организации между ее самыми разными уровнями и отделами (см. рис. 1). При этом информация может следовать по нисходящему каналу, то есть с более высоких уровней на более низкие. Данным образом, как правило, передают распоряжения, задания, инструкции к выполнению работы и проч.

Рис. 1.1. Уровни коммуникаций в организации

Кроме передачи информации по нисходящему каналу, организации также нужны коммуникации и по восходящему, то есть передача информации с более низких уровней на более высокие.

С помощью данного способа, руководству поступает информация о положении дел в различных уголках организации, как выполняются распоряжения, какие имеются проблемы. Обмен информацией вида «снизу-вверх», как правило, осуществляется в виде отчетов, предложений, служебных и должностных записок и проч. 

Стоит учитывать, что коммуникации восходящего типа зачастую характерны неточности. Причиной данного факта, как правило, становится умышленное редактирование реальной картины: подчиненные считают, что они должны приукрасить свои реальные достижения и преуменьшить свои промахи для получения благосклонности и избегания упреков со стороны своего руководства. Данное популярное нежелание передавать плохие новости получило название эффекта миманса.

Помимо коммуникаций на различных уровнях в организации также имеют место, так называемые, горизонтальные коммуникации – общение между различными элементами и отделами организации.

Зачастую, эффективность горизонтальных коммуникаций составляет 90%. Такую высокую эффективность можно объяснить хорошим уровнем взаимопонимания трудящихся на одном и том же уровне сотрудников, знанием взаимных проблем, что дает возможность во многом предсказывать содержание управленческого сообщения, точнее его трактовать и приспосабливать к конкретным участкам работы.

Вертикальные коммуникации являются менее эффективными. По различным исследованиям, лишь 20–25% информации, которая исходит от руководства организации, дойдет до непосредственных исполнителей и будет ими верно интерпретирована. То есть в четырех из пяти случаев информация либо будет грубо искажена, либо и вовсе не дойдет до адресата. 

 Также принимая во внимание то, что руководитель организации до 40% своего рабочего времени тратит на рассмотрение деловой документации и на осуществление функции контроля за исполнением (главные инженеры – до 30–40%, начальники подразделений – до 15–30%), а также начальник среднего уровня, выходя из кабинета первого руководителя, выносит за его двери лишь 30% информации, то несложно представить трудности системы управления и глубину разрыва в связи между высшим уровнем руководства и обычными исполнителями. С другой стороны, эти данные могут свидетельствовать о том, что до руководства организаций достигает не более 10% информации, которая была направлена в их адрес рядовыми исполнителями.

И внешние, и внутренние коммуникации делятся на такие виды: формальные и неформальные, которые будут описаны далее. Формальные каналы коммуникации идут через всю иерархию организации, а также распределяют ответственность за выполнение рабочих задач.

Неформальные же коммуникации не имеют связи с «узаконенными» каналами и структурой организации. Неформальное общение существует параллельно с формальным и интегрирует всех сотрудников организации, не завися от должностей и занимаемых постов.

Часто в практике управления можно встретить два типа внутренних неформальных каналов: «управление, которое основано на выходе в народ» и «виноградная лоза».

  • Управление, которое основано на выходах в народ (сокр. «УВН»). В данном случае руководство получает информацию о работе организации и состоянии дел напрямую из общения со своими подчиненными. При этом руководитель посещает отделы и сотрудников на их рабочих местах и из первых уст получает информацию о положении дел, имеющихся проблемах и трудностях. Помимо этого, руководитель организации при данном виде коммуникации может передать людям свои идеи и замыслы. Разговоры с сотрудниками формируют плодотворную почву для хороших человеческих взаимоотношений и последующего сотрудничества.

  • Виноградная лоза. Это неформальная коммуникативная сеть организации, которая объединяет всех ее членов и распространяет информацию по всем векторам. Данная сеть всегда имеет место, а также это каналы движения слухов по организации. Информация, которая передается по сети «виноградная лоза», посвящается организационным проблемам и, зачастую, является довольно достоверной. 

Один из наиболее серьезных промахов, совершаемых руководством – это утаивание правды и уход от ответа при общении с коллективом организации. Даже в случае отсутствия официального взаимодействия, все еще существует потребность в информации. Поэтому нечто непременно заполнит образовавшийся информационный «вакуум» – пересуды в коридорах, шепот за закрытыми дверями офисов, панические электронные письма...

Конечно, данные явления не принесут пользу организации, однако, это неизбежный исход любого обмана и отсутствия достоверной информации. Правдоподобной является лишь правда. Помимо этого, сотрудники всегда являются более умными, нежели их считает руководство, и всегда чувствуют неладное раньше самих менеджеров. Даже, если не делать никаких заявлений, истина все равно будет известной и для клиентов, и для сотрудников, и для поставщиков, и для компаний-партнеров.

В связи с тему по каналам распространения слухов информация следует гораздо быстрее, нежели по официальным каналам, руководители используют первый для запланированной утечки и распространения определенной информации вида «только между нами». В таком случае доверенным лицом руководителя становится, как правило, секретарь либо помощник. Данное доверенное лицо в ходе неформального общения (после рабочего дня либо в перерывах, в «курилках») зачастую общается с другими сотрудниками. 

Запланированная утечка информации, как правило, применяется в том случае, когда речь идет о вопросах, которые касаются изменений в организации производственной (управленческой) деятельности либо перемещениях в штате.

Можно определить еще один вид коммуникаций, встречающийся в любом межличностном общении, сопутствующий как формальным, так и неформальным коммуникациям - невербальное межличностное общение. Далее более подробно изучим явления вербального и невербального общения.

Общение людей посредством слов получило название вербального. Вербальное общение может быть устным, когда применяется разговорный язык (разговоры между людьми, по телефону, записи речи на различные носители) и письменным (письма, записи, бланки, использование электронной почты).

Структура речевого общения включает в себя значение и смысл слов, фраз. При этом важное значение имеет точность использования слов, их выразительность и доступность, корректность построения фраз и их доходчивость, верное произношение звуков, слов, выразительность и уместность интонации. 

Основой невербальной коммуникации является информация, которая передана отправителем без применения слов, взамен которых используются любые иные символы. Основными функциями невербальной коммуникации стоит считать дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по процессу коммуникации.

Невербальная коммуникация – довольно важный элемент делового общения. Он включает в себя жесты, мимику, позы, интонацию, стиль одежды, использование окружающего пространства и проч. Зачастую посредством данных средств передается довольно важная информация. 

Хотя речь и универсальное средство общения, она приобретает значение лишь в сумме с применением невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования подтверждают тот факт, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% – через интонацию и модуляции голоса. Это свидетельствует о важности исследования невербальных сигналов.

Определенная часть невербальной коммуникации не поддается контролю и является проявлением бессознательных процессов психики. Воспринимая данные сигналы, участники общения способны, с помощью интуиции, жизненного опыт и определенных знаний, декодировать данную информацию, которая не предъявляется партнером или специально сокрывается им.

Принципы создания стратегии развития системы информационно-коммуникационных технологий:

 Одобрение коллектива;

 Измеримость параметров (с целью проведения контроля);

 Оптимальность (критерий оценивания итогов выбора);

 Гибкость (легкое проведение изменений);

 Реалистичность;

 Непротиворечивость и сочетаемость целей;

 Обоснованность по ресурсам;

 Комплексность методов формирования и развития;

 Согласованность целей.

Существенное влияние на эффективность деятельности корпоративной системы управления оказывает учет таких тенденций развития информационно-коммуникационных технологий как конвергенции и глобализации, ликвидации промежуточных звеньев, обеспечение совместимости; усложнения информационных продуктов. В результате, изучая закономерности, значение и сущность информационно-коммуникационных технологий в современной экономике, можно подвести следующие итоги:

1. В основе определения информационно-коммуникационных технологий находятся два независимых процесса – информационные технологии и коммуникации. ИТ основываются на таких концепциях как технология, информатизация, информация; коммуникации описывают взаимодействия между субъектами (экономическими агентами), опосредованные некоторыми объектами (сообщениями).

2. Анализируя определения сущности информационных технологий, можно сделать вывод о том, что в современных условиях информационные технологии – это эффективный инструмент модернизации управления организацией. Основной целью информационных технологий является обеспечение эффективного использования информационных ресурсов предприятия: с целью поддержки при принятии управленческих решений; повышения конкурентоспособности всех подразделений организации, учитывая мнения потребителей; при исследовании влияния инвестиционно-инновационной деятельности организации; при формировании стратегических планов развития предприятия.

3. В современной экономике роль ИТ определяется двумя группами факторов: факторы, исходящие от пользователей ИТ (уменьшение стоимости ПО и оборудования, зависимость успешности организации от ее гибкости, возрастание потребностей в новых видах деятельности) и факторы, исходящие от производителей информационных технологий (формирование новых видов деятельности, создание новых секторов рынка информации, которые содержат новые товары ИТ, расширение взаимосвязей между партнерами компании, формирование новой инфраструктуры компании).

4. Коммуникации – это сложное социальное явление, описываемое как: культура субъектных отношений, аспект технологии, сфера деятельности, система, функция, услуга, канал связи, процесс. Используя данные описания, специалисты построили системную модель, которая рассматривает коммуникационный процесс как равноправный диалог, а не монолог. В такой модели наряду с процессами коммуникаций главную роль играют взаимодействия и информационные потоки.

5. Объединение коммуникационных процессов и информационных технологий привело к формированию нового термина «информационно-коммуникационные технологии». Последующее изучение воздействий информационных тенденций на информационно-коммуникационные технологии определило, что при их применении основной упор делается на коммуникационные процессы, которые отвечают за взаимодействия потребителей, а также их информационное обслуживание.

6. В соответствии с концепцией маркетинга взаимодействий, в настоящее время этап в развитии информационно-коммуникационных технологий предполагает становление сетевых технологий и Интернет-технологий. В современной экономике именно данные сети формируют виды бизнеса [20, с. 91].

На основе методологий управления можно сделать вывод, что функции управления ИКТ-системой организации – это относительно обособленные управленческие направления. Специалисты различают обеспечивающие и основные функции. Обеспечивающие функции направлены на формирование условий для осуществления стратегий создания и совершенствования, основные – на осуществление данной стратегии.

Просмотров работы: 2