Безопасность в системе электронного документооборота - Студенческий научный форум

XVI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2024

Безопасность в системе электронного документооборота

 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

Современный этап общественного развития обусловлен тем, что во всех развитых странах мира под влиянием процессов научно-технического прогресса значительно изменяются и совершенствуются процессы взаимодействия с информацией, поскольку именно информация несет в себе особую ценность.

Процесс распространения информации охарактеризован развитием систем документооборота, в том числе и электронного. Поскольку в современном мире, значительное количество процессов переходят в онлайн-режим, электронный документооборот приобретает особую важность и становится инструментом, обеспечивающим повышение эффективности деятельности.

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, подчеркивая его основные преимущества, в частности такие как: мгновенный доступ к информации, повышение производительности организации, уменьшение издержек, минимизация влияния «человеческого фактора» и т.д.

СЭД выступает одним из фундаментальных элементов взаимодействия в процессе реализации задач между отделами, подразделениями, органами управления, контрагентами и т.д. Многие российские и зарубежные компании в своей деятельности подчеркивают, что внедрение систем электронного документооборота позволяет усовершенствовать процессы обмена информации, облегчить коммуникацию и ускорить взаимодействие. Так, на сегодняшний день, более 90% отечественных компаний осуществляют свою деятельность с использованием современных системы электронного документооборота. Динамика роста в долевом выражении компании, использующих системы электронного документооборота в России, представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Динамика компаний в РФ, использующих электронный документооборот в %[1]

Но, хотелось бы отметить, что несмотря на всю совокупность преимуществ от внедрения СЭД, данный процесс обусловлен появлением новых рисков и угроз объектам информационной безопасности. Так, в прошлом году ведущей компанией в области информационной безопасности – InfoWatch было проведено исследование, в котором выявлено, что на территории Российской Федерации произошел резкий скачок количества утечки данных. Так, количество утечки информации увеличилось почти втрое в сравнении с 2017 годом и составило 710[2].

Рисунок 2. Количество утечек данный в России в период 2017-2022 гг. [2]

Полный переход на электронный документооборот неизбежен с позиции эволюции экономических систем и научно – технического прогресса, но следует учитывать все возникающие риски, формируя стратегии и программы развития цифровой среды на научной основе.

Вследствие этого, компании, использующие системы электронного документооборота, должны не только опираться на преимущества СЭД, но и обеспечить комплекс мероприятий, которые направлены на предупреждение и минимизацию последствий атак.

Комплекс мероприятий по обеспечению информационной безопасности СЭД должен опираться на нормы законодательства РФ. Так, положения Федерального закона№ 152-ФЗ «О персональных данных» [3] позволяет определить способы обработки, хранения и доступа к информации, совокупность прав субъекта персональных данных, обязанности операторов и меры ответственности. Согласно Федеральному закону № 187-ФЗ «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации» (КИИ)[4], под его действие попадают не только государственные органы и учреждения, крупный бизнес, но и средние и небольшие компании, представленные как через юридические лица, так и индивидуальных предпринимателей.

Необходимость формирования комплексной нормативно-правовой базы по обеспечению информационной безопасности обусловлена тем фактом, что на сегодняшний день усложнились угрозы СЭД. В частности, в зависимости от классификационных характеристик угрозы могут быть естественными и искусственными, антропогенными и техногенными, стихийными и т.д.

Наиболее часто повреждение информации, а именно в 45% случаев, происходит в связи с физическими причинами, таким как стихийные бедствия, поломка аппаратуры и т.п. В 35% случаев угрозами для информационных данных выступают ошибки пользователя, а около 20% - обусловлено вредоносными программами и хакерскими атаками.

В качестве основных направлений повышения безопасности электронного документооборота следует выделить:

  • преобразование файлов в специальный формат, что позволит обеспечить защиту от перехвата информации;

  • привязка к устройству получателя, что позволит получать доступ к информации лишь на легитимном компьютере;

  • контроль распространения и использования, который позволяет отслеживать открытие документов в режиме реального времени с учетом географических и временных характеристик.

Таким образом, можно сделать вывод, что для эффективного использования системы электронного документооборота следует обращать внимание не только на несомненные плюсы, но и на угрозы, которые обусловлены необходимостью обеспечения информационной безопасности. В деятельности организаций, которые применяют системы электронного документооборота должен применяться комплексный подход которые будет обеспечивать защиту информации на всех уровнях: от физической защиты до использования инновационных технологий и искусственного интеллекта.

Список литературы

  1. Дупленко А. Г. Средства криптографической защиты электронного документооборота //Проблемы сертификации, управления качеством и документационного обеспечения управления. – 2022. – С. 25-28.

  2. Белов И. И. Роль технологий искусственного интеллекта в цифровой трансформации делопроизводства и архивного дела // Научный вестник Крыма. 2022. №4 (39).

  3. Утечки информации ограниченного доступа в России за 2022 год URL: https://www.infowatch.ru/analytics/analitika/utechki-informatsii-ogranichennogo-dostupa-v-rossii-za-2022-god (дата обращения 27.10.2023 г.)

  4. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» // Российская газета от 29 июля 2006 г. N 165.

  5. Федеральный закон от 26 июля 2017 г. N 187-ФЗ «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации» //Российская газета от 31 июля 2017 г. N 167.

Просмотров работы: 14