XV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2023

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправки. Электронный документооборот - обмен электронными данными, документами или сообщениями между лицами. Он осуществляется в специальных системах - сервисах, которые обеспечивают непрерывный оперативный обмен информацией внутри любой структуры.

Рассмотрим его основные недостатки. Несмотря на то, сколько преимуществ он имеет, существует ряд достаточно важных проблем. К примеру, в настоящее время внедрение систем электронного документооборота повсеместно обойдется достаточно дорого. Само внедрение системы, техподдержка, обучение персонала пользованию новыми системами, а также необходимые новые рабочие места и индивидуальная доработка системы под каждую сферу и подразделение индивидуально – все это требует большое количество затрат.

Поиск документов – следующая проблема современного документооборота. Функция поиска документов очень важна. Особенно, если это качается архивов. Для того, чтобы работать с тысячами документов, система должна обладать хорошими настройками поиска, быстрой обработкой информации в разделах хранилища. А, как известно, такое программное обеспечение стоит не дешево. Снова требуются большие затраты.

Доступ к базе данных – еще одна проблема, с которой мы сталкиваемся в современном документообороте. Обычно к базе данных имеет доступ один человек в организации. Однако, чаще всего необходимо предоставлять доступ нескольким специалистам. Для этого появляется необходимость делать копии документов, которые увеличивают сам документооборот и его стоимость.

Также зачастую мы сталкиваемся с проблемой в законодательстве. Система электронного документооборота требует своего регулирования. В настоящее время перечень нормативно-правовых актов все еще дополняется и совершенствуется. Отсюда вытекает еще одна сложность. Архивы трудны в регистрации. Поэтому компании в большинстве случаев предпочитают использовать договоры, которые основываются на актах, связанных с бумажным документооборотом.

Остро стоит проблема с юридической силой электронных документов. Несмотря на то, что система электронного документооборота сейчас внедряется во все сферы, не все хотят ее принимать. Многие госорганы и суды отказываются принимать юридическую силу таких документов. Так же встает проблема уничтожения бумажных документов, которые перешли в электронный формат. Для этого процесса необходимо создание особых правил.

Как и бумажные, электронные документы нуждаются в подписи уполномоченных лиц. Подделка этой подписи требует криминалистической экспертизы. Для цифровой же подписи требуется особый ключ. Однако, как известно, в безопасности любой системы можно найти «дыру», которой могут воспользоваться злоумышленники и сфальсифицировать документ и распоряжаться им как хотят. Поэтому для сохранения целостности информации требуются специалисты, которые будут «латать эти дыры» в системе безопасности. К сожалению, все это снова требует затрат.

Изучив все эти проблемы, можно выделить одну основную – денежное обеспечение электронного документооборота. С какой стороны мы бы не рассматривали этот процесс, везде требуется финансирование столь дорогой системы [2].

Таким образом, в данной статье были рассмотрены основные проблемы современного документооборота. Несмотря на то, что мы рассмотрели достаточное количество недостатков, с которыми нужно бороться и которые действительно затрудняют повсеместное использование, СЭД является довольно эффективной. Преодолев все трудности ее использования, различные сферы жизни станут гораздо проще

Список литературы

ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения,

URL: https://legalacts.ru/doc/gost-r-51141-98-gosudarstvennyi-standart-rossiiskoi-federatsii/

Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утв. решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25 декабря 2020 г. N 34)) пункт 3.

Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Указ Президента РФ от 10 октября 2019 г. № 490 «О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации».

Указ Президента РФ от 5 декабря 2016 г. N 646 «Об утверждении Доктрины информационной безопасности Российской Федерации».