Преимущества современного электронного документооборота - Студенческий научный форум

XV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2023

Преимущества современного электронного документооборота

Емельянова А.Е. 1
1Южно-Российский институт управления РАНХиГС
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправки [1]. Электронный документооборот - обмен электронными данными, документами или сообщениями между лицами. Он осуществляется в специальных системах - сервисах, которые обеспечивают непрерывный оперативный обмен информацией внутри любой структуры. Данный способ включает в себя множество взаимосвязанных характеристик и элементов, которые в совокупности обеспечивают безопасную передачу данных при устранении необходимости хранения бумажных аналогов. Основные составляющие современного электронного документооборота представлены на рисунке 1.

 

Рисунок 1

Характеристика электронного документооборота

[Ст. Автором]

Важно также отметить, что данный подход к обращению с документами имеет как достоинства, так и недостатки. Рассмотрим основные преимущества по отношению к компаниям и бизнесу в целом. Как правило, использование ЭДО способствует развитию бизнеса. Компании приобретают возможность:

сократить траты рабочего процесса;

обеспечить оптимальную коммуникацию всех структур;

обеспечить юридическую значимость документов;

облегчить работу с документами;

гарантировать безопасность;

минимизировать ошибки.

Все это создает благоприятные возможности для любой организации, так как прежде всего у сотрудников появляется больше возможностей направлять свои ресурсы на решение более сложных задач и важных поручений. В то же время, положительный эффект принимает и руководство. Они получают обширный доступ, а как следствие и контроль над всеми данными в структуре. Также они могут оперативно отслеживать этапы исполнения тех или иных стратегических задач и целей.

Также, стоит отметить, что более распространённой классификацией преимуществ является следующее:

гарантии электронной цифровой подписи;

оперативность обмена документами;

быстрота оформления и корректировки электронных документов;

удобство хранения и поиска документов;

комплексность системы электронного документооборота и ее интеграция с другими программами.

Таким образом, мы наглядно рассмотрели преимущества современного электронного документооборота. В целом система электронного документооборота все же является более эффективной, чем бумажный документооборот. Мы видим, что с каждым днем она внедряется все глубже и шире в различные сферы и государство всячески этому способствует. Перейдя полностью на электронный документооборот и создав эффективную систему контроля, государство достигнет новых уровней не только в бизнесе, но и в различных сферах жизни общества.

Список литературы

ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения,

URL: https://legalacts.ru/doc/gost-r-51141-98-gosudarstvennyi-standart-rossiiskoi-federatsii/

Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Указ Президента РФ от 10 октября 2019 г. № 490 «О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации».

Указ Президента РФ от 5 декабря 2016 г. N 646 «Об утверждении Доктрины информационной безопасности Российской Федерации».

Просмотров работы: 19