Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения, исполнения или отправки [1]. Электронный документооборот - обмен электронными данными, документами или сообщениями между лицами. Он осуществляется в специальных системах - сервисах, которые обеспечивают непрерывный оперативный обмен информацией внутри любой структуры. Данный способ включает в себя множество взаимосвязанных характеристик и элементов, которые в совокупности обеспечивают безопасную передачу данных при устранении необходимости хранения бумажных аналогов. Основные составляющие современного электронного документооборота представлены на рисунке 1.
Рисунок 1
Характеристика электронного документооборота
[Ст. Автором]
Важно также отметить, что данный подход к обращению с документами имеет как достоинства, так и недостатки. Рассмотрим основные преимущества по отношению к компаниям и бизнесу в целом. Как правило, использование ЭДО способствует развитию бизнеса. Компании приобретают возможность:
сократить траты рабочего процесса;
обеспечить оптимальную коммуникацию всех структур;
обеспечить юридическую значимость документов;
облегчить работу с документами;
гарантировать безопасность;
минимизировать ошибки.
Все это создает благоприятные возможности для любой организации, так как прежде всего у сотрудников появляется больше возможностей направлять свои ресурсы на решение более сложных задач и важных поручений. В то же время, положительный эффект принимает и руководство. Они получают обширный доступ, а как следствие и контроль над всеми данными в структуре. Также они могут оперативно отслеживать этапы исполнения тех или иных стратегических задач и целей.
Также, стоит отметить, что более распространённой классификацией преимуществ является следующее:
гарантии электронной цифровой подписи;
оперативность обмена документами;
быстрота оформления и корректировки электронных документов;
удобство хранения и поиска документов;
комплексность системы электронного документооборота и ее интеграция с другими программами.
Таким образом, мы наглядно рассмотрели преимущества современного электронного документооборота. В целом система электронного документооборота все же является более эффективной, чем бумажный документооборот. Мы видим, что с каждым днем она внедряется все глубже и шире в различные сферы и государство всячески этому способствует. Перейдя полностью на электронный документооборот и создав эффективную систему контроля, государство достигнет новых уровней не только в бизнесе, но и в различных сферах жизни общества.
Список литературы
ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения,
URL: https://legalacts.ru/doc/gost-r-51141-98-gosudarstvennyi-standart-rossiiskoi-federatsii/
Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ.
Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
Указ Президента РФ от 10 октября 2019 г. № 490 «О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации».
Указ Президента РФ от 5 декабря 2016 г. N 646 «Об утверждении Доктрины информационной безопасности Российской Федерации».