XV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2023

Любой официальный процесс сегодня невозможно представить без использования разнообразных категорий и видов документов. Между различными организациями, которые осуществляют свои действия в соответствии с установленными правилами и принципами, происходит постоянный обмен документами. Другими словами, любые организации могут участвовать в системе документооборота. Причём документооборот может быть как внутренним, так и внешним, то есть обеспечивается взаимодействие с различными участниками, находящимися во внешней среде. Как известно, документооборот являются сложным процессом, в котором существует множество уникальных особенностей. Эти особенности необходимо принимать ко вниманию в процессе организации управленческой деятельности не только в коммерческом секторе, но и в органах государственной власти.

Повышением эффективности документооборота занимаются уже не одно столетие люди, которые напрямую или косвенно с этим связаны. Однако, повысить эффективность документооборота удалось только благодаря появлению разнообразных технических средств связи и инновационных технологий. Изначально на повышение качества документооборота оказало влияние создание телеграфа, а впоследствии телекоммуникационных каналов связи. В сегодняшних реалиях компьютерная и офисная техника оказывает фундаментальное воздействие на систему документооборота, который перешёл в электронную форму.

Благодаря созданию систем электронного документооборота удалось значительно сократить время прохождения разных документов между всеми участниками этой процедуры. Но, после появления новшеств возникли проблемы. Одна из них связана с тем, что не совсем понятно, как можно убедиться, что документ является подлинным и соответствует всем установленным правилам и указаниям. Кроме того, изначально не совсем было ясно, каким образом определить подлинность лица, подписавшего такой документ. Причина связана с тем, что если не доказать подлинность документа и не установить правомочные действия подписавшего его лица, он может отказаться от собственных обязательств, прописанных в таком документе. Данную проблему можно решить с помощью системы юридически значимого электронного документооборота.

Ключевое отличие рассматриваемой системы юридически значимого электронного оборота по сравнению со стандартными системами электронного оборота связано с областью распространения так называемой электронной цифровой подписи с её дальнейшим использованием. Электронная цифровая подпись позволяет проверить достоверность документа и убедиться в том, что он является целостным. Очень часто стандартные системы электронного документооборота могут применяться субъектами для внутренних процессов. Основная роль документов связана с тем, что в них имеется вся необходимая информация, которая позволяет участникам управленческого процесса принимать значимые решения. Однако, если электронный документооборот является внешним, то все документы, пересылаемые другим участникам общественных отношений, должны быть подкреплены соответствующими юридическими подтверждениями. Следовательно, в таком случае документ должен быть значимым с юридической точки зрения. Если появляются какие-либо разногласия или претензии между контрагентами, органами власти или другими участниками общественных отношений, такие документы могут использоваться в качестве доказательств на досудебной стадии разбирательства или в рамках рассмотрения спора в судах. Если существует бумажный документооборот, то на любой бумаге присутствуют подписи субъектов, несущих ответственность за определённые действия, а также всегда проставляется печать юридического лица. При этом нужно понимать, что данные реквизиты должны быть установлены в том случае, если этот момент предусматривается в нормах законодательства Российской Федерации.

В системе электронного документооборота подпись и печать заменяется электронной цифровой подписью. С юридической точки зрения электронная цифровая подпись считается полным аналогом стандартной подписи, которую человек ставит ручкой в документе, а также заменяет печать в случае необходимости. С помощью электронной цифровой подписи можно подтвердить принятие различных обязательств субъектом, который владеет подписью. Более того, используя электронную цифровую подпись, другая сторона в договорах может удостовериться в том, что документ является целостным, и отсутствуют какие-либо неправомерные изменения, вносимые со стороны других лиц.

На законодательном уровне в Российской Федерации установлена возможность обмена различными видами документов в электронном виде. Например, данные позиции раскрываются в Налоговом кодексе, а также в некоторых иных нормативных правовых актах. Сегодня различные виды юридических лиц, в частности, индивидуальные предприниматели и организации, имеют возможность сдавать в электронном виде отчётность в контрольно-надзорные органы, а также производить обмен электронными счетами-фактурами и другими документами, где присутствует электронная цифровая подпись [1].

В нынешних условиях любое юридическое лицо или физическое лицо обладают возможностью отправлять электронные документы, имеющие формальную и неформальную основу контрагентам, а также в контрольно-надзорные органы. Важным условием законности и достоверности данных, находящихся в этих документах, является наличие электронной цифровой подписи, подкрепляющей все те факты, которые изложены в документах.

За последние 2 года мировой рынок электронных цифровых подписей увеличился практически в два раза. По итогам 2022 года размер мирового рынка электронных подписей приближается к отметке в 5 млрд. долларов. Глобальные расходы на программное обеспечение и сервисы, которые необходимы для работы с электронной подписью, составляют приблизительно 5 миллиардов долларов. Рынок электронных подписей развивается во многих странах, но при этом на первом месте находятся Соединённые Штаты Америки. На втором месте находится Европа, которая по объёму рынка уступает лидеру. Помимо этого, на европейском рынке присутствует множество различных участников, а также нишевых производителей.

В Российской Федерации для повышения эффективности использования подобных электронных цифровых подписей, власти внедрили усиленную квалифицированную электронную подпись. Этим инструментом могут пользоваться индивидуальные предприниматели и юридические лица, а также другие участники рыночных отношений. Популярность усиленной электронной квалифицированной подписи возросла в тот период, когда в России существовал режим многочисленных ограничений, вызванных пандемией коронавирусной инфекции. Статистика выдачи сертификатов на использование усиленной электронной подписи за последние 3 года выглядит следующим образом:

Рисунок 1 – Динамика выдачи сертификатов на усиленную электронную квалифицированную подпись [2]

Таким образом, наглядно видно, что количество выдаваемых сертификатов на использование усиленной электронной квалифицированной подписи с каждым годом растёт. Бизнес заинтересован в использовании таких подписей, поскольку при их применении можно получать определённые выгоды в виде налоговых вычетов, льгот, а также возможности без посещения налоговой инспекции осуществлять различные операции.

Несмотря на всю полезность и эффективность использования электронных цифровых подписей в современных условиях, эта система не лишена проблем. Одной из значимых проблем в этом случае можно назвать доверие к электронной цифровой подписи лиц, которые принимают участие в юридически значимом электронном документообороте. Следовательно, процесс организации юридически значимого электронного документооборота реализуется только благодаря применению специальных сертификатов электронной цифровой подписи. Выдают эти сертификаты доверенные удостоверяющие центры. Они должны в соответствии с нормами действующего законодательства пройти сертификацию.

Внешняя система электронного документооборота базируется на важном свойстве, суть которого связана с необходимостью передачи различных документов по незащищённым телекоммуникационным каналам связи. Следовательно, внешняя система электронного документооборота потребует применения различных инструментов криптографической защиты. Соответственно, необходимо обеспечивать качественную защиту системы электронного документооборота.

Все организации, которые имеют статус доверенных удостоверяющих центров, могут предоставлять различные услуги для защиты юридически значимого электронного документооборота, поскольку он формируется между разными контрагентами. Другими словами, они могут предоставить доступ к собственным системам юридически значимого электронного документооборота. На основании использования этих систем, у участников рынка формируется несколько значимых возможностей:

Импорт различных документов, которые могут быть получены из специальных корпоративных автоматизированных систем, упрощается. Кроме этого, документы могут быть созданы в системе юридически значимого электронного документооборота.

Осуществление специального входного контроля всех реквизитов.

Шифрование различных документов путём применения криптографической защиты.

Организация простого и эффективного обмена между всеми участниками электронного документооборота.

Обмен между участниками специальными протоколами, свидетельствующими о приёме документов.

Все системы, которые обеспечивают юридически значимый электронный документооборот, сталкиваются с определёнными проблемами, мешающими их эффективному и системному развитию. Одной из таких проблем является наличие огромного количества разнообразных документов. Говоря о формализованных документах, нужно отметить, что с ними все процессы происходят достаточно просто. Причина в том, что форма таких документов утверждена законодателем. Среди неформальных документов может присутствовать большое количество различных видов приказов, отчётов и писем. Во всех организациях эти документы могут между собой отличаться. Соответственно, в этом контексте нужно произвести глубокий анализ и исследование механизма сопоставления, а также согласования таких документов. Рекомендуется эту процедуру максимально автоматизировать, создав тем самым все инструментальные технологии, позволяющие составлять новые формы документов. Неформализованный документ с помощью этих инструментов можно разделять на несколько взаимосвязанных реквизитов, а впоследствии согласовывать их.

Необходимо продолжить интеграцию юридически значимого электронного документооборота не только в организации, но и предоставлять для физических лиц. Основная проблема в этом случае связана с небольшой распространённостью электронной цифровой подписи между физическими лицами. Физическое лицо может получить электронную цифровую подпись только в том случае, когда появляется необходимость приобрести определённую государственную или муниципальную услугу, обращаясь для этого к специальным электронным платформам. Более того, физическое лицо может участвовать в электронных торгах, где нужна такая подпись. Есть возможность частично представленную проблему решить на основе интеграции специальных электронных карт, или интегрировать квалифицированную подпись в sim-карты пользователей. Но, в нынешних условиях эта проблема может быть решена благодаря организации массового выпуска новых сим-карт или электронных паспортов, где в чипе будут находиться все необходимые данные, которые касаются юридически значимой электронной цифровой подписи.

В результате изложенной информации необходимо сделать общий вывод о том, что юридически значимый электронный документооборот в нынешних условиях может существовать только благодаря привлечению к этому процессу государства, физических и юридических лиц. Количество субъектов, которые активно пользуются юридически значимым электронным документом оборотом, ежегодно возрастает. Необходимо решить проблему внедрения юридически значимых электронных цифровых подписей среди физических лиц, поскольку таким образом они смогут получать государственные и муниципальные услуги не выходя из дома.

Список литературы

Танербергенов М. М. Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) //Техника и технология нефтехимического и нефтегазового производства. – 2022. – С. 158-159.

Официальный сайт Tadviser (Государство. Бизнес. Технологии) [Электронный ресурс] – URL: https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Электронная_подпись_(ЭЦП) (дата обращения: 12.03.2023)