XV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2023

С каждым годом интерес к электронному документообороту только возрастает. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, также то, что удалось систематизировать понятия, задействованные в электронном делопроизводстве, и создать правовой «фундамент», расширение сферы применения электронных цифровых подписей, а также снижение стоимости программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них ускорили процесс внедрения электронного оборота в Российской Федерации.

Развитие концепции юридически значимого электронного документооборота в современных условиях имеет высокую актуальность. Вопросы внедрения ЮЗЭДО вызывают интерес у большего количества компаний. Организации находятся в постоянном взаимодействии как с внешними, так и с внутренними субъектами: заключают сделки с партнерами, обмениваются информацией со сторонними предприятиями, аккумулируют данные внутри собственной системы, принимают участие в государственных закупках, а также пребывают в постоянном поиске наиболее приемлемых решений для внедрения и применения электронной подписи, хранения документации в электронном виде.

В определениях ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» юридическая сила документа — это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Развитие юридически значимого документооборота началось в 2002 году, когда был принят Федеральный Закон №1 «Об электронной цифровой подписи». Новый импульс тенденция перехода к ЮЗЭДО получила в начале 2010-х: обновленные нормативные акты позволили использовать первичные электронные документы. Операторами электронного документооборота были предложены первые решения для организации ЮЗЭДО.

В 2012 году произошёл новый скачок развития в сфере ЮЗЭДО, это случилось благодаря принятию нового Федерального Закона №63 «Об электронной подписи» и внесению в Налоговый кодекс изменений, допускающих обмен счетами-фактурами в электронном виде. Кроме того, Правительством Российской Федерации было принято постановление, в котором содержались требования к документам, применяемым по налогу на добавленную стоимость.

В 2015 году интерес заказчиков к ЮЗЭДО в очередной раз вырос. На сегодняшний день обмен электронными документами активно происходит и между коммерческими организациями, и между ведомствами, а пользователи ЕПГУ получают юридически значимые уведомления по все большему кругу вопросов.

Правовой «фундамент» системы ЮЗЭДО необходим для того, чтобы разработать механизм определения и признания ответственности и прав. В процессе принятия документов к исполнению субъект должен чётко понимать, что его действия не нарушают норм законодательства и не выходят за пределы его собственных полномочий. При этом важно отметить, что электронный документ — это файл, в котором помимо основной информации также содержатся и реквизиты, необходимые для идентификации данного документа. Для того, чтобы понимать связь между этими составляющими, необходим четкий механизм.

Согласно законам в сфере электронного документооборота (например, №149-ФЗ) и ГОСТу Р 7.0.8-2013 юридическая сила документа — это свойство, которое придаёт ему «официальность». Под значимостью принято понимать, что электронный формат документации равнозначен бумажному, также он сохраняет за собой все признаки последнего.

«Правовую силу» юридически значимой документации обеспечивают уполномоченные организации, то есть операторы электронного документооборота, которые в обязательном порядке прошли процедуру заверения в Федеральной налоговой службе Российской Федерации.

Если говорить о перспективах юридически значимого документооборота, то важно отметить, что в данном направлении многое зависит от окупаемости решений, предложенных операторами. А это зависит от степени массовости обмена. Каждый из субъектов, задействованных в данной системе, заинтересован в том, чтобы это происходило еще интенсивнее: и операторы, которым важна окупаемость, и компании, желающие подключить к юридически значимому электронному документообороту всё большее число своих контрагентов. Это объясняется тем, что эффективность обработки электронных документов гораздо выше.

Проанализируем статистику по РФ (Рис 1).

Рис.1 Динамика внедрения ЮЗЭДО в России

Согласно данным, проиллюстрированным на рисунке 1, темпы развития ЮЗЭДО с каждым годом только увеличиваются, стоит заметить, что рост рассматриваемых показателей был интенсивнее в период с 2019 по 2021 год. Причиной такого резкого скачка стала пандемия, которая стала катализатором для многих организаций при переходе на электронный документооборот.

Таким образом, можно сказать, что внедрение юридически значимого документооборота необходимо для того, чтобы упростить многие процессы, связанные с передачей данных, сократить время на проведение тех или иных процедур, положительно повлиять на динамику операционной эффективности и прибыли. Важно отметить, что успешное внедрение ЮЗЭДО не может быть проведено без чёткого понимания основных принципов и определений, относящихся к данной сфере, а также без грамотного координирования на законодательном уровне.

Библиографический список

Кан К.С., Еременко Ю.Н. ЮРИДИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО). [Электронный ресурс] https://edo.pochta.ru/

СЭД (Рынок России). [Электронный ресурс] https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России)

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (утв. Приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст).