XV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2023

Ведение документооборота является неизменной частью любой организации. В связи с этим, при управлении УИС, согласно Концепции ее развития до 2030 года, особое место занимает делопроизводство и работа с обращениями граждан в учреждениях и органах УИС, как своего рода гарант обеспечения их прав и законных интересов, а с другой - как важнейший элемент эффективного функционирования деятельности пенитенциарной системы.

Несекретное делопроизводство и работа с обращениями граждан в учреждениях и органах УИС в современных условиях приобретают особую значимость. Своевременность и правильность принятия управленческих решений, эффективность деятельности подразделений Федеральной службы исполнения наказаний, соблюдение прав и законных интересов сотрудников, заключенных под стражу и осужденных, других категорий граждан зависит от того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, а также с обращениями граждан во многом зависит

Проведенное теоретическое исследование позволило выявить содержание и систему делопроизводства в учреждениях и органах УИС, ее принципы и задачи, особенности функционирования и нормативно-правовой регламентации, сформулировать некоторые предложения по ее совершенствованию.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника, осуществляющего делопроизводства в учреждениях и органах УИС. [1]

Организационно-распорядительные и справочно-информационные документы, составляющие документооборот УИС, многообразны, и каждый из них (приказ, протокол, устав, справка, письмо, договор, акт и др.) имеют свои особенности и характеристики.

Исследование подтвердило рабочую гипотезу о том, что порядок оформления документов, контроля за их подготовкой и исполнением, правила формирования, оформления и ведения номенклатурных дел в учреждениях и органах УИС, работы с электронными документами нуждаются в совершенствовании и правовой детализации в современных условиях.

Осуществив анализ литературных источников по теме, можно прийти к следующему выводу, что производство в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы представляет собой специфический вид профессиональной деятельности, обеспечивающей создание официальных документов и организацию работы с ними, а также с документами, поступающими от других организаций и граждан . [2]

Таким образом, понятие «делопроизводство» включает в себя два основных элемента: «дело» (как документ или их совокупность, относящиеся к направлению деятельности учреждений и органов УИС) и «производство» (конкретную деятельность структурного подразделения учреждения или органа УИС, на которое возложены функции по его ведению).

Стоит отметить, что в современных условиях продолжающегося реформирования УИС, к делопроизводству предъявляются повышенные требования, для обеспечения его эффективности.

Так, реализация целей, изложенных в Концепции развития УИС на период до 2030 года, своевременное и адекватное реагирование на вызовы, перечисленные в указанном документе, предполагают повышение качества делопроизводства и документооборота, в том числе выбранного.

Принято различать несколько видов делового производства: общее, специальное, секретное и несекретное.

Общее делопроизводство направлено на документирование управленческой деятельности органов государственного управления, организацию при этой работе с документами. Он при этом затрагивает такие направления профессиональной деятельности, как управление финансовую, хозяйственную, кадровую, организационно-методическую и др.

Специальное делопроизводство ориентировано на реализацию конкретных, специфических функций органа управления. Например, ведение служебной переписки в учреждениях и органах УИС по направлениям служебной деятельности, составление и оформление документов, связанных с обеспечением функционмирования исправительных колоний, следственных изоляторов, тюрем, уголовно-исполнительных инспекций и др. Обеспечение документооборота в центральном аппарате ФСИН России.

Секретное делопроизводство осуществляется по специальным правилам, цель которых предотвратить утрату документов и сведений, составляющих государственную тайну. Оно, в частности, направлено на обеспечение документирования деятельности подразделений, реализующих оперативно-розыскную и другие деятельности закрытого характера, а также информацию ограниченного доступа. [4]

Несекретное делопроизводство осуществляется при создании, оформлении, получении и ведении открытой служебной документации, не содержащей элементы государственной тайны. [5]

Осуществленный в ходе исследования анализ нормативно-правовых и литературных источников по теме, их группировка и авторская интерпретация позволили выделить основные принципы организации делопроизводства в учреждениях и органах УИС:

- унификации (обеспечивающая единую форму, универсальную модель);

- стандартизации (устанавливающийся профессиональный стандарт как эталон для соответствия с ними других объектов);

- системности (как основы для установления единых требований к организации делопроизводства, его нормативно-методического обеспечения);

- централизации (сочетания функций в системах органов власти и управления, где центральным органом контроля делопроизводства в Российской Федерации является Госстандарт, а методического контроля - Росархив);

- децентрализации (самостоятельности министерств, ведомств, учреждений, предприятий и органов при организациях делопроизводства и документооборота в своих структурных подразделениях с учетом ведомственных задач). [6]

Задачи делопроизводства в учреждениях и органах УИС целесообразно делить на две большие группы: документационные и организационные.

Первые задачи на документирование процесса управления учреждением (органом), эффективной работы с документами. К ним относятся:

- прием и регистрация входящих, отправка исходящих документов;

- предоставление документов руководителю для ознакомления и резолюции;

- передача документов сотрудника - исполнителям;

-формирование, оформление и ведение номенклатурных дел;

- оформление организационно-распорядительных и справочно-информационных документов;

- ведение электронного документооборота;

- учет, использование, хранение и уничтожение печатей и штампов;

- прием и первичная обработка обращений граждан;

- осуществление контроля за сроками исполнения документов;

- информационно-справочная работа в процессе делопроизводства.

Организационные задачи делопроизводства ориентированы на оптимизацию процессов управления в учреждениях и органах УИС. К их числу относятся организация, обслуживание, подготовка и обучение:

- рабочее место руководителя;

- штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных);

- средства электронного документооборота;

- прием посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя;

- телефонных переговоров, выдача справок по телефону;

- документы для выезда в служебные командировки;

- методика организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства и т.д. [7]

Таким образом, проведенное исследование показало необходимость консолидации научно-методических усилий на разработке современных подходов к обеспечению делопроизводства в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы. Внедрение и регламентация в ведомственных нормативных правовых актов положений служебной цифровой трансформации, совершенствование электронного документооборота и применение современных форм создания, обработки и хранения документов. [8]

Библиографическийсписок

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. №2 149 - ФЗ; Указ Президента РФ «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационно-телекоммуниционных сетей международного информационного обмена» от 17.03.2008 г. № 351

2. Постановление правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

3. Постановление правительства РФ от 06.02.2010 № 63 (ред. от 20.10.2021)

«Об утверждении инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне»//www.garantm [сайт]. - URL: http:// www.garant.ru

4. Токарева В.И. Делопроизводство в УИС: учебное пособие. Рязань: Академия ФСИН России, 2014.

5. Приказ ФСИН России от 10.08.2011 г. №2 463 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы»; Приказ ФСИН России от 31.10.2013 г. № 615 «О внесении изменений в приказ ФСИН России от 10.08.2011 г. №2 463 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы».

6. Приказ ФСИН России от 21.07.2014 г. № 373 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности ФСИН, органов, учреждений и предприятий УИС с указанием срока хранения; Приказ ФСИН России от 10.08.2011 г. № 463 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы».

7. Ковалев О.Г., Вилкова А.В., Сухарева Е.В., Семенова Н.В. Организация профессиональной деятельности архивов учреждений или органов ФСИН России. М., 2021, 122 с. С. 39.

Код для цитирования: Скопировать