XV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2023

За последние 15 лет актуальность систем электронного документооборота (СЭД) заметно увеличилась, данный фактор подтверждается статистическими данными (рисунок 1) и многочисленным разнообразием научных работ экспертов и направлений исследований. Сегодня СЭД используется в государственном секторе, строительстве, торговле, машиностроении, медицине, ИТ сфере, образовании и науке. Непосредственным лидером в использовании СЭД является – государственный сектор и правовые структуры.

Базовая функциональность использолвания электронного документооборота в органах государственной власти раскрывается в следующих аспектах:

Регистрация поступающей документации и корреспонденции (использование потоков сканирования и создание определенной документации по шаблону);

Рассмортение документов и реализация их исполнения ( создание и согласование проектов резолюций и их декомпозиция – формирование дерева резолюций с помощью СЭД);

Создание документов по ГОСТу с помощью СЭД – быстрее, качественне и эффективнее;

Фиксирование факта приема или передачи документов при помощи СЭД;

Формирование системы классификации и поиска документов.

Рисунок 1. Отраслевое распределение проектов внедрения СЭД и ЕСМ [1]

В связи с данными факторами, возникает необходиомсть законодательного регулирования процессов взаимодейтсвия электронного документооборота органов власти.

Важность правового регулирования обусловлена стремительным развитием СЭД и ИТ в системе межведомственных коммуникаций. Стоит отметить, что с развитием СЭД продолжают развиваться также проблемы, которые связаны с конфиденциальностью информации (возможность организованной утечки информации и важной документации) и ее прозрачностью (для руководителей и всех органов – определение статуса документа на каждом этапе исполнения и формирования). Для определения, предупреждения и минимизации актуальных проблем, с 2014 года на территории РФ функционирует система МЭДО, которая формирует правовые основы регулирования и распространения СЭД в органах федеральной и исполнительной власти.

Основы правового регулирования СЭД в органах государственной власти: ФЗ №63 «Об электронной подписи», ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Налоговый кодекс, Гражданский кодекс, Указы Правительства и различных Министерств, а также специализированные государственные программы по усовершенствованию систем электронного документооборота и их повсеместному внедрению.

В январе 2015 года утверждено Правительством Российской Федерации постановление №1494, определяющее правила обмена документами в электронном виде, позволит повысить оперативность внутриведомственного и межведомственного взаимодействия. Данный документ стал итогом тесного сотрудничества Минкомсвязи России с различными ведомствами и ключевыми экспертами рынка по формированию единого подхода к организации электронного документооборота в органах власти.

Согласно постановлению Правительства РФ №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных и исполнительных органах власти», в 2015 году была создана система межведомственного электронного документооборота в органах государственной власти– МЭДО.

В 2021 году – доля межведомственного документооборота оборота достигла 75%, 25% составил бумажный документооборот. Министерством цифрового развития был подписан документ определяющий общие требования к порядку обращения с документами служебного пользования

В начале 2022 года, в рамках данной системы было подписано распоряжение, обязующее органы государственной власти отказаться от бумажного документооборота на морских и речных портах. Создана система – «Морской порт», объединять информацию и товарах, грузах, пассажирах и водителях морского транспорта в РФ. В данном контексте наблюдается тенденция распространения СЭД в структуры и ведомства государственного управления.

Министр цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области Евгений Полуянов выступил с докладом «Цифровые сервисы в интересах государства». Ростовская область – один из первопроходцев в направлении ЭДО, еще в 2006 году в регионе было принято решение о создании СЭД. Внедрение системы электронного документооборота на базе системы «ДЕЛО» можно отнести к числу инновационных проектов региона. Изначально система создавалась как единая для всех органов исполнительной власти и муниципальных образований Ростовской области. Одним из ключевых принципов ее создания являлась технология единого документа [4].

В рамках представленных тенденций, также с 2021 года сформировался новый порядок оформления электронной подписи, который реализуется во всех органах государственной власти, использующих дистанционную коммуникацию и участвующих в системе МЭДО. В Ростовской области, практическую деятельность данной системы регулируют следующие нормативно-правовые акты: Приказ Министерства цифрового развития, информационных технологий и связи от 06.11.2020 № 24 «Об утверждении методических рекомендаций по работе в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело». Согласно НПА, на территории Ростовской области между различными ведомствами передаются около 37 форм различных документов, например: переписка (документы) по вопросам бухгалтерского учета и финансовом обеспечении, переписка по основным направлениям деятельности ведомств, а также переписки по рассмотрению и организации различных мероприятий. Все нормативно-правовые акты, приказы, указы и постановления, также проходят через представленную систему.

Наиболее актуальным трендом является – защита информации, в рамках данного аспекта в июне 2022 года был реализован проект подключения ПАО «Ростелеком» к системе МЭДО в рамках Национального аттестационного центра – «Информзащита».

В связи с перечисленными трендами и новыми системами, возникает необходимость «расширения» правового регулирования, стоит выдвинуть гипотезу о необходимости использования СЭД в органах законодательной власти, а также локальных ведомствах и не только на центральных территориях РФ.

Таким образом, можно сделать вывод о стремительном развитии электронного документооборота в органах государственной власти. Выдвинутая гипотеза имеет особую актуальность в современных условиях, потому что, согласно статистике и мнению экспертов – СЭД в органах государственной власти характеризуются особым удобством. В связи с обозначенной актуальностью и широким распространением – необходимо контролировать и регулировать СЭД, возможно это только с помощью законодательства РФ, развитие СЭД в госсекторе возможно исключительно в рамках программ Правительства РФ и минимизации существующих проблем.

Литература:

СЭД в России: отраслевая специфика [ Электронный ресурс]https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_в_России:_отраслевая_специфика#. (режим доступа от 13.11.2022)

Электронный документооборот и электронная подпись: действующее правовое регулирование и особенности применения [Электронный ресурс] https://eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/107/30905/ (режим доступа от 13.11.2022)

Деятельность / Министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области [Электронный ресурс] https://minsvyaz.donland.ru/activity/1597/ (режим доступа от 30.11.2022)

«Осенний документооборот – 2021»: разговор в онлайне о реальности, мифах и задачах цифровой трансформации документооборота [Электронный ресурс] https://spbit.ru/news/n202404/ (режим доступа от 30.11.2022)

Код для цитирования: Скопировать