XIV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2022

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Enterprise Content Management (ECM) - управление корпоративным содержанием, управление корпоративными информационными ресурсами. Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации. Более широкое понятие, нежели то, что заложено в концепции СЭД.

Рынок СЭД и ECM-систем в 2020 г. вырос на 10%, а 2021 г. – на 15-20%, чему в основном способствовали следующие факторы:

- цифровая трансформация компаний;

- импортозамещение;

- новые законодательные инициативы;

- развитие средств бесконтактной работы и безбумажного документооборота.

По итогам 2020 г. (рис. 1) крупнейшими поставщиками данных систем в России стали компания (ЭОС – 13,2% от общей выручки), TerraLink (12,9 %) и Крок (12,3 %). При этом, выручка ЭОС снизилась на 20%, а вот компаний TerraLink и Крок, наоборот, увеличилась на 49 и 24%, соответственно.

Рисунок 1 – Крупнейшие поставщики СЭД, ЕСМ и CSP-систем в России, млн. руб.

В результате перехода на безбумажный документооборот скорость обработки и обмена информацией возрастает на порядки при соответствующем снижении стоимости операций. Основные факторы, тормозящие полный переход на безбумажный документооборот:

- долгосрочное (более 15 лет) хранение документов. Обеспечить юридическую значимость документов, которые должны храниться более 15 лет, невозможно с помощью подписи с использованием штампа времени, заверяющего валидность сертификата, но действующего на протяжении 15 лет. Технически решить это противотечение возможно, однако не закреплены соответствующие нормативы.

- документы, передаваемые на хранение в государственные и ведомственные архивы. Так как Росархив не сформулировал требования и технические протоколы передачи электронных документов, организации вынуждены формировать бумажные документы для той документации, которая требует передачи.

- документы кадрового делопроизводства. Достаточно большое количество документов кадровых процессов должны были быть оформлены в бумажном виде, с собственноручной подписью работника, согласно нормативным требованиям.

https://www.tadviser.ru/

По состоянию на декабрь 2021 г. база проектов TAdviser насчитывала информацию о 6,7 тыс. внедрений СЭД/ECM-систем. Среди заказчиков лидирует госсектор – 15,2%, далее в порядке убывания следуют: строительство – 8,1%, отрасль финансовых услуг – 8%, торговля – 7%, машиностроение – 5,3%, энергетика – 4,7%, образование и наука – 4,3%, медицина – 4%, ИТ – 3,7%, транспорт – 3,4%.

Около 22% российских компаний не используют в своей деятельности электронный документооборот. Наименьшее проникновение электронного документооборота зафиксировано среди индивидуальных предпринимателей (64%), предприятий на упрощенной системе налогообложения (70%) и микропредприятий (72%). Среди основных причин такой ситуации, респонденты называют следующие:

- «не видят потребности» (44%);

- «предпочитают бумажные носители» (13%);

- оперируют «небольшим документооборотом» (6%);

- получили на то соответствующее «распоряжение руководства» (6%);

- «ждут приказа сверху» (4%).

В 2021 г. лидирующим по количеству реализованных проектов решением, как и в 2020 г., стала ECM-система Directum (рис. 2). В пятерку наиболее часто внедряемых также вошли системы Docsvision, Elma ECM+, Дело и Directum RX (на их долю приходится 43% всех внедрений, известных TAdviser).

Рисунок 2 – Самые популярные СЭД/ЕСМ-системы в России

(по количеству реализованных проектов)

Если рассматривать внедрения по вендорам, учитывая все СЭД/ECM-продукты конкретной компании, то в этом случае Топ-5 будет выглядеть следующим образом: «Директум», «Электронные офисные системы» (ЭОС), «Доксвижн», Elma, 1С.

Список используемых источников:

1. СЭД, ЕСМ и CSP-системы в России - https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D0%AD%D0%94

2. Эволюция терминов СЭД-ECM-CSP - https://blog.docs-ecm.ru/evolution-term/.