XIV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2022

Рассмотрим алгоритм распределения работ между сотрудниками отдела МФЦ НИУ «БелГУ» (рисунок 1).

Рисунок 1 - Алгоритм распределения обязанностей в МФЦ

На первом шаге алгоритма осуществляется ввод исходных данных (рисунок 2), к которым относится разнообразная информация. представленная в виде:

- справочников с перечнем работ, их видов и типов, должностей сотрудников, институтов / факультетов и т.д.;

Рисунок 2 – Алгоритм ввода исходных данных

- матрицы работ, в которой столбцы являются видами работ, а строки – типами, на пересечении строки и столба указывается время, затрачиваемое на выполнение соответствующего типа и вида работы (следует отметить что это первичное значение, которое или берется и соответствующих методических рекомендаций, или устанавливается экспертным путем, или рассчитывается как среднее значение);

- перечня (списка) общих ограничений, к которым относятся нормы времени, количество часов на тарифную ставку или ее долю, требования СанПиНа и др.;

- перечня (списка) персональных ограничений и предпочтений, к которым относятся наличие детей дошкольного и младшего школьного возраста, доля ставки, предпочтительные дни и время работы, желание работать с определенным сотрудником и т.д.;

- матрица персональных коэффициентов сотрудников отдела (строки – должность и ФИО сотрудника, столбцы – работы, компетенции, уровень сложности выполняемых задач и т.д.);

- матрица взаимосвязей между работами, которая позволяет установить последовательность выполнения отдельных работ, а также определить какие работы являются основными, от которых зависит достаточно большое число других работ).

Как видно из рисунка 1 все внесенные данные размещаются в базе данных, при необходимости осуществляется корректировка внесенной информации.

На втором шаге происходит выбор стратегии для закрепления работ за сотрудниками, как правило, первоначальной стратегией является стратегия по образцу, то есть как это делалось ранее. Однако следует учитывать, что от правильно выбранной стратегии зависит итоговое распределение работ между сотрудниками.

В качестве второй стратегии можно предложить следующее: для каждого сотрудника высчитывается, так называемый, средневзвешенный коэффициент и, исходя из полученных значений, определяется сотрудник с наиболее высоким значением рассчитанного коэффициента и решается вопрос о подборе для него той работы, где он будет наиболее эффективен (сложность работы или, наоборот, жесткие ограничения по времени выполнения конкретной работы). Далее определяется объем работ для выбранного сотрудника и, в том случае, если он не соответствует норме, то подбирается следующая задача. После определения объема, вида и типа работ для первого сотрудника, подбирается список работ для второго по ранжированию сотрудника и т.д. Обязательным условием данного этапа является проверка на ограничения, которые установлены для сотрудника (например, сокращенный рабочий день, работа по графику на «фронт-офисе», дополнительный выходной среди недели и т.д.).

Третьей стратегий можно назвать выделение мини-групп и распределение работ среди мини-групп, а затем в группах – между сотрудниками. В данном случае необходимо учитывать межличностные взаимоотношения между участниками группы.

Еще одним вариантом может быть выделение специализации сотрудников, то есть закрепление за конкретным сотрудником определенных работ и только в случае несоответствия нормам загрузки добавлять новые виды работ.

На третьем шаге происходит закрепление работ за конкретными сотрудниками согласно выбранной стратегии (рисунок 3).

Рисунок 3 – Алгоритм закрепления работ за конкретными сотрудниками

Закрепление работ за каждым сотрудником, то есть определение объема работ, их вида и типа, происходит следующим образом:

1) Производится расчёт средневзвешенных коэффициентов для каждого сотрудника, при этом учитываются все работы, даже те, которые данный сотрудник не выполнял.

2) Определяется сотрудник, который с одной стороны имеет наибольший весовой коэффициент (средневзвешенный коэффициент), а с другой – у него определены тип и вид работы, в которой он наиболее эффективен при выполнении.

3) Выбирается работа, исходя из предыдущего шага, и проверяется наличие сотрудника с коэффициентом выполнения данной работы более высоким, чем у сотрудника с наивысшим средневзвешенным коэффициентом. В этом случае работа отдается тому специалисту, который показывает лучшие показатели именно по данной работе.

4) По всем рассмотренным сотрудникам проверяется объем планируемых работ, в том случае, если объем является максимально возможным, то соответствующего сотрудника необходимо исключить из дальнейшего поиска.

5) После распределения по всем сотрудникам проводится проверка с учетом ранее введенных ограничений и рекомендаций.

6) Последним шагом при закреплении является проверка связности работ и возможности их последовательного / параллельного / асинхронного выполнения.

На четвертом шаге производится корректировка закрепленных работ лицом, принимающим решение.

На пятом шаге вычисляется значение коэффициента эффективности отдела согласно выбранной стратегии.

На шестом шаге осуществляется проверка по тому все ли стратегии рассмотрены или нет. В том случае, если все стратегии рассмотрены. То осуществляется переход к шагу 7, если не все стратегии рассмотрены, то осуществляется возврат к шагу 2.

На седьмом шаге происходит сравнение всех сохраненных вариантов распределения работ между сотрудниками.

На восьмом шаге происходит выбор наилучшего варианта распределения работ между сотрудниками.

Рассмотрим все возможные условия для реализации рассмотренного алгоритма:

- средняя загруженность должна стремиться к некоторому фиксированному значению, что соответствует тому, что задачи должны равномерно распределяться между сотрудниками

- все задачи должны быть решены в рабочее время;

- следующая работа сотрудником не может быть начата до тех пор пока не закончена предыдущая;

- если задача имеет более высокий приоритет, то она должна быть начата раньше других;

- задачи должны быть решены как можно быстрее.

Представленный алгоритм распределения работ между сотрудниками МФЦ позволит проводить распределение работ с использованием нескольких стратегий, выбирая при этом оптимальную. Также следует отметить, что остается возможность корректировки ЛПР, что позволит выделить наиболее подходящих сотрудников для конкретных работ.

Код для цитирования: Скопировать