XIV Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2022

Развитию системы электронного документооборота (ЭДО) уделяется огромное внимание на государственном уровне, как одному из направлений ускорения развития цифровой экономики страны. Согласно данным исследования, проведённого РАНХиГС, отмеченным в Концепции развития ЭДО в хозяйственной деятельности до 2025 года, внедряя ЭДО в Российской Федерации, уже к 2024 году ВВП может стать больше на 4-5% накопленным итогом [1]. Общие правила применения электронного документооборота в организациях очерчены в Федеральном законе «Об электронной подписи» № 63 от 06.04.2011 года. В Национальном проекте «Цифровая экономика» отмечены плюсы перевода документооборота в онлайн-формат, электронной подписи, СМЭВ, МЭДО.

В своих работах отечественные и зарубежные учёные уже давно признали и продолжают доказывать удобство электронного документооборота, например, вопрос повышения эффективности деятельности организаций при помощи электронного документооборота рассмотрели Соловьёва В. С., Малышева Е.А.[2]. Перспективы развития электронного документооборота, рассмотренные в труде Таппасхановой Е.О. и Пшихачевич Ж.Т. указывают на скорую интеграцию электронного документооборота с другими, поддерживающими организацию программами в единую платформу [3]. Цифровизации политического процесса в современной России, по мнению экспертов, ещё необходимо время для освоения новейших цифровых технологий во властно-управленческой деятельности[4]. На сайтах компаний визоров регулярно представляются статистические данные о работе с системами электронного документа оборота в различных компаниях.

По оценкам компании Siemens Business Services and IT Solutions в среднем офисный сотрудник тратит от 30% до 60% рабочего времени на бумажный документооборот. По итогам исследования было определено, что при автоматизации документооборота увеличивается производительность сотрудников в среднем на 20-25%, а затраты на архивное хранение сокращаются до 80%. Электронный документооборот позволяет сэкономить до 20% времени на поиск документов и их ожидание, столько же на утверждение и согласование. До 10 % времени сохраняется на передаче документов между подразделениями и подготовке типовых отчётов об обороте документов. Общий итог исследования показал, что эффективно отлаженный механизм электронного документооборота может сэкономить до 60% рабочего времени.[5]

В 2019 году сферы применения ЭДО по отраслям распределились следующим образом (Рис.1). Наибольшим потребителем СЭД является госсектор, однако, в 2019 году возросла доля внедрения ЭДО в торговле, строительстве и медицине. .[6]

Рис.1 Рынок СЭД по отраслям

Одной из причин перехода на электронный документооборот для части компаний стала пандемия COVID-19, ограничения которой затруднили обмен бумажными документами. По данным ВИЦОМ в 2020 году число работающих удалённую возросло в восемь раз, если до пандемии удалённо трудилось 2% из всех трудящихся, то с началом пандемии это цифра возросла до 16%.[7]

Эксперты сектора развития «Контур.Диадок» отмечают, что 2020 год показал, что привычные рабочие процессы осложняются при дистанционной работе, например, подписание бумаг, что стало драйвером роста рынка ЭДО. [8] В 2020 году через сервис было передано на 31% больше документов, чем в аналогичный период 2019 года и составило 237 млн. документов, эти цифры на 3% превысили ожидаемый тренд на 2020 год. [9] В мае 2020 года Банк ВТБ и Ростелеком впервые заключили договор о предоставлении банковских гарантий и обеспечении документации в системе электронного документооборота при помощи электронной подписи. Также компания «Ситилинк» в 2020 году внедрила ЭДО и отметила, что это позволило оптимизировать взаимодействие между сотрудниками и снизить затраты на документооборот. [10]

Исследования оператора фискальных данных «OFD.RU» и сервиса «МойСклад» также отметили, что одной из причин внедрения ЭДО стал переход на удалённую работы и сложности из-за пандемии, кроме этого были выделены скорость и удобство работы, финансовая экономия, защита экологии и требование контрагентов. [11]

Несмотря на объективную эффективность электронного документооборота в 2021 году ещё не все компании хотя бы частично внедрили ЭДО, результаты опроса оператора фискальных данных «OFD.RU» и сервиса «МойСклад» представленном на Рис. 1.

Рис. «Показатели внедрения ЭДО в российских компаниях на 2021 г.»

По результатам исследования видно, что большинство компаний используют ЭДО наряду с бумажным документооборотом, второй по объёму группой (26,8%) стали российские компании совсем не использующие ЭДО[12]. Можно сделать вывод, что электронный документооборот доступен не всем, мы можем предположить, что это связано с высокой стоимостью систем электронного документооборота, сложностью их внедрения, зависимости от сбоев сети Интернет, плохой работой техподдержки и необходимостью по-прежнему дублировать многие документы в бумажном виде.

Подводя итоги, стоит отметить, что применение ЭДО является будущим всех российских компаний, исходя из представленных выше данных сейчас ЭДО доступно в большей степени крупным компаниям, что объяснимо сложностями перехода, высокой стоимостью систем электронного документооборота и их обслуживания. Однако согласно Концепции развития ЭДО в хозяйственной деятельности уже к 2024 году электронный документооборот станет обязательным, что позволит государству оптимизировать налоговый контроль повысить эффективность государственного управления и улучшить регулирование конкуренции на рынке. В концепции отмечается, что переход позволит предпринимателям экономить миллиарды рублей, сократит затраты на ведение и хранение делопроизводства и сделает процедуру обмена документами быстрой и эффективной.

В Концепции отмечено, что внедрение электронного документооборота будет происходить поэтапно, что позволит небольшим компаниям адаптироваться и одним из мероприятий по реализации Концепции выделено проведения информационно-просветительской работы, что также может послужить для многих драйвером к переходу, поскольку предприниматели смогут сами оценить все возможности, безопасность и минимизацию времени на работу с документами. На сайте Федеральной Налоговой службы уже появился онлайн-калькулятор эффективности ЭДО, что также можно отметить как стимулирование со стороны государства внедрения электронного документооборота в компаниях.

Список литературы

Нормативно-правовые документы

Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утв. решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, протокол от 25.12.2020 № 34)

Книги, монографии, учебники

Соловьёва В.С. Малышева Е.А. Повышение эффективности деятельности организации с использованием системы электронного документооборота // Вопросы развития современной науки и техники – 2021. – С. 174-179 .

Статьи из журналов

Таппасхановой Е.О. и Пшихачевич Ж.Т. Перспективы развития систем электронного документооборота // Научно-образовательный журнал для студентов и преподавателей «StudNet». – 2021. – № 2.

Потанина О.В. Цифровизация политического процесса современной России: тенденции и перспективы.// Вестник Забайкальского государственного университета – 2021. – С. 63-70.

Интернет-документы

Преимущества перехода на систему электронного документооборота. [Электронный ресурс] URL: Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД) (eos.ru) (Дата обращения: 04.11.2021 г.)

Распределение СЭД-проектов по отраслям. [Электронный ресурс] URL: СЭД в России: отраслевая специфика (tadviser.ru) (Дата обращения: 04.11.2021 г.)

Аналитический доклад ВЦИОМ и Social Business Group.[Электронный ресурс] URL: ВЦИОМ: число работающих удаленно россиян во время пандемии возросло в восемь раз - Экономика и бизнес - ТАСС (tass.ru) (Дата обращения: 04.11.2021 г.)

«Возить документы дорого и неудобно» Как стоит уходить на электронный документооборот? [Электронный ресурс] URL: «Возить документы дорого и неудобно». Кому стоит уходить на электронный документооборот? | Деловой квартал DK.RU — новости Екатеринбурга (Дата обращения: 04.11.2021 г.)

«Контур.Диадок» Трафик ЭДО на 3% опережает тренд. [Электронный ресурс] URL: «Контур.Диадок»: трафик ЭДО на 3% опережает естественный тренд (itweek.ru) (Дата обращения: 04.11.2021 г.)

Цифра лес бережет. [Электронный ресурс] URL: Электронный обмен документами сильно сократил потребление бумаги — Российская газета (rg.ru) (Дата обращения: 04.11.2021 г.)

Две трети предпринимателей положительно оценили внедрение ЭДО. [Электронный ресурс] URL: Две трети предпринимателей положительно оценили внедрение ЭДО (klerk.ru) (Дата обращения: 04.11.2021 г.)

Две трети предпринимателей положительно оценили внедрение ЭДО. [Электронный ресурс] URL: Две трети предпринимателей положительно оценили внедрение ЭДО (klerk.ru) (Дата обращения: 04.11.2021 г.

Код для цитирования: Скопировать