Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что правильное распределение рабочего времени менеджера может привести к эффективной работе всего предприятия. Это главный стандарт настоящего руководителя.

Целью изучения работы является выявление оптимального рабочего графика менеджера. Ведь чем эффективнее построен график управляющего, тем лучше работают люди в целом в этой компании.

Успех каждого менеджера зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распределяет своё рабочее время.

Нужно уметь планировать свой распорядок дня. Самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова-во времени, в пространстве, общении, деловом мире.

Объектом изучения будет являться ООО «ДАВИНЧИ», где будет рассмотрен распорядок дня менеджера, а также делегирование полномочий в данной компании.

Работа состоит из введения, двух глав и заключения.

Глава 1.Особенности организация рабочего времени менеджера

1.1 Сущность деятельности менеджера

Прежде чем рассматривать главную цель работы менеджера нужно знать, что означает данное понятие.

Ме́неджер (англ. manager, от manage — «управлять»), руководи́тель, управля́ющий — начальник, занятый управлением процессами и персоналом на определённом участке предприятия, организации. Может быть её владельцем, но часто является наёмным работником.

Менеджер, как правило, является должностным лицом в организации, в которой работает, и входит в средний и высший руководящий состав компании, предприятия. Определяющим признаком управляющего является наличие подчинённых. Основная функция менеджера — управление, включающее процесс планирования, организации, мотивации и контроля. В зависимости от величины и количества объектов управления различают уровни управления, а следовательно, и менеджеров[1].

В современном мире существует огромное количество типов менеджмента. К основным можно отнести:

Менеджеры младшего звена — управленцы начального уровня, находящиеся непосредственно над другими работниками (не управленцами). К ним относятся заведующие отделом (магазинов, учреждений), складом, кафедрой и лабораторией в учебных и научных заведениях, начальники участков и смен, менеджеры продаж, которым подчиняются специалисты по продажам, торговые консультанты, торговые представители, агенты и т. п. Вообще, большая часть менеджеров — это менеджеры младшего, то есть начального звена. Большинство специалистов становятся управленцами именно в этом качестве.

Менеджеры среднего звена — управленцы среднего звена, руководящие менеджерами младшего звена. В зависимости от величины и структуры организации может быть несколько уровней таких менеджеров. Менеджерами среднего звена, как правило являются руководители отделений, подразделений, департаментов, деканы факультетов, начальники цехов, складов, хозяйства.

Менеджеры высшего звена — топ-менеджеры, высший административно-управленческий состав. Это малочисленная группа менеджеров. Даже в самых крупных организациях их всего несколько человек. Типичными должностями здесь является генеральный директор предприятия, управляющий банком, ректор университета, председатель правления, председатель совета директоров.

Как записано во многих западноевропейских и американских руководствах, менеджерами являются люди, наделенные большим объемом работы, с которым они могут справиться лишь с помощью других людей. Так было раньше, так оно есть в наши дни. Сущность менеджерской деятельности остается неизменной, меняются только функции менеджера и методы его работы. По сравнению с другими видами труда имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средств.

Специфика решаемых задач предполагает преимущественно умственный, творческий характер управленческого труда. Менеджеры делают человеческие, финансовые, физические ресурсы максимально продуктивными. У них особый предмет труда – информация, преобразуя которую они принимают решения, необходимые изменения состояния управляемого объекта. Поэтому в качестве орудий труда менеджеров выступают, прежде всего, средства работы с информацией. Результат их же деятельности оценивается по достижению поставленных целей. Есть пять базовых операций в работе каждого менеджера, какой бы областью он ни занимался. Их результатом является интеграция ресурсов для поддержания жизнеспособности и роста организации. Можно выделить пять элементов управления в работе менеджера :

1.Менеджер, устанавливает цели. Он определяет задачи в каждой группе целей. Он решает, что должно быть сделано, чтобы достичь этих целей. Он делает их эффективными, сообщая их другим людям, чья работа нужна, чтобы их достичь.

 2.Менеджер организует. Он анализирует виды деятельности, решения, отношения, потребные для выполнения целей. Он разделяет их на управляемые совокупности, а эти совокупности – на управляемые трудовые задачи. Он группирует эти совокупности и задачи в организационную структуру. Он выбирает людей для управления людей для управления этими совокупностями и для решения задач, которые нужно выполнить.

3.Менеджер поддерживает мотивацию и коммуникацию. Он составляет команду из людей, ответственных за различные участки деятельности. Он делает с помощью специфических приемов, через кадровые решения об оплате, назначениях, повышениях и через множество разнообразных решений, определяющих так называемое качество трудовой жизни, вовсе не сводящееся ни к зарплате, ни к условиям труда в нашем обычном понимании. И он делает это, поддерживая постоянную коммуникацию со своими подчиненными, начальниками и коллегами.

 4. Не менее важный элемент в работе менеджера – измерение. Он устанавливает единицы измерения – наиболее важные для успеха организации. Он добивается, чтобы у каждого человека были показатели, сфокусированные, на работе всей организации в то же время на работе данного индивида и помогали, ему делать. Он анализирует, оценивает и интерпретирует результаты. Как и во всех других областях работы, он сообщает о них своему руководству, подчиненным и коллегам.

5.Менеджер способствует росту людей, включая себя самого. Упомянутые качества трудовой жизни в одной и возможных интерпретаций представляет собой как раз совокупность условий, способствующих росту членов организации[14].

Менеджер это человек, который должен помимо выполнения своих обязанностей, следить за продвижением работы всех остальных. Руководитель должен грамотно распределять своё рабочее время для продвижения всей фирмы.

1.2 Модель современного менеджера

Модель идеального менеджера состоит из тех его характеристик, которые в совокупности не могут быть характерны для реального менеджера, но к которым нужно проявлять стремление в настоящей трудовой деятельности. При этом реальность отлична не только отсутствием тех или иных черт, но и степенью с которой они проявляются. Совокупное количество всех качеств современного менеджера отражается в термине компетенция.

Модель современного менеджера представляет собой сумму видов профессиональной деятельности, состава способностей, знаний, навыков и умений, готовности к профессиональной деятельности и ее ролевой структуре[12].

Важное дополнение к компетенциям - приоритетные ценности, где ключевыми из них являются: направленность менеджмента на развитие, творческий подход к управлению, уделение внимания менеджменту качества, реализация изменений, управление коммуникационными процессами, гуманитарность (основанность на человеческом факторе), энергетический потенциал веры и убеждений, отсутствие страха перед будущим  (видение и целеустремленность) (Рис.1).
Рис.1.Приоритетные качества менеджера

Из рисунка 1 видно, что планирование и контроль есть одна из главных приоритетных задач любого руководителя. Поэтому грамотное распределение своего рабочего времени благоприятно влияет на развитие фирмы. Человек, у которого всё идет по плану способен организовывать работу и других людей, а это главная задача современного менеджера.

1.3 Распорядок дня менеджера

Чтобы день менеджера проходил продуктивно, он должен действовать, исходя из расписания. Чтобы он ничего не забыл, нужен чек-лист.

Распорядок дня для менеджеров может выглядеть так:
9.30 – 10.00     Планерка
10.00 – 10.15     Подготовка материалов для обзвона потенциальных клиентов
10.15 – 12.00     Обзвон потенциальных клиентов
12.00 – 13.00     Обзвон заинтересованных клиентов, которым отправлялось предложение
14.00 – 15.00     Обед
15.00 – 18.00     Проведение выездных встреч или встреч в офисе
17.00 – 18.00     Отправка коммерческих предложений по сегодняшним звонкам
18.00 – 18.30     Заполнение отчетов по работе за день и составление плана на следующий день.

Расписание может отличаться от предложенного, это зависит от времени, которое менеджеры тратят на встречи и т.д. http://4winners.ru/primer-rasporyadka-dlya-menedzhera

Для грамотного распределения рабочего времени менеджеру следует следовать следующим правилам:

Правило № 1. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ НА ВИДНОМ МЕСТЕ

Первое правило режима дня - важно, чтобы он был. Не рассчитывайте, что календарь в CRM-системе или тренинг по тайм-менеджменту научит ваших продавцов работать по часам. С четкого расписания распорядка дня начинается регулярный менеджмент и системное управление. Это задача РОПа (Руководителя отдела продаж) четко определить, какое количество времени необходимо уделять на ту или иную активность.

Правило № 2. ПРАВИЛО "ПАКЕТ 1.5"

Режим рабочего дня состоит из блоков по 1.5 часа. В них менеджеры осуществляют активности схожие по своему виду. Правило ограничивает менеджера осуществлять в блоке иную деятельность.

Выделяйте блоки под холодные звонки, под подготовку КП, повторные письма и звонки клиентам. Чем больше ваши активности осуществляются пакетами со схожими видами работ, тем выше будет результат.

Скорость и качество выполнения деятельности одного вида всегда растут.

Правило № 3. ПРАВИЛО 1.5 / 10

Режим рабочего дня отдела продаж состоит из блоков по 1.5 часа каждый. Блок содержит активности, которые менеджер обязан выполнять в строго определенное время дня.

Перерывы между блоками содержат 10 минут. Это личное время, в течение которого менеджер может выпить чашку кофе или выйти на перекур.

Любое хождение по офису и выход за пределы рабочей зоны коммерческого отдела запрещены.

Правило № 4. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ДНЯ ПРИВЯЗАН К МОДЕЛИ И ГЕОГРАФИИ ПРОДАЖ

Блоки режима содержат активности, которые привязаны к следующим параметрам:

Модель продаж. Если вы делаете холодные звонки, то режим дня должен содержать блок, в течение которого менеджеры звонят по холоду. И не осуществляют другие активности (не отвечают на входящие письма, не готовят КП и проч.);

Процесс продаж. Все действия продавца направлены на то, чтобы пройти определенные этапы бизнес-процесса продажи. Формируйте режим рабочего дня под требования этапов бизнес-процесса: если у вас есть встречи с клиентами, отведите под них определенный день недели и проводите встречи "пакетами" по несколько встреч в течение одного дня; если вы продаете только по телефону - выделите в режиме дня блок только на подготовку КП, презентаций и писем, а также на повторные звонки клиентам;

География продаж. Если вы работаете с регионами другого часового пояса, начинайте рабочий день раньше (не с 10:00, а с 9:00 или 8:00). Вы можете создать индивидуальный режим дня специально для менеджера, который работает с отдаленными регионами.

Правило № 5 ЭККАУНТИНГ ПОДЧИНЯЕТСЯ РЕЖИМУ ДНЯ ПРОДАВЦОВ

Нужен ли режим рабочего дня для менеджеров отдела клиентского сервиса?

Да. Но есть нюансы.

Оба коммерческих подразделения (и отдел продаж, и отдела эккаунтинга) в идеале должны размещаться в одном помещении. Это сплотит команду и повысит качество работы эккаунтинга (избавит "старичков" от звездной болезни и увеличит продажи по текущей базе).

Обе команды должны работать совместно и не разделяться стенами офиса.

Поэтому эккаунтинг имеет такое же расписание дня, как и у менеджеров отдела продаж: блоки времени на работу и блоки времени на перерывы.

Однако виды активностей в каждом блоке дня у эккаунтинга произвольные для каждого менеджера. Содержание блоков должно регулироваться руководителем клиентского сервиса на утренней планерке. Основной инструмент за контролем эффективности рабочего дня эккаунтинга - это ежедневный отчет по выполнению определенных KPI[13].

Глава 2. Пример распорядка дня менеджера в компании ООО «ДА ВИНЧИ»

2.1  Организация труда менеджера в ООО «ДА ВИНЧИ», функции и распорядок дня

Компания WWTS была основана в 1995 году и является официальным представителем в России и странах СНГ ведущих итальянских фабрик по производству мебели и предметов интерьера для дома, гостиниц, баров и ресторанов. Центральный офис WWTS расположен в г. Удине ( Италия). Кроме того, у компании есть представительства и центры технической поддержки во всех крупных городах, где она ведет свою деятельность, а также региональные менеджеры, которые работают по всей территории, где действует мандат об эксклюзивных правах.

Техническая поддержка - это гордость компании. Ее уровень очень высок, что позволяет лучше координировать действия поставщиков и клиентов и значительно ускорять работу. Это незаменимая услуга для заказчиков, которые имеют возможность получать оперативную и точную информацию по всем интересующим их вопросам - как по отдельным заказам, так и по подготовке новых коллекций.

В штат компании входят специалисты из разных областей бизнеса, что обеспечивает высокий уровень в работе с клиентами и партнерами WWTS. Все сотрудники владеют необходимыми иностранными языками, так что представители любого региона могут рассчитывать на четкое исполнение своих запросов.

Компания постоянно отслеживает ситуацию на рынке, анализирует круг потенциальных клиентов и поставщиков. Кроме того, она уделяет пристальное внимание всем специализированным выставкам, выявляет новые тенденции и изучает рекламный рынок, что позволяет осуществлять целенаправленные вложения.

Компания WWTS располагает развитой структурой для оказания услуг по транспорту и логистике (компания Logik Trans) и предоставляет в распоряжение своих поставщиков и клиентов склад площадью 3000 кв. м., находящийся на таможенной территории города Удине. Это позволяет осуществлять необходимый группа ж грузов с разных фабрик для последующей отправки заказчику.

Целями деятельности ООО «ДА ВИНЧИ» является;

- получение прибыли;

- удовлетворение потребностей покупателя;

- создание новых рабочих мест.

Фирма стремится к росту путем расширения ассортимента мебели, выпуска новых моделей, использования безопасных и высококачественных материалов при изготовлении мебели. Для реализации выбранной стратегии обладает достаточными техническими и материальными ресурсами. Постоянная аттестация и подготовка кадров дает фирме профессиональных и подготовленных работников. Фирма следит за рынком мебели, и это дает ей возможность быстро реагировать на его изменения.

Рабочий день менеджера в ООО «Да Винчи» начинается в 10.00, ежедневно утром руководитель проводит планерки, конференции. Данное мероприятие длятся максимум 15 минут. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать сегодня.

Иногда проводятся совещания, для решения особо важных вопросов. В противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы, проблемы и принимаются коллективные, взвешенные решения. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшить потери времени и повысить качество вырабатываемых решений.

После этого работа с документами и корреспонденцией.

Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. Фирма развивается и растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь приходит секретарь, в обязанности, которого входит:

1. Регистрация поступающей корреспонденции.

2. Сортировка в зависимости от предназначения.

3. Отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого, например, раскладывают корреспонденцию в специальные цветные папки.

Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Если это требуется, то менеджер фирмы занимается ведением телефонных разговоров. Телефон -- важное средство эффективности управленческого работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Прием по личным вопросам для проведения приема лучше выделить определенное время в течение рабочего дня.

Оптимальным представляется время между 1400 и 1600. Если это возможно, то используется предварительная запись у секретаря.

Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время менеджера), необходимо, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

В течение всего дня менеджер контролирует работу всех сотрудников, следит за соблюдением распорядка дня продавцов и служб.

Далее следует посещение рабочих мест это позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел в организации. Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал потому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

Для хорошего контакта с работниками учитываются психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.

Рабочий день менеджера не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что менеджер «ООО Да Винчи» в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ.

1. Запланированные заседания, встречи» 60 - 65%;

2. Разговоры по телефону» 3 - 6%;

3. Работа с документами » 17 - 22%;

4. Поездки, осмотры » 3 - 7% ;

5. Незапланированные встречи » 7%;

6. Отдых » 2%;

7. Потери времени » 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности работы.

Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

2.2 Делегирование полномочий в ООО «ДА ВИНЧИ»

В основном в ООО «ДА ВИНЧИ» делегирование полномочий менеджером не используется, но при большой нагрузке менеджер передает часть своих полномочий стажеру менеджера или администратору магазина. Это заключается в следующем:

- разбор корреспонденции;

- отправка писем, каталогов, предложений партнерам;

- телефонные переговоры;

- направление с поручениями в филиалы фирмы;

- возможны не долговременные командировки по регионам РФ [16].

Заключение

Менеджер это человек способный грамотно управлять людьми. Давать поручения и выполнять собственные обязанности. В ответственность руководителя входит огромное количество дел, поэтому важно правильно разграничить свой рабочий день. От того, насколько качественно выполняет свою работу менеджер, зависит развитие всей фирмы в целом.

Распорядок дня менеджера должен включать время на совещания, для решения вопросов, на планёрки для составления целей на день. Важно уделить внимание составлению важной документации и переговорам с потенциальными заказчиками и партнёрами.

Грамотное распределение времени позволяет уделить внимание каждой важной проблеме и решить её. Поэтому менеджеру необходимо иметь способность грамотно распределять свои обязанности и самое ценное­ - своё время.

Список использованной литературы

Википедия. Электронный ресурс. URL: https://ru.wikipedia.org/wiki (дата обращения: 28.11.21).

Иванова, И. А.  Менеджмент : учебник и практикум для среднего профессионального образования / И. А. Иванова, А. М. Сергеев. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 305 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-9916-7906-0. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/471003 (дата обращения: 28.11.2021).

Консультант. Электронный ресурс. URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 28.11.21).

Коргова, М. А.  Менеджмент. Управление организацией : учебное пособие для среднего профессионального образования / М. А. Коргова. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 197 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-12330-2. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/475733 (дата обращения: 28.11.2021).

Менеджмент : учебник для прикладного бакалавриата / Н. И. Астахова [и др.] ; ответственные редакторы Н. И. Астахова, Г. И. Москвитин. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. — 422 с. — (Бакалавр. Прикладной курс). — ISBN 978-5-9916-3773-2. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/449381 (дата обращения: 28.11.2021).

Менеджмент: методы принятия управленческих решений : учебное пособие для среднего профессионального образования / П. В. Иванов [и др.] ; под редакцией П. В. Иванова. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 276 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-13050-8. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/475768 (дата обращения: 28.11.2021).

Психология управления персоналом : учебник для вузов / Е. И. Рогов [и др.]. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 350 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-03827-9. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/469233 (дата обращения: 28.11.2021).

Психология управления персоналом : учебник для вузов / Е. И. Рогов [и др.]. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 350 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-03827-9. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/469233 (дата обращения: 28.11.2021).

Розанова, Н. М.  Экономика для менеджеров. В 2 ч. Часть 1 : учебник и практикум для вузов / Н. М. Розанова. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 234 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-00173-0. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/470036 (дата обращения: 28.11.2021).

Савина, Н. В.  Тайм-менеджмент в образовании : учебное пособие для вузов / Н. В. Савина, Е. В. Лопанова. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 162 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-12668-6. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/476731 (дата обращения: 28.11.2021).

Слинкова, О. К.  Персональный менеджмент : учебное пособие для вузов / О. К. Слинкова. — Москва : Издательство Юрайт, 2021. — 105 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-13553-4. — Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/476956 (дата обращения: 28.11.2021).

Справочник.Электронный ресурс.URL:https://zaochnik.com/spravochnik/menedzhment/teorija-upravlenija/sovremennyj-menedzher/(дата обращения: 28.11.21).

Статья «Режим рабочего времени» Электронный ресурс. URL:https://activesalesgroup.ru/rezhim-rabochego-dnya/(дата обращения: 28.11.21).

Студенческая энциклопедия. Электронный ресурс. URL:https://studopedia.ru/21_96089_deyatelnost-menedzhera.html

Экономический словарь терминов. Электронный ресурс. URL: https://gufo.me/dict/economics_terms (дата обращения:28.11.21).

Экономика. Рабочее время ООО « ДА ВИНЧИ». Электронный ресурс.URL: https://otherreferats.allbest.ru/management/01010357_0.html (дата обращения:28.11.21).

Код для цитирования: Скопировать