XIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2021

В настоящее время объёмы используемых по всему миру документов растут с неимоверной скоростью. Внедрение систем электронного документооборота было вызвано острой необходимостью рационализации процесса по приёму, обработке и выдаче необходимой документации в органах государственной и муниципальной власти.

Рассмотрим понятие системы электронного документооборота. Система электронного документооборота – это система организационного и технического характера, которая применяется в качестве инструмента автоматизации задач классического делопроизводства.¹ Системы электронного документооборота прежде всего позволяют упростить процесс делопроизводства в организации, однако представленные на рынке в России СЭД обладают радом отличительных особенностей в функционале и характеристиках (табл. 1).

Таблица 1 – «Сравнительный анализ СЭД на российском рынке»²

Название	Описание	Преимущества	Недостатки
«ДЕЛО»	Лидер сегмента. Идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства	Возможность отслеживания перемещения электронных документов, простота и удобство в создании проектов документации, отлаженность и функциональность системы	Консервативный и архаичный интерфейс, определённая сложность в освоении
«Логика»	Надёжная и функциональная система управления делопроизводством	Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации, высокая степень защиты данных, лёгкость в освоении, гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации	Низкий уровень компетенции службы технической поддержки, неудобное разграничение прав доступа
«ЕФРАТ»	Соответствует всем ГОСТам. Наличие уникальных программных разработок.	В комплект СЭД входит СУБД «Ника», удобный и понятный интерфейс с красивым дизайном, наличие механизма управления правами доступа	Медленная скорость работы, периодические сбои в работе

Одним из лидеров на рынке систем электронного документооборота является СЭД «ДЕЛО». Это автоматизированная система, которая применяется для ведения документооборота от момента создания какого-либо документа до передачи в архив. СЭД «ДЕЛО» направлена на автоматизированную обработку документно-ориентированных процессов, которые включают в себя: финансовые расчёты; договорной документооборот; управление внутренними процессами организации; оказание услуг и прочие.

За время внедрения СЭД «ДЕЛО» в работу российских предприятий, была значительно повышена эффективность их работы. Анализ внедрения СЭД «ДЕЛО» в государственном и частном секторе представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Анализ результативности внедрения СЭД «ДЕЛО» в государственном и частном секторе.³

Сектор	Название учреждения	Основные результаты после введения
Государственный	Администрация г. Куйбышев	Совершенствование процесса регистрации обращений граждан; Формирование почтовых реестров; Введение электронных образцов документов с регистрационными карточками;
	«Майминская районная больница»	Автоматизация регистрации поручений Главного врача, обращений граждан; Упрощение процесса формирования статистических отчётов по документам;
Частный	АО «ГЛК «Манжерок»	Значительное сокращение временных затрат на процедуру обработки и согласования договоров и заявок до 1 часа;
	ООО «Кузбасский водный центр»	Упорядочивание документопотоков; Автоматизация документооборота; Повышение уровня дисциплинированности исполнителей через контроль поручений; Обеспечение контроля пунктов протоколов;

Для удобства работы в системе введены специальные дополнительные модули, имеющий свой функционал и ряд особенностей.

Модуль «ДЕЛО-web» предоставляет комплексный доступ к документации, а также информации, которая хранится в базе данных и позволяет настроить удалённую работу любого пользователя.

Использование электронной подписи, имеющей юридическую силу и создание шифра направлены на обеспечение возможности оперативного подписания и проверки подлинности каких-либо файлов.

Дополнительная специализированная система оповещений и уведомлений позволяет настроить автоматическую рассылку сообщений с информацией об операциях.

Система электронного документооборота «ДЕЛО» организует единую систему, которая позволяет скооперировать различные ведомства и подразделения, а также обеспечивает обработку документов (рис. 1).

Рисунок 1 – Информационный контур взаимодействия субъектов в СЭД «ДЕЛО»⁴

Согласно данной схеме, информация поступает к сотрудникам бухгалтерии или удалённого подразделения из бухгалтерской системы по предварительному запросу, затем проходит через систему криптографической защиты ЭП «КАРМА» и попадает в сеть интернет. Уже оттуда с информацией могут удалённо через СЭД «ДЕЛО» взаимодействовать финансовый директор головной организации, юрист через свой мобильный кабинет или генеральный директор.

На сегодняшний день система электронного документооборота «ДЕЛО» устойчиво удерживает свои позиции на рынке автоматизированных информационных систем в государственном секторе. Однако данная система весьма слабо представлена в деятельности металлургических, нефтегазовых и химических промышленных предприятий. Компания-разработчик СЭД «ДЕЛО» уделяет недостаточно внимания маркетинговым мероприятиям по продвижению своего «продукта» в этих секторах экономики. В перспективе необходимо сделать упор именно на эти отрасли, чтобы уже в течение нескольких лет вытеснить своих конкурентов. Сейчас наш мир борется с пандемией, именно поэтому важно разработать удобный интерфейс и платформы для работы с документацией через мобильные устройства.

Список литературы

Составлена автором на основании информации с электронного ресурса «ЖАЖДА» / Режим доступа: https://zhazhda.biz/lifestyle/obzor-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 9.04.2020)

Составлена автором на основании информации с электронного ресурса «ЭОС» / Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_about/eos_clients/references/?set_filter=Применить&arrFilter_pf%5BBRANCH%5D=&arrFilter_pf%5BREGION%5D=&arrFilter_pf%5BPRODUUUUUUUUUUCT%5D=11956 (дата обращения: 11.04.2020)

Составлен автором на основании информации с электронного ресурса «ABBYY» / Режим доступа: https://www.abbyy.com/ru-ru/solutions/case-studies/eos1/ (дата обращения: 18.04.2020).

Код для цитирования: Скопировать