XIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2021

Анализ возможных путей повышения эффективности выполнения функциональных обязанностей должностными лицами подразделения и в частности заместителем командира роты по военно-политической работе показывает, что одним из наиболее перспективных путей является внедрение информационно-справочной системы электронного документооборота подразделения.

В настоящее время все документы, необходимые для выполнения обязанностей должностными лицами подразделения существуют в печатном виде, что не всегда позволяет достаточно эффективно и рационально расходовать рабочее время.

Так, в перечень необходимых документов по организации военно-политической работы, укреплению воинской дисциплины и правопорядка в ротах (батареях) и им равных входят:

План военно-политической работы на месяц и по конкретным задачам.

Планы проведения предвыходных, выходных и праздничных дней.

Функциональные обязанности должностных лиц по поддержанию правопорядка и воинской дисциплины.

Журнал учета грубых дисциплинарных проступков.

Материалы еженедельного подведения итогов с анализом состояния военно-политической работы, воинской дисциплины и правопорядка.

Журнал доведения статей Уголовного кодекса Российской Федерации, приказов об осуждении военнослужащих.

Журнал доведения требований безопасности.

Материалы по изучению личного состава и работе с ним:

социально-психологическая характеристика личного состава роты и каждого взвода;

материалы по учету и работе с военнослужащими, требующими дополнительного психолого-педагогического внимания по группам:

а) с признаками нервно-психической неустойчивости;

б) склонных к суициду;

в) склонных к наркомании, токсикомании;

г) склонных к употреблению спиртных напитков;

д) воспитывавшихся в неполных и неблагополучных семьях;

е) имеющих отклонения в психическом и физическом здоровье;

ж) склонных к криминальному поведению;

личные дела на каждого военнослужащего.

Тетради индивидуальных бесед – у каждого офицера (у командира взвода и заместителя командира роты – педагогические дневники).

Тетради с протоколами собраний всех категорий военнослужащих.

В содержание рабочей тетради заместителя командира роты по военно-политической работе входит:

1-й раздел: функциональные обязанности и выписки из руководящих документов на организацию военно-политической работы.

2-й раздел: планы военно-политической работы на месяц и по конкретным (отдельным) задачам.

3-й раздел: учет происшествий и преступлений.

4-й раздел: учет грубых дисциплинарных проступков.

5-й раздел: учет травматизма.

6-й раздел: учет военнослужащих, требующих дополнительного психолого-педагогического внимания (по группам).

7-й раздел: справочные данные:

актив роты (редколлегия стенной печати, совет комнаты досуга, культорганизатор, спорторганизатор, редакторы боевых листков и информаторы взводов);

социально-психологическая характеристика роты и каждого взвода;

другие справочные материалы.

При использовании системы электронного документооборота представляется возможным в кратчайший срок анализировать и систематизировать данные, а также получать информацию, необходимую для правильного и качественного принятия управленческих решений.

Для построения моделей системы электронного документооборота допустимо предположить наличие в её составе нескольких основных функций:

справочная функция;

информационная функция;

функция безопасности.

Согласно указанным функциям система электронного документооборота должна обеспечить процесс интерактивного взаимодействия заместителя командира роты по военно-политической работе с базой электронных документов, необходимых для выполнения функциональных обязанностей.

В связи с этим система электронного документооборота должна обеспечивать:

управление базой электронных документов, применительно к алгоритму действий заместителя командира роты по военно-политической работе;

информационную поддержку принятия решения заместителем командира роты по военно-политической работе в ходе выполнения служебных обязанностей;

обеспечение интеграции (совместного функционирования) компонентов;

удобный пользовательский интерфейс;

защиту информации от несанкционированного доступа, изменения или уничтожения.

Таким образом, можно выделить несколько наиболее общих систем, необходимых для функционирования системы электронного документооборота:

база электронных документов;

система информационной поддержки принятия решения заместителем командира роты по военно-политической работе;

административная подсистема;

техническая подсистема.

В базе электронных документов подразделения должны храниться инструкции, электронные варианты книг, а также перечень необходимых документов по организации военно-политической работы, укреплению воинской дисциплины и правопорядка в ротах, необходимых для выполнения функциональных обязанностей должностных лиц подразделения (заместителя командира роты по военно-политической работе).

Очевидно, что база электронных документов должна представлять собой систему интегрированных средств, согласованных по форме и содержанию, согласно требований руководящих документов.

Интеграция разработанных электронных документов может возлагаться на подсистему управления базы электронного документооборота, которая должна обеспечивать:

доступ пользователей к информационному фонду системы электронного документооборота;

поиск информации по запросам пользователей;

открытость и вариабельность базы;

сопровождение имеющихся служебных документов.

Доступ может осуществляться с помощью стандартных браузеров для Web-технологией или специальных программных средств.

В состав технической подсистемы могут входить:

сервер подразделения (части);

индивидуальные компьютеры, предназначенные для установки и использования информационно-справочной системы;

телекоммуникационные аппаратные и программные средства, обеспечивающие физические связи между компьютерами и сервером в системе электронного документооборота;

программное обеспечение, адаптированное к решаемым задачам.

Управление базой электронного документоотбора возлагается на административную подсистему. В состав её программного обеспечения должна входить система делопроизводства для управления отчетными документами, типичными для подразделения.

Система защиты должна обеспечивать безопасность функционирования локальной вычислительной сети подразделения. Безопасностьфункционирования вычислительной сети определяется совокупностью применяемых способов и средств защиты информации в сети. При этом существенную роль имеют не только вопросы защиты информации собственно в сегменте локальной вычислительной сети, обеспечивающей удаленный доступ к информационно-справочной системе электронного документооборота.

Административная подсистема включает в себя автоматизированные рабочие места «Администратор», «Дежурный», обеспечивающие систему электронного документооборота. Администратор (специалист) отвечает за обновление и поддержку баз данных служебных документов. Для доступа к каталогу документов дежурные должны быть зачислены в определенную группу пользователей и получить соответствующие права доступа.

Должностные лица подразделения (командир роты, заместитель командира роты по военно-политической работе, командиры взводов) имеют полномочия на чтение и изменение определенных документов, связанных с контролем, обучением и воспитанием личного состава подразделения.

Следовательно, структура системы электронного документооборота приобретает вид, представленный на рисунке.

ДЕЖУРНЫЙ

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПОДСИСТЕМА

ПОДСИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДСИСТЕМА

ДОЛЖНОСТНЫЕ ЛИЦА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Рисунок – Предполагаемая структура системы электронного документооборота подразделения

ЛИТЕРАТУРА

1 Приказ МО РФ № 166 от 07.04.2000 г. «О мерах по совершенствованию информационного обеспечения Вооруженных Сил Российской Федерации».

2 Юзаева А.Г., Савченко Л.М., Тихоненко Д.В. Системы электронного документооборота // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. 2014. С.400-401.

Код для цитирования: Скопировать