XIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2021

Понятие «электронный документооборот» фигурирует в обществе более 10 лет и не является чем-то новым и неизведанным как для физических лиц, так и юридических. Однако, на протяжении последних нескольких лет всё чаще встречается понятие «цифровизация». В условиях сложной эпидемиологической ситуации в стране и мире цифровые электронные технологии ещё раз подчеркнули необходимость их использования.

Цифровизация является продуктом стремительного развития информационных технологий, микроэлектроники и коммуникаций и подразумевает под собой повсеместное внедрение цифровых технологий в различные сферы жизни

28 июля 2017 года Распоряжением Правительства Российской Федерации № 1632-р утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации», направленная на создание необходимых условий для развития цифровой экономики Российской Федерации, в которой данные в цифровой форме являются ключевым фактором производства во всех сферах социальноэкономической деятельности, что повышает конкурентоспособность страны, качество жизни граждан, обеспечивает экономический рост и национальный суверенитет.

Внимание со стороны законотворческих органов к данной теме ещё раз подтверждает её значимость и актуальность для современности.

Опыт внедрения электронного документооборота в сфере государственного управления, показал, что к абсолютным преимуществам системы электронного документооборота, можно отнести:

сокращение количества времени на поиск информации;

возможность отслеживания движения документов;

снижение возможности потери документа;

повышение скорости протекания процессов по обработке документов;

сокращение времени на копирование информации из документов;

повышение исполнительской дисциплины;

обеспечение удобного доступа к документам и заданиям;

возможность мониторинга загруженности сотрудников.

Помимо измеримой количественной выгоды – система электронного документооборота позволяет повысить качество работы организации.

Реалии современного мира требуют от органов исполнительной власти большего количества времени на решение проблем и сокращение временных затрат на процессные работы.

Сложившаяся эпидемиологическая ситуация вызвала необходимость массового перехода на дистанционный формат работы, что сформировало определенный ряд проблем. К числу основных проблем можно отнести отсутствие доступа к внутренним документам и автономность автоматизированных систем электронного документооборота.

В большинстве случаев возникшие проблемы удалось решить посредством использования программного обеспечения для удалённого контроля компьютеров, облачного хостинга и оперативного перевода бумажных документов в цифровой формат.

В период 2020 года широкое распространение получили системы электронных поручений, программные обеспечения для видеосвязи и веб-конференций, а также социальные мессенджеры, которые позволили сохранить систему непрерывного взаимодействия между сотрудниками и руководящим составом. Практика использования данных технологий показала своё преимущество и получила постоянное закрепление в рабочем процессе, заменив форматы очного взаимодействия сотрудников, сократив при этом временные затраты на организацию процесса коммуникации (совещания, планерки, конференции и т.д.)

Несмотря на широкий спектр преимуществ и положительных сторон использования электронного документооборота и цифровых технологий, данная сфера имеет ряд проблемных зон, которые требуют отдельного внимания со стороны государства и граждан:

недостаточный уровень знаний граждан в сфере IT- и цифровых технологий, что может приводить к замедлению процессов, возникновения сбоев и ошибок;

отставание развития блокчейн-технологий на территории Российской Федерации, что в свою очередь определяет риски по потере данных в цифровой форме, утечку данных и, как следствие, невозможность перевода документов категории «государственная тайна» в цифровой формат;

отсутствие технического оборудования и программного обеспечения должного уровня во всей вертикали власти;

нехватка компетентных специалистов в сфере IT- и цифровых технологий;

отсутствие единого алгоритма ведения архивов в органах государственной власти.

Сложившиеся обстановка в мире и стране выступила неким катализатором перехода российского общества в цифровой формат. Несмотря на существующую довольно устойчивую техническую и нормативную базу в данной отрасли, есть ряд проблем, решение которых позволит России перейти в формат «цифрового» государства.

Список литературы:

Распоряжение Правительства Российской Федерации № 1632-р утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://static.government.ru/media/files/9gFM4FHj4PsB79I5v7yLVuPgu4bvR7M0.pdf

Медведева О.В., Парамонова М.Г. Цифровизация управления и системы электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2019. №13. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/tsifrovizatsiya-upravleniya-i-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 25.12.2020).

Ганеева В.М., Перова М.В. Облачные технологии в госсекторе // Управление инновациями: теория, методология, практика. 2015. №13. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/oblachnye-tehnologii-v-gossektore (дата обращения: 29.12.2020).

Код для цитирования: Скопировать