XIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2021

В настоящее время системы электронного документооборота начинают быть неотъемлемой частью инфраструктуры информационных технологий. Именно благодаря внедрению СЭД оптимизируется и повышается эффективность деятельность множества организаций и бизнесов, а также достигаются поставленные цели управления внутри государства, между ведомствами, а также в процессах взаимодействия между людьми и между людьми и учреждениями. [4, с. 43].

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

В последнее время сфера СЭД является одной из наиболее активных и изменяющихся в отечественной ИТ-индустрии. Но при этом эксперты и участники отечественного рынка СЭД подчёркивают, что рынок далёк от насыщения. А развитие с каждым годом идёт всё дальше и дальше семимильными шагами. Причина такого роста проста – различные компании и организации только выигрывают от внедрения новых технологий, и спрос на них огромен в том числе и со стороны государства. Если раньше рынок СЭД ограничивался классическими задачами делопроизводства, то сейчас он является огромной площадкой для развития и расширения контуров автоматизации. На первый план выходят процессы роботизации типовых операций, применение искусственного интеллекта и многое другое.

Если рассматривать динамику российского рынка СЭД в миллиардах рублей, то мы увидим уверенный ежегодный рост. Более того, Интернет-сайт TAdviser.ru, позиционирующий себя в качестве крупнейшего в России портала по теме корпоративной информатизации предоставляет статистику, в которой мы видим, что рост рынка за 2018 год составил порядка пяти процентов, что в совокупности составляет 48,5 миллиардов рублей. Также TAdviser.ru предварительно оценивают, что в 2019 году прирост объёмов рынка составит около7%, что поднимет объём рынка до 52 миллиардов (рис. 1).

*Предварительная оценка

Рис. 1. Динамика российского рынка СЭД по данным интернет-сайта TAdviser.ru за 2012-2019 год [9]

Если говорить более подробно об особенностях этого рынка, то можно выделить ряд тенденций, среди которых рост потребности в технологиях искусственного интеллекта, роботизация процессов, мобильная доступность, рост интереса к облачному хранению, необходимость узкоспециализированных сервисов, блиц-внедрения, использование семантического поиска и многие другие.

Проанализировав статьи значимого издания в области информационных технологий в Российской Федерации и СНГ «CNews», мы можем сказать, что СЭД/ECM-системы незаметно объединяются, сливаясь воедино с ИТ-системами компании CRM, ERP и рядом других [10]. Эта сфера развивается и расширяется ежедневно, при этом она обладает огромным потенциалом. продолжает расти и обладает огромным потенциалом развития. Факторами такого динамичного развития являются непрерывное усовершенствование технологий, а также постоянно изменяющиеся требования со стороны коммерческих компаний. В частности, растет потребность в технологиях, связанных с ИИ и машинным обучением.

Технологию «Роботизированной Автоматизации» (Robotic Process Automation, RPA) приобретают все больше российских компаний, так как RPA позволяет многократно увеличить эффективность деятельности работников при правильном внедрении. Уже в начале 2018 года Robotic Process Automation стала одной из самых популярных и запрашиваемых компетенций среди руководства крупного и среднего бизнеса [1].

RPA – общее название для вида программ, имитирующих работу человека на уровне графического интерфейса различных систем и приложений, используемых сотрудниками компаний. Они позволяют за десятки секунд делать ту рутинную работу «за компьютером», что сейчас у сотрудников занимает значительную часть рабочего дня.

Это как «невидимый» сотрудник в офисе, молниеносно выполняющий задачи, описанные должностной инструкцией. При этом такой сотрудник «всегда на месте», работая 24 часа в сутки без ошибок, а выполнение его задач не зависит от болезней и отпусков. Это не значит, что программы RPA могут полностью заменить реальных сотрудников, фактически они берут на себя всю рутину, позволяя повысить эффективность работы персонала.

Избавленный от рутины сотрудник может сосредоточиться на ключевых бизнес-задачах, требующих принятия комплексных решений и ведущих к профессиональному росту. Соответственно, чем больше рутинных процессов требуется для выполнения той или иной задачи – тем больше возврат на инвестиции от внедрения RPA. Исходя из опыта российского Центра Роботизации и Искусственного Интеллекта, большинство отечественных компаний начинают внедрение RPA с корпоративных финансов, электронного документооборота, кадровых процессов и взаимодействия с контрагентами, так как именно в этих областях сосредоточено множество повторяющихся, рутинных процессов.

Во многих случаях RPA дает возможность достичь уменьшения до 80% ресурсов в осуществлении однотипной деятельности. Выбор таких процессов и подхода к их роботизации – первоначальная задача руководителя, во многом определяющая возврат на инвестиции в технологию. Ниже представлена оценка потенциала автоматизации процессов корпоративных финансов, достигаемых в российских реалиях благодаря RPA (табл.1).

Таблица 1.

Оценка потенциала автоматизации процессов корпоративных финансов, достигаемых в российских реалиях благодаря RPA в 2018 году [8]

Процессы в фокусе внедрения RPA	Потенциал
Управление дебиторской задолженностью	50-60%
Процессы, связанные с выручкой	40-50%
Процессы, связанные с выдачей счетов и получением платежей	40-50%
Процессы, связанные с согласованием расходов	30-40%
Процессы по проверке операций	80-90%
Процессы по сходности информации с контрагентами	30-40%
Процесс обработки и принятия заявки на закупки	40-50%
Процессы налогового учета	25-30%
Процессы по обработке банковских выписок	70-80%
Процессы по формированию управленческой отчетности	70-80%
Процессы по формированию отчетов для вышестоящих органов	70-80%

В процессе изучения темы встаёт вопрос о том, какие процессы наиболее актуально автоматизировать с помощью роботов и ИИ. В современных условиях (пандемия) компании должны меняться или покидать рынок, а меняться нужно в кратчайшие сроки. И именно в этом помогает роботизация. Именно роботы успешно применяются для выполнения простых, понятных, стандартных задач. С минимальным риском, погрешностью и стоимостью, и с увеличением скорости и качества выполняемой работы [5, с. 257].

Так, например, на конференции 29 июня 2020 года был проиллюстрирован пример использования голосовых ботов, а именно автоматизации подтверждения заказа. Стоимость звонка оператором обойдётся где-то в 18 руб., а звонок робота в 4,5 руб. Система VoiceBox определенно является полезной для службы персонала. Такой голосовой робот-помощник с лёгкостью проведёт первичное собеседование, в ходе которого соберёт данные, на основании которых будет вынесено решение о том подходит ли кандидат на должность. Робот ответит на вопросы: есть ли у кандидата необходимые знания, навыки, соответствует ли он требованиям в базе. А отсеяв не подходящие персоны, он поможет назначить повторное собеседование уже с живым человеком. VoiceBox позволяет создавать неограниченное количество персональных сценариев общения. Об этом роботе даже писали 25 июня 2020 в Форбс [11].

Причём ИИ применяют не только в бизнесе, но и на государственной гражданской службе. Так, например, роботов было решено применить в Счетной палате РФ, поскольку она проявляет огромное участие в формировании и улучшении компетенций работников, а также заинтересована в их личном профессиональном развитии.

В 2019 году при анализе и оптимизации работы отделов было выявлено, что несколько специалистов отдела обучения тратили по несколько часов в день, чтобы лично обзвонить всех сотрудников, чтобы создать ведомость о том, кто и когда сможет пройти обучение. Этот процесс затягивался и был крайне неэффективен. Именно поэтому было принято решение о том, что первый робот будет работать именно в этом отделе. Работа была запущена в конце 2019 года [7].

Следующая проблема возникла в начале 2020 года, когда начался период пандемии. На фоне сложной эпидемиологической ситуации в стране стали отменять проверки, и чтобы не терять драгоценное время – решили уделить время обучению и переобучению сотрудников. Поставленную задачу решили с помощью робота-помощника, который сократил количество работников, занимающихся организацией процесса обучения в три раза, а число обучающих сессий, вебинаров, курсов и мастер-классов наоборот увеличил с 62 до 178.

В общем, с каждым годом количество отечественных компаний, внедряющих технологии RPA на российском рынке увеличивается. Это происходит благодаря тому, что роботизированная автоматизация позволяет существенно повысить эффективность работы сотрудников. И возможно, люди этого не замечают, но всё больше и больше вокруг появляется приложений, ботов, ассистентов, которые автоматизируют определённые процессы, освобождая людей от рутинных задач. Вчера мы часами ждали на линии, когда освободится оператор, а сегодня мы получаем всю интересующую нас информацию от голосового помощника, который не только выслушает нас от и до, но и никогда не допустит ошибок в информировании населения. И такие процессы крайне выгодны бизнесу, который начинает это понимать и активно этим пользоваться, повышая эффективность компании и снижая затраты на персонал. Спрос на новые технологии растёт, то есть растёт и предложение, а это значит, что рынок СЭД скоро изменится, станет более прогрессивным.

Список литературы

Указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы" // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216363/ (дата обращения: 15.11.2020).

Прогноз социально-экономического развития Российской Федерации на 2017 год и на плановый период 2018 и 2019 годов (разработан Минэкономразвития России) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_281493/ (дата обращения: 03.05.2019).

Добролюбова Е.И., Южаков В.Н., Ефремов А.А., Клочкова Е.Н., Талапина Э.В., Старцев Я.Ю. Цифровое будущее государственного управления по результатам / Е.И. Добролюбова, В.Н. Южаков, А.А. Ефремов, Е.Н. Клочкова, Э.В. Талапина, Я.Ю. Старцев. — М.: Издательский дом «Дело» РАНХиГС, 2019. — 114 с.

Косоруков А.А. — Технологии искусственного интеллекта в современном государственном управлении // Социодинамика. – 2019. – № 5. – С. 43 - 58. DOI: 10.25136/2409-7144.2019.5.29714 URL: https://nbpublish.com/library_read_article.php?id=29714 (дата обращения 14.11.2020).

Морхат П.М. Искусственный интеллект: правовой взгляд: Научная монография / РОО «Институт государственно-конфессиональных отношений и права». – М.: Буки Веди, 2017. – 257 с.

Понкин И.В. Использование технологий искусственного интеллекта в государственном управлении // Теория публичного управления: Уч. для магистратуры и программ Master of Public Administration / Предисл. А.Б. Зеленцова / Институт государственной службы и управления РАНХиГС при Президенте РФ. – М.: Буки Веди, 2017. – 728 с. – С. 311–313.

Организация обучения сотрудников Счётной палаты РФ [Электронный ресурс] – Официальный сайт Счётной палаты РФ – Режим доступа: https://ach.gov.ru/ (дата обращения 16.11.2020).

Роботизация: как RPA сокращает до 80% времени и затрат на электронный документооборот и корпоративные финансы [Электронный ресурс] – Режим доступа: https://www.fd.ru/articles/159054-robotizatsiya-kak-rpa-sokrashchaet-do-80-vremeni-i-zatrat-rek-/ (дата обращения 16.11.2020).

Статистика российского рынка СЭД за 2012-2019 год [Электронный ресурс] – Официальный сайт Tadviser – Режим доступа: http://wikireality.ru/wiki/Tadviser.ru (дата обращения 15.11.2020).

Трефилов А. Какие процессы наиболее эффективно автоматизировать с помощью роботов [Электронный ресурс] – Сайт агентства маркетинговых коммуникаций – Режим доступа: https://events.cnews.ru/articles/2020-06-29_kakie_protsessy_naibolee_effektivno (дата 15.11.2020).

Фурсова О. Как живой: почему голосовой робот VoiceBoх может заменить целые отделы [Электронный ресурс] – Сайт журнала Forbs – Режим доступа: https://www.forbes.ru/partnerskie-materialy/403569-kak-zhivoy-pochemu-golosovoy-robot-voiceboh-mozhet-zamenit-celye-otdely (дата обращения 16.11.2020).

Код для цитирования: Скопировать