XIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2021

В современных условиях, вопрос об организации к полному переходу на электронный документооборот в образовательных организациях является актуальным в связи со сложившейся эпидемиологической обстановкой в мире и принятием мер по предотвращению распространения новой коронавирусной инфекции. В связи с быстрым переходом на электронный документооборот, в образовательных организациях столкнулись с определенными проблемами, требующими глобальных решений. В век информационных технологий в нашей стране имеет место отсутствие у участников образовательного процесса компьютеров, смартфонов с выходом в интернет, отсутствие не только доступа к высокоскоростному интернету, но и мобильной связи во многих сельских образовательных организациях. Сложилась ситуация, что у некоторых сотрудников образовательных организаций отсутствуют навыки работы с компьютерными технологиями и практики работы с электронными подписями. Не только в сельских, но даже и в городских образовательных организациях работники в силу своего возраста или отсутствия возможностей имеют низкий уровень подготовленности в освоении цифровых технологий. Во многих образовательных организациях у работников отсутствуют навыки работы за компьютером, а выход в глобальную сеть «интернет» представляется невыполнимым заданием, не говоря о создании собственных сайтов и интернет-платформ. С переходом на дистанционный формат обучения в образовательных организациях, знание компьютерных технологий и интернет-ресурсов для преподавателей стало важным и значимым показателем, необходимым для проведения полных, полноценных и результативных занятий с учениками и студентами. Работникам образовательных организаций за короткий срок пришлось освоить навыки общения через такие средства коммуникаций, как WhatsApp, Vkontakte, Viber, Facebook, Instagram и другие мессенджеры, позволяющие осуществлять рассылку документов, лекций, объявлений и иной информации для организации образовательного процесса. Важную поддержку в образовательной сфере при дистанционном обучении оказывают такие программы для общения голосом и обмена текстовыми сообщениями, как Discord, Zoom и Skype, необходимых для проведения видеоконференций и лекционных занятий в режиме онлайн.

В условиях дистанционного проведения образовательного процесса, затруднительным стало издание, согласование, ознакомление и рассылка приказов, распоряжений, положений и иных видов нормативно-правовых актов для работников и учащихся образовательных организаций.

Конечно, переход на электронный документооборот позволяет сократить время на учет, поиск и контроль прохождения документов, систематизацию, комплектование и обеспечения оперативной передачи данных до адресата, а благодаря электронной подписи, предназначенной для защиты электронного документа от подделки, имеется возможность определить личность лица, подписавшего документ. Возникает необходимость в проведении периодических курсов по обучению работников образовательных организаций по работе с электронным документооборотом. Появилась потребность в обеспечении преподавателей электронными подписями, что требует больших финансовых затрат. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте организации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ [3].

С ведением системы электронного документооборота документы занимают незначительную пространственную площадь, поддаются размножению и мгновенной электронной рассылке по адресатам [2].

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота организации. Выделяют 2 вида электронных документов:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота [3].

Недостатком электронного документооборота является наличие дублирующих бумажных документов, так например, электронные зачетные книжки и ведомости вместе с бумажными журналами учёта посещения студентами лекционных и семинарских занятий в образовательных организациях. В целях решения данной проблемы, считаю необходимым, полностью исключить дублирования электронных документов с бумажными, а также предания юридической значимости электронных документов, изменений в них, а так же полностью электронный документооборот как внутри, так и между образовательными организациями [5].

Вопросы применения перехода на электронный документооборот исследовались в ряде работ.

Г.А. Грищенко сформулировала применение искусственного интеллекта в государственном управлении в системе образования в целях объективной оценки уровня знаний, разработки индивидуальных программ обучения, реализации потенциала обучающегося [4]. Национальная стратегия развития искусственного интеллекта, принятая до 2030 года, направлена на повышение качества государственного управления, создание условий для эффективного взаимодействия государства и организаций, повышение эффективности процессов планирования, прогнозирования и принятия управленческих решений в экономической сфере, качество оказания услуг и снижения затрат на их представление. Технологии искусственного интеллекта – технологии, основанные на использовании искусственного интеллекта, включая компьютерное зрение, обработку естественного языка, распознавание и синтез речи, интеллектуальную поддержку принятия решений и перспективные методы искусственного интеллекта [2].

Согласно Александрову М.А. электронный документооборот – это не только сбор и хранение данных о документах, но и возможность выполнять с ними самые разнообразные операции. Например, составить список документов с просроченными сроками рассмотрения, подготовить отчет об объеме документооборота и т.д [3].

Необходимо учесть, что переход на электронный документооборот связан с определенными рисками, например, приобретение иностранного продукта не исключает вероятности несанкционированного доступа к системам и использования киберпреступниками для кражи личных данных и слежения за пользователями. Поэтому нужно совершенствовать отечественные электронные платформы, системы электронного документооборота и обеспечив надежную особую нормативную и технологическую защиту от компьютерных атак.

С учетом вышеизложенного, предлагаю создать единую систему электронного документооборота в образовательных организациях, полностью исключив создание документов в бумажном виде. Система электронного документооборота должна быть создана отечественными производителями и включать высокую степень защиты, представлена в виде единой электронной базы по созданию, удостоверению, использованию и передачи электронных документов. Для оптимальной работы в системе электронного документооборота необходимо создать методические указания, инструкции, правила работы в системе электронного документооборота единые для всех образовательных организаций, а также проводить периодические курсы по обучению работников образовательных организаций по работе с системой электронного документооборота. В целях повышения стимула и создании мотивации в обучении работников образовательных организациях в системе электронного документооборота вижу в повышении их заработной платы. Для проведения данных мероприятий требуется выделение денежных средств, с государственного бюджета, благодаря которым за короткий срок в образовательных организациях будет создано единство ведения и систематизация электронных документов высококвалифицированными специалистами.

ЛИТЕРАТУРА

1. Указ Президента Российской Федерации от 10 октября 2019 года № 490 «О развитии искусственного интеллекта в Российской Федерации»

2. Александров М.А. Делопроизводство в образовательных организациях: организация документооборота и исполнения документов // Управление образовательной организацией. 2019. № 3. С. 32 - 44.

3. Александров М.А. Общие сведения о системах электронного документооборота в образовательных организациях // Управление образовательной организацией. 2019. № 5. С. 62 - 64.

4. Грищенко Г.А. Искусственный интеллект в государственном управлении // Российский юридический журнал. 2018. № 6. С. 27 - 31

5. Попова Н.Ф. Необходимость цифровизации государственного управления в РФ // Административное право и процесс. 2020. № 2. С. 48 - 53.