XIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2021

Аннотация. В данной работе представлен анализ тенденций развития электронного документооборота в государственной, экономической и общественной сферах российских реалий. На основании этого анализа выделяются основные проблемы развития систем автоматизации документооборота в России и предлагаются пути их решения.

Ключевые слова: электронный документооборот; электронная подпись; СЭД; корпоративный контент; электронный паспорт.

Документооборот является неотъемлемой частью организации эффективной работы любого предприятия или органа власти. Важно понимать, что с увеличением работы и обязанностей увеличивается и бумажный поток документов. С целью предотвращения этой проблемы всё активнее на практике организации деятельности фирм и органов власти применяется система электронного документооборота (СЭД) под которой в самом общем виде можно понимать совокупность инструментов для управления процессами создания, использования и хранения документов в различных форматах, создаваемых в рамках конкретной организации, государственного органа или даже социальной группы [1].

Электронный документооборот - это гораздо больше, чем просто сканирование и сохранение: это комплексная система, которая позволяет работникам умственного труда эффективно организовывать и распространять документы по всей организации для лучшего, интегрированного использования в повседневной деятельности.

Сегодня Россия пытается перенять положительный зарубежный опыт и внедрить в структуры многих организаций системы электронного документооборота. В частности, это подтверждается Программой развития экономики, которую Правительство РФ утвердило ещё в 2017 году. Сейчас эта программа действует и рассчитана она до 2025 года. К концу своего действия, согласно целевым показателям, в нашей стране 90 % всех межведомственных операций должно совершаться через виртуальную сеть.

Государственная власть в Российской Федерации действительно заинтересована в полном переводе России на электронный документооборот, что подтверждается и реализацией проекта «Цифровая экономика». Он является драйвером развития ЭДО в нашей стране. Перевод бумажных документов в электронный вид, использование электронной подписи – это рекомендуемый государством стандарт [1].

Крайне примечателен опыт Ростовской области в плане практической реализации систем электронного документооборота. Данная сфера регулируется распоряжением Правительства Ростовской области от 15.03.2017 № 131 «О межведомственном электронном документообороте». По последним данным к системе «Дело» подключены 30 органов исполнительной власти Ростовской области. Также к ней подключены министерства, департаменты, управления и иные органы Ростовской области [7, 28 c]. В Ростовской области активно используется система «ДЕЛО» - пожалуй, самая распространённая в России программа в рядах государственных органов. Она подтвердила свою эффективность многолетним опытом успешного использования.

Таким образом, мы видим, что на государственной службе идёт активное применение системы электронного документооборота, поскольку очевидно, что такая система может разгрузить огромную часть рабочего времени государственных служащих, избавив их от ненужной и отходящей в прошлое работы с бумажными документами. Такая тенденция, в свою очередь, должна повысить эффективность работы служащих за счёт увеличения, во-первых, их навыка обращения с электронными ресурсами и, во-вторых, увеличение рабочего времени [7, 29 c].

Зачастую, проблемы при развитии СЭД в России связаны с нежеланием сотрудников отказываться от бумажной формы работы, недостаточной компетентностью в ряде вопросов и дублированием функций. Решение этих проблем позволит значительно сократить временные затраты на подготовку и исполнение документов [3, 57 c].

С целью решения такой проблемы с сотрудниками должны проводиться беседы и интерактивы, которые на практике смогут показать им всю эффективность электронного документооборота. Одним из основных барьеров на пути к освоению СЭД сотрудниками может быть их нежелание изучения нового и, на первый взгляд, сложного массива информации [6, 41 c].

Большим драйвером для развития систем электронного документооборота в России и во всём мире послужила пандемия, вызванная коронавирусом в 2020 году. Если мы посмотрим на действия властей в этом направлении, то можем заметить, что 5 мая 2020 года вступил в силу проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Основной задачей создания такого закона является формирование механизмов ведения и применения электронных кадровых документов. Кадровая работа на государственной службе является достаточно сложной и системной, что приводит к необходимой работе с большим количеством документов и подписей [6, 43 c].

Предпосылки для создания системы электронного документооборота в решении кадровых вопросов появлялись в России уже давно. Достаточно посмотреть на крупные российские организации, которые вынуждены ежедневно работать с огромными массивами информации на бумажных носителях. Важным замечанием является и факт того, что эти документы могут храниться в архивах организаций до 75 лет, что сказывается на уменьшении рабочего места и вызывает неэффективную трату различных ресурсов.

Важным компонентом в изучении российского рынка СЭД является статистика делового портала TAdviser. Согласно данным их исследований в 2019 году рост рынка систем электронного документооборота составил около 7 %, а его объем – около 52 млрд рублей [5].

Такая тенденция говорит о действительно эффективном внедрении СЭД в различные сферы жизни общества. Бизнес с каждым годом становится всё более автоматизированным, а государственные органы стремятся перейти к сервисной модели функционирования [3, 58 c]. Все эти цели не могут быть достигнуты без ежегодного совершенствования и налаживания элементов электронного документооборота. Если смотреть на коммерческий рынок, то тут по сути проигрывает тот, кто последним осознаёт, что бумажный документооборот становится крайне неэффективным и отнимает очень много времени.

Современные реалии сформировались именно таким образом, что электронный документооборот даёт каждой компании и государственному органу массу преимуществ. Это проявляется, в первую очередь, в сокращении большого количества времени, которое ранее затрачивалось на формирование бумажного документооборота [2,13 c].

Несмотря на все положительные тенденции в сфере внедрения СЭД в российские сферы государства и бизнеса, есть всё же и проблемные аспекты, которые требуют незамедлительной проработки и дальнейшего решения. Связано это с тем, что именно эти проблемы могут в дальнейшем стать тормозным рычагом развития СЭД в России.

Одну из таких проблем выявил ВЦИОМ, когда в своём отчёте об анализе мнения российского населения об электронных документах указал, что около трети жителей России (30%), продолжающие трудовую деятельность, заявили, что хотели бы сменить бумажную трудовую книжку на электронную. Большинство же (63%) остаются верны бумажным трудовым книжкам в своих предпочтениях.

Проблема здесь заключается в том, что российское население всё еще с крайним недоверием относится к системе электронных документов и в большинстве своём считает, что такой формат является ненадёжным и непроверенным. Однако такая система уже нашла своё применения во многих зарубежных компаниях и отраслях, а также подтвердила свою эффективность.

Среди основных плюсов использования электронного формата документа опрошенные назвали надежность (12%), удобство (12%), доступность информации и простота ее получения (10%), а также простота восстановления данных в случае потери документа (9%) [5]. Схожая ситуация в обществе возникла и с идеей создания и заведения электронного паспорта. Его, исходя из данных ВЦИОМ, хотели бы оформить всего 16% россиян [4].

Таким образом, мы действительно можем заметить крайнее недоверие российских граждан к электронному формату документов даже на личном уровне, не говоря об электронном документообороте на уровне организаций и государственных органов. Наша ментальность сложилась таким образом, что мы не привыкли к принятию новых, ранее неизвестных технологий, которые, на первый взгляд, могут принести вред нашей личности и неприкосновенной информации.

Именно это, по нашему мнению, является ключевым барьером в ускоренном развитии и становлении электронного документооборота в России. С целью предотвращения такой тенденции государственным органам и специализированным организациям необходимо проводить специальные беседы и работы с общественным мнением с целью показать населению, что электронный формат ведения документов представляет реальную ценность и является эффективной и современной альтернативой бумажным документам.

В заключении подведем тезис о том, что Российская Федерация за последние годы сделала огромный рывок в плане развития систем электронного документооборота. Это подтверждается внедрением этих систем в сферах бизнеса и государства, а также повышения уровня доверия работников и специалистов к таким система.

С другой же стороны мы видим, что Россия пока не готова к полному переходу на систему электронной документации и документооборота, поскольку, как показала практика и социальные опросы, большая часть населения всё ещё с недоверием относится к такому виду.

С целью изменения такой ситуации и повышения эффективности развития электронного документооборота на национальном рынке, необходимо создавать условия, в которых российские граждане смогут убедиться в эффективности и надёжности СЭД и электронных документов на практике. Уровень их адаптации к таким системам должен повышаться постоянно, а государство, в свою очередь, должно обеспечивать обратную связь и поддержку населения в процессе такой адаптации.

Литература:

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 года № 1815-р. «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» // СЗ РФ. − 2010. − № 46. Ст. 6026.

Хадеева Е.Е., Перова М.В. Преимущества корпоративных информационных систем в автоматизации предприятия // Экономика и управление в XXI веке: тенденции развития. 2015. №24. C. 12-19. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/preimuschestva-korporativnyh-informatsionnyh-sistem-v-avtomatizatsii-predpriyatiya

Царукян Л.А., Березовская А.А., Перова М.В. Практика применения ERP-систем на российских предприятиях // Управление инновациями: теория, методология, практика. 2015. №13. C. 54-62. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/praktika-primeneniya-erp-sistem-na-rossiyskih-predpriyatiyah

Электронный паспорт: за и против // Данные исследования ВЦИОМ от 11.08.2020. URL: https://wciom.ru/analytical-reviews/analiticheskii-obzor/elektronnyj-pasport-za-i-protiv

ВЦИОМ: Большинство россиян не готовы заводить электронные трудовые книжки // Российская газета 28.07.2020. URL: https://rg.ru/2020/07/28/vciom-bolshinstvo-rossiian-ne-gotovy-zavodit-elektronnye-trudovye-knizhki.html

Булько А.А., Перова М.В. ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В РОССИЙСКОЙ ПРАКТИКЕ // Научное сообщество студентов: МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ИССЛЕДОВАНИЯ: сб. ст. по мат. XXXIV междунар. студ. науч.-практ. конф. № 23(34). C. 38-45. URL: https://sibac.info/archive/meghdis/23(34).pdf 

Подставкина Е.С., Сударкина Е.С., Перова М.В. ОПЫТ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ Г. РОСТОВА-НА-ДОНУ // Экспериментальные и теоретические исследования в современной науке: сб. ст. по матер. VII междунар. науч.-практ. конф. № 7(7). – Новосибирск: СибАК, 2017. – С. 26-31.

Код для цитирования: Скопировать