XIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2021

АННОТАЦИЯ

В данной работе автор рассмотрит важность деловой переписки в организации и учреждении. Рассмотрены правила и особенности переписки, которые нужно соблюдать на практике. Делает анализ недопустимых ошибок и их последствий. Раскрывает важность владения и использования официально - делового стиля сотрудниками организаций. В статье автор знакомит со значением деловой переписки, ее правилами и видами, как переписка способно влиять на мнение людей.

Ключевые слова: деловая переписка, организации, учреждения, правила деловой переписки, бизнес.

ВВЕДЕНИЕ. Деловая переписка – это одна из форм деловой коммуникации, представляющая собой письмо или другой вид корреспонденции, которое пишется и доставляется от имени официального лица.

У деловой переписки, как таковой, есть свои негласные принципы:

Соблюдение этикета.

Конкретность сообщений.

Присутствие логики в тексте.

Лаконизм.

Достаточность информации.

Умение работать с официально-деловым стилем. [1]

Очень важно в современном мире уметь вести деловую переписку, от нее может зависеть будущее человека, о чем более подробно рассказывает автор статьи «Особенности деловой переписки» Савоськина Е. С, в которой она считает, что деловая переписка, как и само деловое общение, является основой любого бизнеса, его средством для взаимодействия. Умение вести деловую переписку может обеспечить успех в предпринимательском деле. Но стоит помнить, что в разных языковых группах могут быть другие правила деловой переписки.[2]

А вот автор статьи «Язык и этикет искусной деловой переписки» Марина Измайлова уточняет, что деловая переписка – это еще и лицо серьезных политиков и бизнесменов. Но бывает так, что люди, умеющие вести деловые переговоры и беседы, остаются беспомощны перед составлением деловой переписки. Проблема в самом этикете и речевых средствах переписки.

Переписка содержит множества клише и единообразных речевых средств. Ведь ее задача – как можно яснее и конкретнее передать суть текста, не выражая субъективного мнения.[3]

МЕТОДОЛОГИЯ. В статье используется метод анализа и синтеза.

Основная часть. Деловая переписка имеет несколько видов документов, у которых свои собственные правила и шаблоны написания, которые требуется соблюдать:

Запросы и требования.

Письма с поздравлениями.

Письма с соболезнованиями.

Письмо для коммерции (заказы, презентации или напоминания).

Письма благодарности.

Письма с извинениями и опровержениями.

Даже электронная переписка учитывает особенности написания каждого вида документов, используя готовые шаблоны и манеру письма. [4]

По структуре написания, письма делятся:

Коммуникативные письма – это письма с отказами или претензиями, оправданиями. Обычно используются в профессиональной деятельности работника.

Письма-договоренности – важный документ. С его помощью заключают договоры, уточняют время исполнения приказов и приходят к пониманию.

В написании письма важно учитывать особенности этикета данного стиля, в противном случае можно потерять ценного клиента или даже компанию, с которой вы наладили контакт. Грамотно оформленное письмо произведет на клиента хорошее впечатление и настроит на благоприятную беседу. Подобные навыки пригодятся всем людям: составление резюме на работу, создание переписки о времени встречи, сопроводительных писем и так далее.[5]

Рассмотрим правила написания делового письма, ведь без знания этих правил едва ли получится построить успешную карьеру.

Этикет и грамотность. Никогда не забываем о вежливости, особенно, когда речь идет об официальной переписке. Подобные фразы, по типу «Спасибо за внимание», «Мы будем рады видеть вас» и другие могут помочь наладить контакт. Желательно еще использовать такие слова, как : «будьте любезны», «спасибо» и «пожалуйста» в подходящее время.

Грамотность играет не последнюю роль в процессе написания переписки. Одна ошибка может стоить вам потери доверия партнера или клиента.

Аббревиатуры в деловом письме тоже необходимо знать:

IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) – моескромноемнение.

EOQ (end of quarter) – в конце квартала.

PTO (paid time off) – отпуск.

POC (point of contact) – контактноелицо.

AAMOF (As A Matter Of Fact) – всущности.

OOO (Out of office) – не на работе или вне офиса.

FUP (follow up) – проконтролировать.

У письма, помимо грамотности и вежливости, должны соблюдаться правила официально-делового стиля:

В речи много оборотов и терминов. Она стандартизирована на всех уровнях.

Письмо должно быть без эмоционально-окрашенных слов, в сдержанном и строгом виде.

Приветствуются простые распространенные предложения.

Употребление графических (в сокращенном виде: гр-н, ж-д) и сложносокращенных слов (ООО, ГОСТ и так далее.)

Словосочетания с отглагольными существительными.

Использование конструкций в творительном и родительном падежах.

Краткость – без употребления слов и предложений с дополнительным смыслом.

Употребление терминов по ситуации.

Присутствие языковых формул, появившихся в результате повторения одних и тех же ситуаций.

Ясность и четкость. Все написано строго в контексте одного дела, с логичной формулировкой.[6]

Но, несмотря на эти правила, все равно возникают мелкие нюансы, а порой и ошибки, которые сразу портят о вас впечатление. Стоит знать о них, чтобы в будущем не возникало неприятных ситуаций или проблем. Вот несколько самых распространенных ошибок в написании делового письма.

Отсутствие контекста. Если человек сразу после знакомства выкладывает суть дела, то это может только оттолкнуть потенциального партнера. Начинайте с контекста.

Не раскрыта суть вопроса. Это тот случай, кода адресат не может понять, в чем суть дела и поэтому отклоняет ваше письмо. Стоит лучше следить за содержанием текста и выделить в нем главный вопрос.

Слишком много текста. Деловое письмо должно быть кратким и по делу, и не стоит выкладывать абсолютно все детали вашего предложения в первом письме. Уточнения можно добавить в дополнительный документ.

Сокращения или заискивания. Если у вас много сокращений не по делу, то это может быть знаком неуважения к вашему клиенту, и звучать такое письмо будет непрофессионально. Или наоборот, когда много слов, по типу «пожалуйста», «спасибо» или они используются не к месту. Вы можете показаться очень неуверенным в себе, и престиж ваших услуг или компании может упасть.

Неподходящая подпись. Слишком мало или слишком много личной информации для обратной связи. Такое может серьезно оттолкнуть человека от вас. Ели есть возможность составить подпись самостоятельно, то рекомендуется использовать следующие пункты:

Имя и Фамилия.

Электронная почта.

Должность.

Мобильный телефон.

Ссылка на ключевую социальную сеть (по желанию).

Веб-сайт бизнеса (если есть в наличии).

Задержка ответа. Не стоит затягивать с ответом, или человек рискует остыть к вашему предложению. Всегда должен присутствовать шаблон быстрых ответов, чтобы не задерживать людей. Можно попросить подождать определенное количество времени, чтобы успеть разобраться со всеми обязанностями. Но обещание нужно сдержать в любом случае, или доверие клиента можно не вернуть.[7]

ВЫВОДЫ. Таким образом, мы рассмотрели, что деловая переписка – это важная и обширная часть делового общения, которая нужна не только политикам и бизнесменам, но и людям, которые хотят найти стабильную работу и построить карьеру. Существует много правил по использованию деловой переписки, которые необходимо знать каждому из сотрудников. В этом процессе важна не только грамотность и соответствие требованиям к письму, но и смысловое содержание текста. Именно от того, как человек себя подаст в письме, будут зависеть его дальнейшие отношения с коллегами, руководством, партнерами и клиентами.

Список литературы:

https://poisk-ru.ru/s44999t1.html

Статья «Особенности деловой переписки» автор Савоськина Е. С https://moluch.ru/archive/151/42848/

Статья «Язык и этикет искусной деловой переписки» автор Марина Измайлова https://www.klerk.ru/boss/articles/383526/

https://www.mazm.ru/article/a-1863.html

https://headlife.ru/delovaya-perepiska/

https://mir--logiki-ru.turbopages.org/mir-logiki.ru/s/delovaa-perepiska-osnovy-i-pravila/

https://zen.yandex.ru/media/zehmedia/10-oshibok-kotorye-vy-dopuskaete-v-delovoi-perepiske-5f34e8a197d25b1c9c6dff64

Код для цитирования: Скопировать