Автоматизация бизнес-процессов: основные возможности и инструментарий - Студенческий научный форум

XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

Автоматизация бизнес-процессов: основные возможности и инструментарий

Мелихова Е.В. 1, Боярская А.А. 1
1ФГБОУ ВО Волгоградский ГАУ
 Комментарии
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF

Теоретические аспекты.

Руководители компаний прилагают массу усилий для улучшения процессов, нацеленных на достижение определённых целей и увеличения эффективности совместной работы сотрудников, понимая важность обеспечения коммуникации и эффективность между отделами или группами в более крупном масштабе. Поиск оптимального подхода к взаимодействию связан, в первую очередь, с необходимостью решения жизненно важных проблем, которые возникают при разобщённости в разных отделах и областях компании. Исполнение необходимой работы независимо от других подразделений компании может принести больше вреда, чем пользы, поскольку в этом случае сотрудники нацелены на решение конкретных вопросов, а не на достижении общей цели в рамках процесса.

Суть автоматизации бизнес-процесса заключается в задании структуры передачи ответственности за выполнение определённого процесса или совокупности процессов и, как следствие, достижения определённой цели. Для сотрудников бизнес-процесс представляет собой последовательность шагов для достижения определённых результатов.

В случае малых и крупных групп сотрудников бизнес-процесс следует понимать как назначение обязанностей, которые каждый участник группы должен выполнить для выполнения общей для группы задачи.

Для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Также необходим алгоритм (процесс), которому люди (ресурсы) или программное обеспечение (в случае, если происходит автоматизация бизнес-процесса) могли следовать. Должен быть определён результат, для достижения которого прилагаются усилия, а также тратится время и используются определённые данные. Необходимо признать каждого указанного компонента автоматизации бизнес-процесса, уделить время для выбора и формализации каждого из них.

Автоматизация бизнес-процессов несомненно помогает лучше координировать усилия, и поэтому в этом случае дезорганизация должна быть исключена.

Автоматизация бизнес-процессов гарантирует более высокую точность результатов.

Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.

Инструментарий описания бизнес-процессов. От текстового описания до систем Business Process Analysis.

Внедрение процессного управления сопровождается определением ключевых бизнес-процессов, их последующим описанием, анализом и оптимизацией. В бизнес-процессах участвует множество исполнителей, создается множество документов, присутствует сложная логика взаимодействия исполнителей между собой, что требует отображения процесса формате, удобном для восприятия и анализа.

Описание существующего состояния бизнес-процесса «как есть» позволяет, как зафиксировать существующее состояние дел, так и провести первичный анализ бизнес-процесса. А описание бизнес-процесса «как должно быть» позволяет формализовать новое состояние бизнес-процесса для его последующего внедрения.

Текстовый формат описания бизнес-процесса.

Бизнес-процессы необходимо описывать предельно короткими документами в формате структурированного текста, фокусируясь на том, кто, что делает, и в какой срок.

Секретом описания бизнес-процессов в виде структурированного текста является следование четкой структуре – сначала фиксируется кто и когда исполняет операцию, а далее в подпункте, уровнем ниже, описываются сами действия, после чего указывается кому и в каком случае передается результат. Так шаг за шагом описывается весь бизнес-процесс с указанием перечня документов, которые передаются по процессу, а также информационных систем, которые используются для выполнения той или иной операции.

Преимуществом такого подхода является его простота и доступность и на практике даже очень «масштабные» бизнес-процессы могут быть легко описаны. Используя простые правила структуризации текста, можно легко создать систему регламентов, стандартизирующих ключевые бизнес-процессы.

Несмотря на легкость использования текстовый формат описания бизнес-процессов имеет свои недостатки, а именно возможность «спрятать» в нем недосказанности и неточности бизнес-процесса, которые можно обнаружить лишь внимательно «вычитывая» получившийся документ. Но, несмотря на это, структурированное текстовое описание прекрасный способ провести первичный анализ бизнес-процессов в компании и закрепить их целевое состояние в виде утвержденного регламента.

На рисунке 1 представлен пример схемы бизнес-процесса в MS Word.

Рисунок 1 – Схема бизнес-процесса в среде текстового процессора MS Word

Табличный формат описания бизнес-процесса.

Относительно варианта описания процессов в текстовом формате, использование табличной формы добавляет «структурированности» создаваемому описанию бизнес-процесса.

При таком подходе каждая строка содержит не только номер и название операции, но и входящие/исходящие документы, временные нормативы исполнения, исполнителя, используемые информационные системы и логику дальнейших действий. При описании бизнес-процесса в табличной форме создаются технологические карты, подробно описывающие все необходимые действия с указанием их окружения.

Используя единый шаблон таблицы и простую инструкцию по ее заполнению, можно легко описать ключевые бизнес-процессы. Но результат будет иметь недостаточную визуализацию, относительно описания процесса, как, например, в виде графической модели.

Единственным недостатком табличной формы, является сложность отображений логики бизнес-процесса, так как для каждой операции в таблице приходится описывать в каком случае какое действие выполняется.

Графическая модель бизнес-процесса.

В последнее время бизнес-процессы описывают в формате графических моделей. Это может быть схема, нарисованная на флипчарте, а может быть модель, нарисованная в специальном инструменте, в соответствии с утвержденной в компании нотацией.

В большинстве случаев описание процессов в графической форме производится с использованием инструментария моделирования бизнес-процессов программных продуктов MS Visio или MS Power Point. Эти инструменты входят в стандартный офисный пакет, что позволяет создавать модели бизнес-процессов широкому кругу лиц.

В дополнении к существующим инструментам, относительно недавно появились облачные бесплатные средства моделирования бизнес-процессов, в которых можно нарисовать модель в браузере, при этом сохранить результат, либо на диске, либо в облачном хранилище.

Учитывая бесплатность и легкость начала использования облачных средств моделирования бизнес-процессов, они быстро завоевывают поклонников.

С помощью графической модели бизнес-процесс может быть описан наиболее качественно, так как можно отразить не только все необходимое окружение операций, но и визуализировать саму логику бизнес-процесса с помощью логических операторов и событий.

Однако в случае использования графической формы моделирования бизнес-процессов, количество исполнителей, разрабатывающих модели бизнес-процессов может быть уменьшено, так как некоторых из них оттолкнёт сложность инструментария и дополнительные трудозатраты на создание графических моделей, относительно текстового и табличного описания.

Для того, чтобы среди тех, кто моделирует бизнес-процессы в компании было как можно больше представителей бизнес-подразделений, необходимо выбирать инструменты моделирования с удобным и простым интерфейсом, а также использовать простейшие нотации для отображения процессов.

Система моделирования бизнес-процессов.

Некоторые компании, имеющие большое количество сотрудников и высокую зрелость в области управления бизнес-процессами, переходят от простейших инструментов моделирования бизнес-процессов к системам класса Business Process Analysis, которые позволяют моделировать бизнес-процессы в едином репозитории, что позволяет не только создать целостную взаимосогласованную модель описания деятельности организации, но и получать на ее основе регламентирующие документы с помощью настраиваемой отчетности.

Как правило, если количество нарисованных в компании моделей бизнес-процессов начинает превышать несколько тысяч, то возникает необходимость обеспечить их интеграцию между собой, а также получить возможность создания регламентирующей документации на базе созданных моделей, именно в этом случае применение инструментария Business Process Analysis является оправданным.

Работа в инструментах Business Process Analysis требует жесткой дисциплины при моделировании бизнес-процессов, которая достигается через нормализацию справочников организационной структуры, документов и информационных систем, а также утверждение нотации моделирования бизнес-процессов и аудит соответствия создаваемых моделей утвержденной нотации или на уровне инструментария, или с помощью процедур согласования.

Использование средств Business Process Analysis имеет и определенные риски, связанные как раз с необходимостью жесткой дисциплины при создании моделей и со сложностью интерфейса инструментария, что приводит к уменьшению числа моделирующих бизнес-процессы среди представителей бизнес-подразделений. В результате достаточно часто работа в инструментарии Business Process Analysis становится прерогативой бизнес-аналитиков и ИТ специалистов, что сужает возможные ресурсы для моделирования бизнес-процессов в компании, и приводит либо к расширению штата бизнес-аналитиков, либо к привлечению внешних консультантов. При этом, бизнес часто не желает работать с полученными моделями и возвращается к текстовому или табличному формату описания бизнес-процессов, полученному с помощью отчетов из инструментария Business Process Analysis.

От моделирования к автоматизации.

Несмотря на созданные регламенты бизнес-процессов проконтролировать правильность исполнения регламента достаточно непросто, а проводимые аудиты требуют дополнительных трудозатрат.

Совершенно логично переложить контроль правильности исполнения бизнес-процессов на автоматизированную систему, в которой заложить всю необходимую логику его исполнения. При использовании специализированных систем класса Business Process Management Suite, модель бизнес-процесса становится исполняемой, и информационная система сама управляет бизнес-процессом в соответствии с правилами, описанными в модели, назначая исполнителей операций и маршрутизируя заявки в соответствии с логикой бизнес-процесса.

В данном случае модель становится необходимым условием для автоматизации бизнес-процесса, однако данная модель бизнес-процесса требует куда более подробной проработки, ведь она должна быть «понятна» информационной системе, автоматизирующей процесс.

Столь специфичный «потребитель» модели бизнес-процесса делает ее разработку непростым занятием, для которого, как правило, привлекается системный аналитик или даже ИТ-разработчик, которой хорошо знает систему автоматизации. Представители бизнеса или бизнес-аналитики в данном случае могут представить лишь прототип такой модели, после чего согласованный прототип необходимо серьезно дорабатывать с учетом особенностей BPMS системы.

Список использованных источников

Описание бизнес-процессов: стремление к простоте [Электронный ресурс] // BS Проектирование организации. URl: https://www.businessstudio.ru/articles/article/opisanie_biznes_protsessov_stremlenie_k_prostote. (Дата обращения: 17.01.2020)

Автоматизация бизнес-процессов – основы [Электронный ресурс] // CoMINDWare. URl: https://www.comindware.com/ru/blog-complete-basics-of-workflow-automation/. (Дата обращения: 17.01.2020)

BPM для чайников: открываем инструментарий описания бизнес-процессов // CNews. URl: https://www.cnews.ru/articles/2017-02-14_bpm_dlya_chajnikov_otkryvaem_instrumentarij_opisaniya_biznesprotsessov. (Дата обращения: 20.01.2020)

Бизнес-процессы, основные стандарты их описания // Справочник экономиста. URl: https://www.profiz.ru/se/11_2006/businessprocess/. (Дата обращения: 20.01.2020)

Просмотров работы: 8