XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

Для того чтобы раскрыть тему необходимо рассмотреть специфику понятий «документ», «электронный документ», «электронный документооборот»

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, документ -  зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [2].

Чтобы раскрыть понятие электронный документ сначала необходимо изучить историю появления данного термина.

Появление термина «электронный документ» связано с интенсивным применением информационных технологий на предприятиях и в организациях и формированием на машинных носителях разнообразной информации: научно-технической, производственной, управленческой и др.

История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» [4].

ГОСТ 6.10.1-88 содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке [3].

На данный момент появились новые нормативные акты, которые по-разному трактуют понятие «электронный документ».

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, понятие электронный документ трактует следующим образом - документ, информация которого представлена в электронной форме [2].

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей – общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа.

Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных подписей [8].

В соответствии с Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию [1].

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная  подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собствен-норучной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соб-людении следующих условий:

1) сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подпи- сания электронного документа;

2) при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

3) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

4) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи [6].

Электронный документ должен:

- создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

- иметь структуру, установленную законом,

- содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать;

- быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком

Также необходимо сказать, что электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий [7].

Из выше названных определений «документа» и «электронный документ» можно дать понятие электронный документооборот - обмен электронными документами между организациями по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО.

Документооборот является признаком производственной, хозяйственной и организационной деятельности любой организации, независимо от формы собственности, величины дохода и численности штата. От перечисленных параметров может зависеть только объем документооборота, но, даже если он очень невелик, целесообразность его автоматизации и внедрения системы электронного документооборота несомненна.

Во-первых, использование системы электронного документооборота позволяет существенно снизить трудозатраты на обработку, маршрутизацию и поиск документов. Во-вторых, значительно облегчается контроль исполнительской дисциплины и соблюдения сроков подготовки и обработки каждого документа на любом из этапов его оформления. В-третьих, программное обеспечение можно подобрать в зависимости от реальных потребностей компании и адаптировать его под них. В-четвертых, стоимость специализированных программ, даже обладающих самым широким функционалом, относительно невелика, а некоторые из них и вовсе бесплатны. В-пятых, организация системы электронного документооборота в организации позволяет минимизировать ошибки, обусловленные человеческим фактором. И, в-шестых, затраты на внедрение системы электронного документооборота, даже с учетом оборудования, окупаются в самые короткие сроки.

В зависимости от деятельности компании может быть подключён один из следующих ЭДО: бухгалтерский, кадровый, управленческий, производственный, технологический, складской, архивный, конфиденциальный.

Электронный документооборот в организации по своему функционалу должен обеспечивать:

- все виды работы с документами: создание, оформление, обработку, регистрацию, согласование, контроль исполнения и пр.;

- организацию документооборота: разграничение доступа, маршрутизацию, поиск, хранение и использование документов;

архивное хранение документов с возможностью их поиска и использования.

Электронный документооборот организует и реализует тот же комплекс мероприятий, что и традиционная, используемая для документационного обеспечения деятельности организации. В ней должны быть реализованы возможности:

- регистрации всех видов документов: входящих, исходящих и внутренних с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководителя; - использования единого порядка и последовательности работы с документами в каждом подразделении;

- организации индивидуальной и совместной работы с документацией; обмена документами между исполнителями и подразделениями;

- разграничения доступа исполнителей к документам;

- использования унифицированных форм, в том числе и тех, которые разработаны и утверждены на предприятии; организации единого порядка учета, издания, рассылки, возврата, хранения, утилизации и использования исходящей и внутренней документации;

- маршрутизации движения документов, учитывающая направление;

- контроля своевременности исполнения, получения резолюций, согласования (визирования) и списания документов формирования разного рода отчетности, в том числе, аналитической и статистической;

- выборки информации по формируемым исполнителями запросам;

- списания документов в дело в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел, извлечения из дел с обеспечением сохранности и учета использования документов;

- организации архивного хранения документов, в том числе и на машинных носителях, контроль их использования.

Электронный документооборот обязательно включает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотрудниками.

При хранении электронных документов в электронном архиве должны обеспечиваться:

- защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;

- возможность предоставления заинтересованным лицам доступа к хранимым электронным документам в порядке, предусмотренном нормативными актами;

- возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения;

- возможность представления хранимых электронных документов в виде копии на бумажном носителе.

В перспективе развитие электронного документооборота ориентировано на максимальное использование электронных документов, что предполагает изменение существующих отечественных традиций делопроизводства и постепенный отказ от бумажных носителей информации [5].

Список использованных источников

1.Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.

3. ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации от 01.07.1989 г.

4. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. № 3549. 

5. Артонкина Н. Cистема электронного документооборота // Справочник секретаря и офис менеджера - 2016. - №9. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/zhurnal-otechestvennye-arhivy/soderzhanie-

6. Вершинин А.П. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учебно - практическое пособие.- М., 2000.- 61 с.

7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления : учеб. пособие; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М. : МЭИ.- 2010. - 83 с.

8. Ларин М.В., Янковая В.Ф. Электронные документы и научно-методическое обеспечение управления ими в делопроизводстве и архиве // Отечественные архивы. - 2014. - №3. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/zhurnal-otechestvennye-arhivy/soderzhanie-nomerov/2014/nomer-3

Код для цитирования: Скопировать