XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

Тайм-менеджмент: определение и история

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так: это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

Попытки человека контролировать время уходят корнями в глубочайшее прошлое. В период Древнего мира и Средневековья такого понятия, как тайм-менеджмент, конечно же, не существовало. Тем не менее, история развития тайм-менеджмента берет начало именно в Древнем мире. Около 2000 лет назад римский мыслитель Сенека уже предложил в письме поэту Люцелию следующие идеи:

разделять все время на потраченное хорошо, плохо и бесполезно;

вести постоянный учет времени в письменном виде;

прожив определенный период, оценивать его с точки зрения заполненности.

Итальянский ученый и писатель Альберти, живший в XV веке, утверждал, что люди, умеющие управлять временем с пользой, будут успешны всегда и в любом деле.

Заметно повлияло на историю развития тайм-менеджмента появление промышленности. Необходимость управлять слаженной работой сотен людей заставила искать новые способы управления временем. На производствах был введен строгий график, появились расписания, смены.

История тайм-менеджмента в СССР началась во времена НЭПа. Наработки в этой области назывались НОТ, что расшифровывалось как Научная Организация Времени. Следующая волна популярности тайм-менеджмента в СССР пришла вместе с другими новшествами уже во второй половине 80-х годов.

Основные принципы тайм-менеджмента     

     Наибольшую  продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

умение верно ставить цели;

умение правильно определять жизненные приоритеты;

варьировать инструментами планирования;

наработка необходимых привычек.

     Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.
     Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет  определенные принципы, на которых  и базируется. Самый главный принцип – это принцип целесообразности, который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.
          Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных обстоятельств.
       Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно  и разбивке крупного дела на  несколько.
       Принцип четвёртый предполагает  необходимость пятиминутного отдыха  через каждый час работы.
       Пятый принцип заключается в  использовании зон внимания для  организации рабочего места: центральной,  ближней и дальней.
       Шестой принцип учит делать  в первую очередь самые важные  дела, начинать день с самых  трудных, неприятных задач.
       Седьмой принцип призывает классифицировать  все свои дела на 4 категории. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них.
Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.

Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.

Корпоративный тайм-менеджмент

Существует 3 типа тайм-менеджмента: индивидуальный, ролевой и социальный. Мы остановимся на социальном типе, а именно – на корпоративном тайм-менеджменте.

Тайм-менеджмент применяют в компаниях для контроля рабочего времени сотрудников по-разному. Например, в ООО «СИБУР Тобольск» сотрудники всё же являются основным ресурсом компании, правильная организация их рабочего времени напрямую влияет на производительность труда каждого подразделения, а значит, и на финансовые результаты бизнеса в целом.

Потребность внедрения корпоративного тайм-менеджмента в каждое структурное подразделение  обусловлено следующими факторами: 

быстрые темпы изменений внешней среды.

Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы;

нестабильность мировой экономики и постоянная потребность в изменениях и инновациях.

Для организаций становятся нормой разработка новых продуктов,  выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для специалистов всех подразделений, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться;

рост удельного роста нематериальных активов. (Это те объекты, которые не обладают материально-вещественным воплощением, но при этом приносят прибыль и используются в производстве более одного календарного года.)

Эффективность работы специалистов каждого подразделения становится основным фактором успешности всей компании.

Эти факторы направлены на применение к каждому сотруднику организации конкретных действий. Сюда, к примеру, можно отнести находящееся на высоком уровне в ООО «СИБУР Тобольск» делегирование работникам довольно большого числа полномочий. Количество задач, которые требуется решать оперативно, также увеличивается. Руководители все больше предоставляют возможность своим сотрудникам принимать самостоятельные решения. При этом важно организовывать деятельность персонала и определять каким из инструментов тайм-менеджмента необходимо воспользоваться для более продуктивной работы.

Так как «СИБУР» является крупнейшей компанией, в которой незапланированное вмешательство может отрицательно сказаться на процессе работы, я решила на примере небольшой организации, как ГБУТО «Государственный архив в г.Тобольске»,рассмотреть, на сколько эффективно внедрение тайм-менеджмента в каждый отдел данной организации. Внедрение осуществлялось через такой простой софт, как MS Excel, без дополнительных затрат, с использованием «штатных» возможностей данной программы. Организации не хватало оптимизации рабочего плана и гибкости в работе между отделами. Для решения проблемы была применена методика контекстного планирования и был внедрён дневник планирования рабочего времени в MS Excel.

В результате сотрудники и руководство организации отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования на 3—5 %. Существенно снизилась вероятность «потери» каких-либо задач, или их несвоевременного выполнения. Немаловажна и меньшая напряженность работы: комфортный обзор всех задач в MS Excel, возможность настроить этот обзор «под себя», дают ощущение управляемости ситуации, позволяют снизить стресс и напряженность в авральных ситуациях. «Прозрачность» дневника планирования, достигнутая с помощью системы, оказалась удобной и для руководителей, и для сотрудников отделов, получивших более удобные инструменты управления процессом. Уже за две недели существования системы средний срок выполнения рабочего плана был уменьшен примерно на 3 %.

Можно сделать вывод о том, что успешная деятельность во многом зависит от умения применять в организации трудового процесса сотрудников инструменты тайм-менеджмента. Для внедрения тайм-менеджмента в деятельность каждого подразделения не требуются значительные затраты на приобретение необходимой программы, достаточно использование простого, доступного, но довольно эффективного софта.

Таким образом, при внедрении тайм-менеджмента в каждое подразделение ООО «СИБУР Тобольск» можно прогнозировать такие результаты:

дополнительные часы резервов времени;

ясность и определенность целей и их быстрое достижение;

более высокая мотивация и грамотно организованная трудовая деятельность;

повышение эффективности работы.

Выбор инструмента, позволяющего осуществлять эффективную деятельность всех сотрудников организации, определяется личным предпочтением каждого из них, а также спецификой самой организации и сложившейся в ней схемой организации труда. В некоторых же организациях не прибегают к использованию такой технологии, как тайм-менеджмент, что во многом затрудняет достижение поставленных задач и снижает конкурентоспособность предприятия в целом.

К примеру, по данным опроса,лишь 26 % работников пользуются каким-либо специализированным софтом для организации своего времени. Причем 7 % опрошенных предпочитают пользоваться только электронными видами планирования своей работы, 24 % выберет скорее электронный вариант, чем бумажный и 43 % работников не видят разницы в использовании определенного вида инструмента тайм-менеджмента.

Так в эпоху информационных технологий использование электронных носителей является наиболее популярным средством планирования своего времени, и вполне логично, что работники либо не пользуются никакими инструментами тайм-менеджмента, либо выбирают какой-либо софт. Так 15% использует MS Word, 38% опрошенных использует для удобства заметки в собственном телефоне и 47% проголосовало за MS Excel, как за лучшее средство планирования работы.

Все же потребность во внедрении тайм-менеджмента в каждое подразделение ООО «СИБУР Тобольск» существует, так как в компании преобладает тип сотрудников, которому передают все больше полномочий, от которого требуется принятие самостоятельных решений, организация и планирование собственной работы. Эффективность трудовой деятельности сотрудников, начиная от клининговых работников и заканчивая руководством, становится главным фактором успеха всей компании. Постоянные и довольно значимые изменения деятельности в компании — это скорее норма, чем редкое исключение. Сюда относится и разработка новых продуктов, и внедрение новых инструментов, систем управления. Для специалистов СИБУРа становится обыденностью постоянное увеличение объема и количества решаемых задач, необходимость постоянно искать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться. А для этого необходимо внедрять в деятельность всей организации тайм-менеджмент.

Невидимые резервы эффективности

Рассмотрим еще один важный аспект, напрямую относящийся к организации деятельности сотрудников и их взаимодействия. Это вопрос о стандартизации общего языка.

Ни один специалист не будет говорить со своим коллегой о работе на обыденном языке. У них обязательно есть свой язык, благодаря которому в профессиональных вопросах они понимают друг друга однозначно, без всяких недоумений. Между тем менеджмент еще не имеет однозначного и четкого профессионального языка даже в рамках одной фирмы. Безусловно, есть много «местных диалектов», более или менее выполняющих такую роль, но как правило они привязаны к конкретике деятельности, к ее содержанию, которое может быть индивидуальным для каждого подразделения или даже отдельного специалиста. А вот вопросы организации деятельности, которые как раз требуют взаимодействия разных менеджеров и подразделений, такой общепонятной и однозначно толкуемой лексики, как правило, не имеет.

Здесь стоит сделать важное уточнение: дела обстоят лучше в той области, которая связана с корпоративной организацией труда. Например, если в ООО «СИБУР Тобольск» будет внедрено проектное управление, менеджеры будут иметь достаточно ясный общий язык для организации взаимодействия между структурными подразделениями.

Заключение

Внедрение кооперативного тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности работы: сокращаются сроки исполнения поручений, лучше используется рабочее время, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь и т. д.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, делают свою работу с минимальными временными затратами. Управления временем в разы повышает личную эффективность.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения. Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем во всей компании в целом.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

https://hr-portal.ru/article/korporativnyy-taym-menedzhment-kak-vnedrit-v-kompanii-edinye-pravila-upravleniya-vremenem

https://spark.ru/user/112089/blog/51887/korporativnij-tajm-menedzhment-kak-sovremennaya-tehnologii-razvitiya-personala

Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / ПИТЕР, СПб, 2008. — 152 с.

https://studwood.ru/1534777/menedzhment/taym_menedzhment_sfere_upravleniya_personalom

Код для цитирования: Скопировать