XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

Архив- учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.[1]

Библиотека — учреждение, собирающее и хранящее произведения печати и письменности для общественного пользования, а также осуществляющее справочно-библиографическую работу.

Переход к информационному обществу сопровождается, формированием принципиально иной системы информационных коммуникаций, базирующейся на переводе основного массива информации в электронную (цифровую) форму с одновременным обеспечением возможности доступа к этим данным из любого места в любое время.

Библиотека, традиционно относившаяся к фундаментальным звеньям системы информационных коммуникаций, как ни парадоксально, не выиграла от увеличения интенсивности информационных обменов. Потенциальная способность пользователя получать любые сведения, где и когда это необходимо, изменила существующую систему отношений, в результате чего наиболее информационно емкие сферы деятельности (бизнес, управление, юриспруденция, области высоких технологий), стали переориентироваться на получение сведений непосредственно через Интернет из удаленных источников, минуя библиотеки. За короткий период существования Сети уже образовалось огромное число коммерческих проектов, делающих бизнес на предоставлении платного доступа к полнотекстовым базам данных.[3]

Библиотеки не в состоянии конкурировать с коммерческими компаниями ни по полноте документов, ни по оперативности обновления данных, ни по уровню сервиса. Единственным неоспоримым преимуществом библиотек остается бесплатность пользования. Соответственно изменяется и аудитория пользователей библиотек: они все более ограничивают зону обслуживания такими областями как образование, гуманитарные науки и досуг, то есть сферами, где стоимость решений, принимаемых на основе информации, минимальна[4]

Таким образом, формирование информационного общества таит вполне реальную угрозу для библиотек, которые объективно вытесняются на периферию системы информационных коммуникаций, утрачивая роль руководителей информационных обменов.

Дабы сохранить позиции в меняющемся мире, библиотекам предстоит во многом измениться самим и основной акцент при этом должен быть сделан на адаптацию достижений высоких технологий. Речь идет как о тотальной компьютеризации существующих библиотечных процессов, так и о предложении совершенно новых форм обслуживания. Полная автоматизация библиотек позволит им резко поднять качество обслуживания при сокращении производственных затрат. Технической базой осуществления этих преобразований должны стать корпоративные библиотечные сети, обеспечивающие объединение ресурсов и экономию усилий библиотек. Внедрение в практику таких видов обслуживания как онлайновый доступ к каталогам (в том числе и сводным), электронная доставка документов, регулярное информационное обслуживание удаленных пользователей и подобных им, дадут возможность библиотекам закрепиться на информационном рынке и сохранить роль важного звена информационного общества.[3]

Новые подходы в работе библиотек, несомненно, будут сопровождаться изменением теоретических представлений о ее функциях, смещением акцентов в управлении и правовом регулировании информационной деятельности, подготовке кадров информационных работников. Библиотечному сообществу стоит со всей серьезностью задуматься над этим сегодня, чтобы завтра библиотеки не оказались в роли третьестепенных общественных институтов.

Информационные технологии оказывают на архивы колоссальное трансформирующее влияние. Здесь можно выделить несколько ключевых направлений:

 Перевод в электронный вид и раскрытие научно-справочного аппарата (НСА) архивов. Это приводит к тому, что частично техническая работа по первичному поиску информации в архивах перекладывается на самих исследователей. Более свободный доступ к НСА приводит к тому, что в архивы приходит больше людей. Это также способствует дальнейшему росту интереса к генеалогическим исследованиям, а значит, и к архивам.

 Перевод документов в электронный вид часто кардинально меняет ценность архивных материалов. Даже малоценные документы в электронном виде, при наличии мощной машины поиска, приобретают совершенно иные качества. В качестве примера можно привести: материалы переписей населения, которые на бумажных носителях являются документами временного срока хранения; газеты в электронном виде, с возможностью полнотекстового поиска - совершенно другой ресурс, чем неудобные для работы годовые подшивки.

 Предоставление широкой общественности доступа к редким и уникальным архивным документам. Появляется возможность объединять материала из разных архивов и коллекций, разбросанных по всему миру. В итоге из труднодоступного ресурса архивы превращаются для государства, бизнеса и граждан в ценный актив.[4]

Одной из проблем, которую необходимо будет решать на этом пути, проблема утрата архивами контроля над «своей» информацией. Как правило, архивы достаточно болезненно переживают этот процесс; встает также вопрос и о том, что доходы от использования архивной информации получают третьи лица, а не архивы. С этим мы уже сталкиваемся, и нужно искать такие схемы финансирования деятельности архивов, которые бы, наоборот, стимулировали освоение архивами современных технологий и предоставление доступа к своим фондам. Общество сейчас быстро переходит на использование электронных документов. Передавать эти документы в архивы так же, как и бумажные, через 20-30 лет – немыслимое дело, на этом пути неизбежны колоссальные бессмысленные затраты и утрата документов. Электронные документы должны поступать на архивное хранение гораздо раньше, возможно, даже до того, как они перестанут активно использоваться в деловой деятельности. При архивации электронных документов возникает один важный эффект - пользователи ждут от архивов оперативного предоставления информации. С другой стороны, в архивы могут начать поступать «свежие» документы, к которым также необходим быстрый доступ. На повестке дня уже стоит вопрос о подключении архивов к системе оказания государственных услуг. Необходимо также задуматься о формировании архивных фондов, так, чтобы они адекватно отражали все стороны жизни государства и общества. Под контролем государства сейчас находится значительно меньшая часть создаваемых в стране документов, чем это было, например, в Советском Союзе. Так, коммерческие структуры неохотно «записываются» в источники комплектования, а в итоге экономическая история страны за последние десятилетия отражена в архивах далеко не лучшим образом. Наши западные коллеги ещё в 80-е годы прошлого века поставили вопрос о том, что в архивах должно откладываться всё, что интересно для общества в целом, а не только то, что отражает деятельность государственной машины. Во всем мире архивы переосмысливают свое место в обществе - идёт пересмотр решаемых ими задач, принципов определения ценности документов и работы по комплектованию фондов, решаются правовые вопросы, налаживается взаимодействие с коммерческими организациями, взаимодействие архивов с делопроизводством. Электронное делопроизводство неминуемо приведет к тому, что в скором времени в архивы хлынут электронные документы. Готовиться к этому необходимо не только в техническом плане, но и в плане разработке методик проведения экспертизы ценности электронных документов, организации работы с гибридными документами, управления смешанными делами, сложными электронными объектами (такими, как базы данных), которые архив сам не в состоянии обслуживать. Придется, в том числе, решать и вопросы управления доступом и обеспечения информационной безопасности. Можно перечислить несколько крупных блоков проблем, которые стоят сейчас перед архивами, - и от того, как эти проблемы будут решены, зависит судьба всей архивной отрасли:

 Необходимо более четко определить место архивов в современном обществе, и, в том числе, ответить на вопрос о том, какие задачи они решают в информационном обществе, помимо традиционного обеспечения сохранности исторической памяти страны;

 Не меньшего внимания требуют правовые вопросы, связанные с ведением архивного дела в современных условиях. Это и совершенствование архивного законодательства, обеспечение эффективного доступа к архивной информации, воздействие архивистов на делопроизводство.

Из всего сказанного можно сделать вывод о том, что наши архивы не готовы в полной мере к тому, чтобы «вписаться» в информационное общество. К этому, к сожалению, не готово и большинство архивов мира. Однако жизнь всё равно заставит это делать, и лучше приступить к этой нелёгкой работе прямо сейчас.[6]

Список литературы

Федеральный закон «Об архивном деле»

Игнатов В. С., Пименова Д. В. Информационное пространство. Структура и функции. // Известия высших учебных заведений. Поволжский регион. Общественные науки. 2007. № 3. С. 3-9.

Пальгуева Г.М. Шаг в будущее // Библиотечное дело. - 2012. - № 15.

Аврамова Е.В., Прозоров И.Е. Электронные ресурсы профессиональной информации // Библиотечное дело. - 2012. - № 20. - С. 26.

Дегтярева И.А. Доступ к архивной информации: состояние, проблемы, перспективы // Вестник ВНИИДАД, 2018. № 1. С. 7-15.

 Олейников О.В. Комплектование Государственного архива Российской Федерации электронными документами по истории: опыт и перспективы // Роль архивов в информационном обеспечении исторической науки: сб. статей. М., 2017. С. 257-263.