XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

Электронная почта (англ. email, от англ. electronic mail) — технология и служба по пересылке и получению электронных сообщений между пользователями компьютерной сети. Основными достоинствами электронной почты является легко запоминающийся адрес, который имеет вид имя_пользователя@имя_домена, высокая надежность доставки сообщений, возможность отправлять как простой и форматированный текст, так и файлы.

Электронная почта сейчас является одним из основных и универсальных инфраструктурных элементов. При помощи электронной почты осуществляется взаимодействие миллионов человек в личных и деловых целях.

В случаях, если в организации существуют структурные подразделения, целесообразна организация корпоративной почты, которая будет «привязана» к домену организации. Это поможет упростить организацию коммуникации между структурными подразделениями и деловыми партнерами. Так же наличие корпоративной почты облегчает процесс мониторинга деловой почты и практически исключает вероятность утраты важных документов, которые отправляются по почте. Для этого настраивается переадресация всей корреспонденции руководителю предприятия или отдела по специальным папкам для мониторинга. Подключаются фильтры для сортировки сообщений по различным критериям.

Наличие корпоративной почты позволяет создать неограниченное количество почтовых адресов, которые можно использовать для разных задач. Имеет смысл создавать отдельную почту для организации в целом, отдельную почту для структурных подразделений и отделов и сотрудникам, которым необходима деловая почта. Сотрудникам, должность которых единственная на предприятии, имеет смысл создать обезличенное имя почты. Так в организации главный бухгалтер один и нецелесообразно создавать ему почтовый адрес, название которого содержит ФИО. Достаточно указать должность (glavbuh@domain_organizacii.ru) и тогда можно воспользоваться следующими преимуществами:

с приходом нового работника он продолжит пользоваться почтой предшественника, имея доступ ко всей переписке;

контрагенты не заметят кадровых изменений, они будут продолжать пользоваться привычным адресом;

сотрудникам компании не придётся запоминать новый адрес.

Для создания почтовых адресов для сотрудников на типовых должностях имеет смысл использовать первую букву имени и фамилию, фамилию и должность или имя и должность. Все это может облегчить процесс коммуникации и исключит путаницу с имейлами сотрудников организации.

Так же рекомендуется создавать несколько почтовых адресов с простыми именами для разных задач, это позволит снять нагрузку с основного e-mail’а и позволит удобно сортировать почту.

Таким образом организация корпоративной почты целесообразна в случае если в организации имеются структурные подразделения, есть должности, которым необходима почта с легко запоминающимся адресом и необходимо несколько почтовых адресов для разных задач.