XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

По мере роста роли цифровизации в информационном обмене все острее наблюдается необходимость эффективно организовывать движение электронной и бумажной документации в организационных системах. В данный процесс включаются управленцы разного уровня и цифровые помощники, электронные архивы, средства автоматической аналитики и ERP – решения. На сегодняшний день каждая организация должна представлять собой гармоничный центр управления документооборотом – Managed Document Services (MDS).

На рынке российского электронного документооборота существует несколько типов СЭД, к ним относятся: системы внутреннего документооборота, которые чаще всего используются лишь крупными компаниями и государственными организациями для увеличения оптимизации делопроизводства; системы внешнего документооборота, которые характеризуются необходимостью взаимодействия с контрагентами. В данном случае важную роль играет значимость соответствия второго сегмента СЭД требованиям, предъявляемым государственными органами [1].

По статистическим данным, полученным с сайта Docflow, лишь третья часть всех компаний на российском рынке к 2019 г. перешла на электронный документооборот [2].

По мнению экспертов, принявших участие в конференции «СЭД и ЕСМ day 2019» самыми распространенными российскими системами являются: «Дело», «Гран – док», «1С: Документооборот», «Оптима Workflow», «Логика ECM и СЭД», «Е1 Евфрат», «CompanyMedia», «Directum», «LanDocs». Данные системы обладают большим функционалом возможностей и при их рассмотрении учитывается возможность их использования с учетом реализации различных процессов документационного обеспечения управления. Из всех перечисленных СЭД только «Дело», «Е1 Евфрат», «CompanyMedia», «Directum» и «Логика ECM и СЭД» могут реализовать все функции, которыми должна обладать каждая система электронного документооборота. Существенными преимуществами платформы СЭД, способной на автоматизацию, являются такие аспекты как: работа с документами, являющимися договорными; поиск документов по базе данных и штрих – коду; осуществление распознаваний документа и его сканирования; работа в удаленном доступе и режиме оффлайн; интегрирование с другими системами; возможность выполнения функций администрирования; осуществление делегирования полномочий и замещений должностей [3].

Каждая СЭД может управлять процессами документооборота, находить, сканировать и распознавать документы, а так же работать на большом расстоянии. Например, система «Дело» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами. Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения. Компания ЭДС рассматривает новые модули в системе «Дело» это: «Управление проектами» и «Интеллектуальный анализ».

«Е1 Евфрат» обладает уникальными функциями и может распознавать реквизиты с документа, который был отсканирован, и заполнять все поля регистрационной карточки на основе полученных данных [4]. «CompanyMedia» обладает функцией дистанционного участия в мероприятиях при использовании электронных устройств, а также возможностью составления отчета по документам. «Directum». Ее главной особенностью является наличие трех хранилищ: для оперативного доступа, для хранения в архиве и для сохранности данных в большом объеме. Это необходимо, чтобы при открытии всех хранилищ система не была сильно загружена [5]. «Гран – док» - эта система составляет динамические и статистические таблицы по документам, которые были найдены, но она не может работать оффлайн [6]. «1С: Документооборот». Данная система не может осуществлять такие функции как замещение и администрирование, но имеет модуль для проведения совещаний, но не дистанционно[7]. В системе «Оптима Workflow» отсутствуют такие значимые функции как делегирование полномочий и замещение должностей, работа в режиме оффлайн, работа с договорами и поиск по штрих – коду [8]. «Логика ECM и СЭД» - это система автоматизации документооборота, которая управляет всем жизненным циклом входящих и исходящих, а также внутренних организационно – распорядительных и нормативных документов. В «LanDocs» отсутствуют такие значимые функции как делегирование полномочий и замещение должностей, работа в режиме оффлайн, работа с договорами и поиск по штрих – коду, интеграция с другими системами [9].

Таким образом, все вышеперечисленные системы электронного документооборота обладают стандартными функциями для управления организацией и лишь система «Гран-док», которая используется в небольших государственных и муниципальных учреждения. Организации, приобретая системы электронного документооборота, должны обращать внимание на комплектацию системы и с учетом этого располагать необходимой суммой для ее приобретения. Для того, чтобы был виден эффект от цифровизации и ее внедрение привносило большие изменения в организации, необходимо поддерживать шаблонные процессы и процессы, наделенные алгоритмом, но это требует наличие высококвалифицированных специалистов, которые с помощью своих знаний и навыков могут не только установить и настроить программное обеспечение, но и вносить изменения в управлении.

С каждым днем расширение цифрового рынка СЭД и ЕСМ – систем продолжает расти. Важным моментом здесь выступает понимание государства и бизнеса, что электронный документооборот – это платформа, которая способствует выстраиванию цифровизации всех отраслей. В государственных органах Российской Федерации переход на электронный документооборот продвигается быстрыми темпами и имеет большой результат.

ЕСМ рынок растет и становится еще высокотехнологичнее, поэтому влияние цифровой экономики приводит к отказу российских организаций от консервативного подхода к нововведениям. Данный рынок динамичен, так как разрабатываются новые технологии, а его рост в основном зависит от расширения спектра задач, решаемых в бизнесе.

По оценке TAdviser рынок СЭД в среднем растет со скоростью 10 – 12% в год. В 2018 г. объем рынка СЭД был равен 52 млрд рублей и по сравнению с предыдущим годом вырос на 12%. По предварительной оценке экспертов, в последующие годы ситуация на рынке СЭД и ЕСМ систем должна стабилизироваться (Рис. 1).

Рис. 1 Динамика российского рынка СЭД/ЕСМ, млрд руб [10].

Сегодня практически повсеместно для организации внутреннего документооборота используются СЭД. Однако взаимодействие с внешним миром, как правило, по-прежнему происходит на бумаге.

Еще недавно большинство представленных на рынке решений в сфере юридически значимого обмена документами обеспечивали работу лишь с ограниченными типами документов. Заказчики сталкивались с тем, что технологии были еще сырыми, а на рынке не было достаточно компетенций для их совершенствования. Серьезные сложности создавало отсутствие регламентов в сфере хранения, обработки и передачи документов.

Эксперты считают, что в настоящее время комплексные решения обеспечивают работу с электронной подписью, интеллектуальную обработку и хранение юридически значимых документов, взаимодействие с прикладными системами и объединение бумажного и электронного документооборота. В ближайшем будущем рынок ждет максимальный отказ от бумаги, постепенная формализация важных для бизнеса типов документов, появление регламентированных маршрутов обмена документами с контрагентами и контролирующими органами, а также интеллектуальная обработка всей документации и централизация функций ЭДО внутри компаний любого масштаба.

Библиографический список

Курьянов С. СЭД и цифровая трансформация управления. – 2015

Docflow: http://www.docflow.ru/news/news/detail.php?ID=32828

Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. – 2018

Е1 Евфрат [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://evfrat.ru/.

DIRECTUM: [Электронный ресурс] -https://www.directum.ru/.

ГранДок: [Электронный ресурс] http://www.grandoc.ru/.

ЭОС: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.eos.ru/, свободный.

Optimа-WorkFlow: [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://optima-workflow.ru/.

LanDocs: [Электронный ресурс] -http://www.landocs.ru/.

TAdviser: [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.eos.ru/, свободный.

Код для цитирования: Скопировать