XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

На сегодняшний день вопросы юридической значимости электронных документов приобретают важное значение при создании информационного общества и электронного государства, т.к. происходит процесс улучшения единого информационного пространства в Российской Федерации. В настоящее время все больше документов стали использоваться в электронном виде, тенденцию роста которых можно проследить на рис.1 [3].

Рис. 1. Темпы прироста электронных документов

П роблематика темы ЮЗДО связана с появлением систем электронного документооборота (СЭД), которые упрощают процесс работы и обмена документами. Данные системы продолжают активно внедряться на российский рынок и наблюдается тенденция к увеличению количества организаций, использующих современные СЭД (рис.2) [1].

Рис. 2. Потребность в СЭД подтверждается ТОП-менеджерами

Высокие показатели посещаемости мероприятий по тематике электронного документооборота свидетельствуют о высоком интересе отечественных предприятий и организаций к различным аспектам данной сферы. Примером может служить проведение ежегодной конференции-выставки «Осенний документооборот» фирмы ЭОС. На данной конференциях рассматриваются различные вопросы в сфере ИКТ, касающиеся СЭД и ЕСМ, такие как: применение искусственного интеллекта для работы с документами, импортозамещение программ в отечественном ПО, а также вопросы юридически значимого документооборота [2]. Также к мероприятиям, на которых поднимается вопрос ЮЗДО относятся конференции «СЭД и ЕСМ Day» TAdviser и «Рынок СЭД: на пути к ЮЗЭДО» CNews Conferences.

Анализ конференций, связанных с тематикой СЭД и ЕСМ, показывает, что запросы к юридической значимости документов в СЭД в настоящее время только увеличиваются [6].

При проведении ряда исследований удалось выяснить - что именно интересует руководителей ведущих компаний в электронных системах (рис.3) [2]. Согласно результатам данных исследований, внутренний и внешний ЮЗДО является самой актуальной ЕСМ-задачей для организаций.

Рис. 3. Актуальные ЕСМ-задачи

В результате проведенных исследований, можно сделать вывод, что у понятия «юридическая значимость» есть несколько направлений трактовки. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, «юридическая значимость документа - свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера» [4].

Согласно данным конференций ЭОС, юридическая значимость также представляет собой совокупность свойств, которые обеспечивают аутентичность, целостность, достоверность, конвертируемость и пригодность для использования такого электронного документа, который подписан электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, и порождает правовые последствия.

Юридическую значимость документа определяет его юридическая сила. Под юридической силой понимают свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Опираясь на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. «Управление документами. Общие требования» можно выделить основные характеристики юридически значимого документа: достоверность, целостность, пригодность [5].

Для анализа эффективности внедрения юридически значимого документооборота в деятельность различных организаций, необходимо обратить внимание на опыт тех компаний, которые открывают на своих базах направления по предоставлению услуг в данной среде.

К примеру, группа компаний «Корус Консалтинг» представляет юридически значимый документооборот на основе специальной платформы, которая послужит полноценным инструментом повышения эффективности бизнеса. Суть данной платформы состоит в основе технологического решения - DiState.

Исключительной особенностью платформы является масштабируемость: DiState при большом объёме документов не только обрабатывает их, но и регулирует поток принятых документов для обработки данных. Обеспечение более ускоренного использования электронной подписи происходит за счет ее размещения за пределами системы, а в итоге –документ обрабатывается и подписывается за несколько миллисекунд.

Реализация ЮЗДО предполагает подготовку техническую, технологической и нормативной базы, которая отвечает требованиям законодательства и потребностям бизнеса организации.

Правовой базой для создания ЮЗЭДО служит вступивший в силу Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", который разрешает использование электронных документов наравне с документами на бумаге, заверенными собственноручными подписями и печатями организаций. Именно применение ЭЦП позволяет признать электронный документ равнозначным документу, подписанному обладателем подписи.

Одной из задач программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и федеральных проектов, связанных с ней, является внедрение межведомственного ЮЗДО с применением электронной подписи в деятельность органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также подведомственных им организаций – для чего и была создана Национальная платформа ЮЗДО.

Таким образом, можно определить ЮЗЭДО — как документооборот, представляющий собой комплекс действий участников системы по принятию к исполнению электронных документов, подписанных электронной подписью. При этом участники отвечают за совершение, либо не совершение этих действий. В настоящее время проблемы, связанные с обеспечением ЮЗДО, являются достаточно актуальными, что подтверждается результатами ряда исследований, количеством проводимых тематических мероприятий и закрепление необходимости внедрения ЮЗДО на законодательном уровне.

Список литературы

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования

Отчет о конференции «СЭД и ЕСМ Day 2018», Электронный ресурс, [Электронный ресурс] URL: http://www.tadviser.ru/index.php (дата обращения: 19.12.2019 г.)

Программа конференции «Осенний документооборот-2019» [Электронный ресурс] URL: https://www.eos.ru/eos_calendar/osenniy-dokumentooborot-2019/programma.php (дата обращения: 20.12.2019 г.)

Исследование «Логики бизнеса» и IDC. Практика внедрения электронного документооборота. [Электронный ресурс] URL: https://blogic.ru/news (дата обращения: 22.12.2019 г.)

Код для цитирования: Скопировать