XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

Информационные системы стали неотъемлемой частью нашей жизни, не существует больше такой отрасли, которая не попала под влияние научно-технического прогресса. Каждую минут происходит непрерывный процесс создания и внедрения различных IT-технологий. Неудивительно, что каждое предприятие желает обзавестись собственной информационной системой, это позволяет минимизировать уровень затрат за счёт упрощения и уменьшения числа обязанностей сотрудников, а порой и полной автоматизации всего производства.

Казалось бы, информационные технологии являются нашим другом, да и какой от них может быть вред, ведь они созданы для того, чтобы упростить и оптимизировать бизнес-процесс предприятия, к сожалению, так происходит далеко не всегда. Перед внедрением необходимо проанализировать, нужна ли организации информационная система, нередки случаи, когда внедрение несёт за собой не повышение производительности, а увеличение накладных расходов. Если внедрение несёт за собой большой потенциал, то стоит учесть, что персоналу будет необходимо ознакомиться, адаптироваться и освоиться в сформированном технологическом пространстве.

Рассмотрим пример системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД - это такое программное обеспечение, которое позволяет вести работу с документами в электронном виде, а также обеспечить возможность коммуникации между сотрудниками [1]. Любая СЭД предназначена преимущественно для выполнения определённых задач. Внедрение такой системы способно повысить эффективность ведения финансового учёта путём снижением числа ошибок, сокращением времени обмена документов и экономией на расходных материалах. Примером этого служит система «ДЕЛО».

«ДЕЛО» - система обладающая списком инструментов для управления делопроизводством и документооборотом. Данная СЭД работает не только с рядовыми предприятиями, но и имеет дело с государственными заказчиками. Также СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63 [2]. Функциональные возможности этой системы представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Функциональные возможности СЭД «ДЕЛО»

К преимуществам данной СЭД можно отнести: постановку задач и контроль исполнения, договорный документооборот, мобильность и удалённую работу, а также электронный архив и долговременное хранение документов. Более подробный список преимуществ изображён на рисунке 2.

Рисунок 2 – Преимущество использования СЭД «ДЕЛО»

Данную СЭД на территории Красноярского края уже используют следующие учреждения: Прокуратура Красноярского края, Красноярский краевой суд, Арбитражный суд Красноярского края и так далее [2].

Подведя итоги, хотелось бы сказать, что СЭД «ДЕЛО» бесспорно относится к лидерам среди систем электронного документооборота на российском рынке, и это вполне заслуженно. Функциональность, техническая поддержка и простота освоения – вот, что делает данную систему качественным программным продуктом.

Список литературы

1. Просто об электронном документообороте: [Электронный ресурс]. –Режим доступа: https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения: 21.12.2019).

2. Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»: [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo (дата обращения: 22.12.2019).