XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

В данной работе содержится разработанная концепция внедрения информационной системы для автоматизации основных бизнес-процессов мебельной компании.

Предмет исследования – производство мебели и увеличение эффективности этого процесса за счет внедрения информационной системы.

Актуальность внедрения информационной системы заключается в необходимости автоматизации работы сотрудников компании по проектированию новых моделей производимой продукции, что позволит повысить эффективность деятельности организации и сократить затраты времени на выполнение заказов клиентов.

Мебельная компания занимается производством и продажей корпусной мебели (гостиные, кухни, спальни, прихожие). Компания постоянно развивается и становится совершеннее в сфере мебельного производства, прилагая как можно больше усилий, чтобы улучшить качество выпускаемых изделий.

Цель деятельности мебельной компании - создание оптимального продукта, наиболее полное удовлетворение спроса покупателей данным видом продукции и, соответственно, получение прибыли.

Для анализа бизнес-процессов необходимо исследовать организационную структуру организации - это совокупность звеньев, определяющая разделение деятельности, систему подчиненности и существующие подразделения внутри организации [3].

Организационная структура мебельной компании представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная структура мебельной компании

Организационная структура мебельной компании состоит из четырех отделов: отдел продаж, производственный отдел, бухгалтерия и склад.

Высшим должностным лицом в организации является директор. Он представляет интересы предприятия, распоряжается имуществом, заключает договоры, занимается приемом и увольнением работников, выдает доверенности, открывает в банках счета, распоряжается средствами, издает приказы и дает указания обязательные для всех сотрудников предприятия.

Бухгалтерия занимается организацией предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций, осуществляет начисление и выплату заработной платы работникам организации, своевременно проводит расчеты, возникающие в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и физическими лицами [9].

Отдел продаж – это отдел, главная цель которого состоит в увеличении количества продаж товаров или услуг. Сотрудники отдела продаж должны консультировать покупателей, разъяснять им особенности той или иной модели мебельной номенклатуры; знать и понимать порядок сборки, затраты времени; осуществлять разъяснения касательно пород древесины и их свойств; принимать и оформлять заказы на изготовление мебели; оформлять отпускные документы, выдаваемые клиентам; составлять график доставки мебели; принимать оплату от клиентов и прочее.

Если покупатель пожелал внести коррективы в типовые размеры и заказать мебель по индивидуальным параметрам, продавцу необходимо выполнить расчет расхода материалов и трудозатрат, чтобы верно рассчитать стоимость.

Производственный отдел занимается выполнением заказов клиентов, организацией мероприятий по повышению коэффициента сменности и созданию условий для эффективной работы персонала [7]. В отделе осуществляется регулярный оперативный контроль за ходом производства и других видов основной деятельности предприятия, здесь происходит предупреждение и устранение нарушений хода производственного процесса, а также обеспечение выполнения производственных программ выпуска продукции.

На складе осуществляется прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции, рассортировка, комплектация потребителям. В этом подразделении происходит координация деятельности по закупке необходимого для производства сырья. Заведующий складом занимается подготовкой материалов к заключению договоров с поставщиками [5].

Анализ деятельности организации был проведён с помощью Swot-анализа – представляет собой метод стратегического планирования, заключающийся в определении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на следующие четыре категории: Strengths (сильные стороны), Weaknesses (слабые стороны), Opportunities (возможности) и Threats (угрозы) [8].

Факторами внутренней среды являются сильные и слабые стороны организации, на которые она может оказывать влияние. Факторами внешней среды являются возможности и угрозы, которые влияют на организацию извне и которые она не может контролировать [1].

Таблица 1 - SWOT-анализ для мебельной компании

Сильные стороны	Слабые стороны
- современное оборудование; - проверенный и надежный поставщик сырья; - широкий ассортимент предлагаемой продукции; - профессионализм сотрудников.	- слабая маркетинговая политика; - слабость имиджа и бренда; - уровень цен выше, чем у основных конкурентов из-за использования дорогих материалов.
Возможности	Угрозы
- увеличение спроса на мебель путем проведения специальных акций; - заказ рекламы; - улучшение имиджа компании.	- появление новых потенциальных конкурентов; - рост цен на сырье.

Бизнес-процесс можно охарактеризовать как взаимосвязанный комплекс работ, определенную последовательность действий, направленных на достижение необходимого результата [4].

1. Продажа (реализация) мебели

Клиенты обращаются в компанию для приобретения мебели. Продавец предоставляет им каталог товаров и консультирует по возникшим вопросам. Если клиент выбрал мебель из каталога, продавец рассчитывает сумму покупки, обговаривает условия доставки и делает запрос на склад.

2. Прием заказа на изготовление мебели

Клиенты обращаются в компанию, чтобы сделать заказ на изготовление мебели. Продавец консультирует клиентов, предоставляет каталог материалов, уточняет детали заказа и пожелания клиента, рассчитывает стоимость и примерные сроки работ. Далее продавец получает предоплату, оформляет заказ и отправляет его в производственный отдел для исполнения.

3. Закупка материалов

Если на складе отсутствуют необходимые для производства запасы, начальник склада составляет список материалов, которые надо закупить также устанавливаются желаемые сроки поступления товара. Далее заказ на приобретение передается закупщику, который договаривается с поставщиком о поставке материалов.

4.Изготовление мебели

Процесс изготовления мебели начинается с проведения технологической проработки заказа. Дизайнер-технолог составляет рабочие и сборочные чертежи, оценивает правильность выбора материала для изготавливаемой мебели с учетом условий работы, размеров и стоимости материала. Далее составляется ведомость комплектации (перечень материалов и комплектующих, которые нужны для изготовления изделия, с указанием их количества), корректируется и выпускается технологическая документация (таблицы операций, карты раскроя и т.д.). Документация передается в производство, где на основании предоставленных данных происходит изготовление мебели, включающее следующие этапы:

1) раскрой необходимых материалов под детали будущей мебели;

2) высверливание гнезд для креплений;

3) облицовка обрезных кромок;

4) сборка готового изделия .

5. Доставка

Информация о готовности заказа поступает в магазин. Продавец связывается с клиентом и договаривается о сроках доставки. Далее водитель забирает заказ с мастерской, доставляет его клиенту и получает оплату за доставку.

6. Ведение отчетности

Заведующий складом ведет учет движения материалов в карточках складского учета типовой формы. Записи в карточках ведутся в день совершения операции на основании первичных документов. После каждой записи выводится остаток по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов [2]. На основании этих данных заведующий информирует директора о состоянии запасов, а также об остатках запасов, которые долго находятся без движения.

Бухгалтер разрабатывает учетную политику. Также составляется план и подготавливаются формы первичных документов, то есть счетов, фактур и накладных. Количество отчетов зависит от объектов налогообложения, системы налогообложения и оборотов компании. Бухгалтер формирует и сдает налоговую отчетность ежемесячно или ежеквартально. Финансовая (бухгалтерская) отчетность о деятельности предприятия выпускается ежегодно.

Изготовление мебели – процесс творческий и высокотехнологичный одновременно. Добиться хорошего результата в этом направлении сегодня возможно только с помощью компьютерных технологий.

Объемник – программа проектирования мебели, с помощью которой можно осуществить проектирование дизайна интерьера любого уровня сложности. Кроме того, эта программа для расчета и раскроя корпусной мебели, позволяет не только создавать отдельные проекты, но и просчитывать их стоимость, что необходимо для профессиональной работы [6].

Программа не только считает цены на мебель, а также проводит ее раскрой, создает кромочные карты, наряды, акты выполненных работ.

Благодаря наличию большого количества таблиц и бланков производится автоматизация многих процессов и упрощение расчетов. Встроенный графический редактор и инструмент для раскроя помогут при выполнении любого проекта.

Для проектируемой системы была выбрана архитектура клиент – сервер.

Клиент-сервер — это вычислительная или сетевая архитектура, в которой задания или сетевая нагрузка распределены между поставщиками услуг, называемыми серверами, и заказчиками услуг, называемыми клиентами. Нередко клиенты и серверы взаимодействуют через компьютерную сеть и могут быть как различными физическими устройствами, так и программным обеспечением.

Архитектура клиент-сервер представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Архитектура клиент – сервер

Преимуществами клиент-серверной архитектуры являются:

- возможность организации сети с большим количеством рабочих станций;

- обеспечение централизованного управления учетными записями пользователей, безопасностью и доступом, что значительно упрощает сетевое администрирование;

- эффективный доступ к сетевым ресурсам;

- использование одного пароля для входа в сеть и для получения доступа ко всем ресурсам, на которые распространяются права пользователя.

Недостатки клиент – серверной архитектуры:

- неисправность сервера может привести к неработоспособности сети и потери сетевых ресурсов;

- необходимы квалифицированные специалисты для администрирования;

- высокая стоимость сетей и сетевого оборудования.

Внедрение программы «Объемник» предоставляет следующие возможности:

упрощенная работа для новичков в моделировании мебели добавлением и редактированием готовых моделей;

сложные геометрические алгоритмы вычитания, объединения и пересечения тел, выдувания поверхностей для профессионалов в проектировании;

собственная база материалов и возможность их добавления в библиотеку;

раскрой мебели на автомате в своем модуле раскроя;

параметрическая графика;

готовая база с отчетами, прайс-листом, библиотекой изделий.

В программе присутствуют следующие компоненты:

«Цветовое колесо» позволяет смешивать текстуру с цветом. Клиент не должен оставаться в стороне, можно вовлекать его в процесс, подбирать материал и цвет. После совместно проделанной работы, заказ на мебель гарантированно состоится.

Модуль раскроя. Не дожидаясь конструкторской обработки можно узнать количество листов, затраченных на изготовление кухни или шкафа. Есть возможность проведения оптимизации проекта для снижения числа листов. Например, был спроектирован кухонный гарнитур. Из разметки пластика видно, что одна дверка не вместилась. Необходимо обсудить данную проблему с заказчиком и поменять фасад на другой либо уменьшить размер гарнитура.

Специальные формы отчетов, так называемые «машинные бланки», которые адаптируются под конкретное производство.

Полная автоматизация приема заявки — автозаполнение бланков договоров, нарядов, актов, прочих документов. Во время составления проекта нужно распечатать выходные документы, поставить печать организации. На бланке уже полностью заполнены наименования и суммы (аванса, прописью). Это полный автомат для приема заказа.

Большой выбор готовых моделей: от классики до модерна, шкафы-купе, прихожие.

Создание своих эскизов и каталогов. Собственными силами на основе готовых прототипов, либо профессионалом-технологом в Библиотеке прототипов.

Рассмотрим пользовательские сценарии при работе в программе «Объемник» для продавца, начальника цеха, дизайнера и мастера производства.

Автоматизация мебельной компании при помощи программного продукта «Объемник», предоставляет компании следующие возможности:

- раскрой и технологическая база в комплекте;

- сведение к минимуму времени, затраченного на проведение конструкторской обработки;

- качественная визуализация, позволяющая продемонстрировать мебель покупателю и подобрать материал;

- большое количество моделей и возможность создания собственного каталога;

- сложные геометрические построения, такие как геометрические вычитания и пересечения, профиля и т.д.;

- автоматические бланки и отчеты для заключения заказа, автоматизация изготовления мебели.

В результате внедрения системы для проектирования мебели в компании удастся упростить работу в процессе приема заказов и изготовления мебели.

Библиографический список:

1. Абдуллина А.Р. Значение автоматизации в управлении документооборотом // Научный аспект. – 2017. -№ 3–1. - С. 12–16.

2. Волик М.В. цифровая экономика и информационные технологии в управлении компаниями // Гуманитарные и социально-экономические науки. – 2018. – № 6 (103). –С. 173-175.

3. Джимбинов К.Д., Поморина М.А. Системы автоматизации в управлении бизнесом // Экономический анализ: теория и практика. 2006. № 13 (70). С. 62-67.

4. Евдокимова Е.Г. Понятие бизнес-процесса. Основные концепции улучшения бизнес-процессов // Сборник научных трудов SWorld. – 2011. Т. 21. – № 4. – С. 71-74.

5. Егоров И.В. Кризис и развитие управленческих технологий для базисных бизнес-процессов предприятий автопрома // Автомобильная промышленность. –2011. – № 6. – С. 3-5.

6. Зинина Л.И., Курганов А.Н. Совершенствование бизнес-процессов в контексте формирования архитектуры предприятия // Вектор экономики. – 2018. – № 5 (23). – С. 107.

7. Мингазов З.Ф., Прыгунова М.И. Особенность применения комплексного подхода к автоматизации решения задач по управлению персоналом в корпорациях // Научные труды Центра перспективных экономических исследований. – 2017. – № 12. – С. 61-65.

8. Синельникова Е.А., Чернявский М.Д. Использование современных технологий в процессах оптимизации организационной структуры управления предприятием // Вектор экономики. – 2018. – № 7 (25). – С. 25.

9. Сланова А.В., Волик М.В. Особенности анализа бизнес-процессов компании для повышения эффективности обслуживания клиентов // Экономика и управление: проблемы, решения. – 2019. Т. 6. – № 1. – С. 84-89.

Код для цитирования: Скопировать