XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2020

Основным ресурсом развития общества на современном этапе является информация. Сегодня стремительно развиваются и совершенствуются информационные технологии, создаются все новые инструменты повышения эффективности управления в современных организациях. Важнейшей частью управления является работа с информацией, которая фиксируется в документах. Именно поэтому ключевую роль играют программное обеспечение и системы электронного документооборота (СЭД), которые помогают грамотно организовать работу с документами.

Актуальность исследования данной темы обуславливается тем, что в современных условиях СЭД становится центральным информационным ресурсом любой крупной организации, и государственные органы не являются исключением, т.к. основной объект их работы – документ. Поскольку потоки различной информации разнообразны, автоматизация электронного документооборота играет значимую роль в повышении эффективности работы органов власти, в повышении качества предоставления государственных и муниципальных услуг, а также решает ряд других важных задач.

Исходя из этого, цель работы заключается в оценке современного состояния использования систем электронного документооборота (СЭД) в органах власти Российской Федерации в рамках цифровизации экономики, а также в определении основных показателей эффективности их функционирования. Данное исследование было проведено на основе следующих методов: контент-анализ (анализ нормативной правовой базы, данных государственной статистики, анализ рейтингов информационных агентств и порталов, сайтов органов власти), синтез, сравнительные методы.

Согласно Прогнозу долгосрочного социально-экономического развития до 2030 г. [1], в Российской Федерации продолжается совершенствования системы государственного управления посредством использования и внедрения СЭД в отдельные сферы и органы власти.

Вектором развития СЭД в России остаются следующие направления:электронное правительство; законодательные и исполнительные органы власти; судебная система; государственные закупки; государственные и муниципальные услуги; автоматизация управления на муниципальном уровне ^[2, с. 98].

Внедрение СЭД основывается на принципах: системности, открытости, совместимости и эффективности [3]. Использование СЭД в государственных органах имеет следующие преимущества: прозрачность процессов; полная история каждого документа; обеспечение безопасности и конфиденциальности документов; снижение различных видов затрат (временных, материальных, транспортных) и др.

Кроме того, к СЭД в государственных структурах предъявляются более жесткие требования (к безопасности и защите данных, соответствие организационным взаимосвязям, соблюдение установленных порядков отчетности, проверки документов и др.), нежели к системам корпоративного управления. Но при этом СЭД должны иметь стандартные функциональные характеристики [3].

Оценить уровень использования СЭД в государственных органах можно с помощью системы различных показателей, например, таких как оценка затрат органов власти на СЭД и функциональных характеристик, эффективность использования и др.

Государственные структуры являются стабильными потребителями СЭД, и с каждым годом существует тенденция к увеличению объемов их использования. Так по данным Росстата, в рамках мониторинга развития информационного общества, доля подключения органов государственного и муниципального управления к СЭД в 2018 г. составила 76,6%. Динамика данного показателя представлена на рис.1 [4].

Также важно отметить, что по итогам 2017 г. российский рынок СЭД/ECM-систем увеличился на 11% до 46,2 млрд. руб. [5].

Рис.1 Динамика подключения СЭД в органах государственного и муниципального управления Российской Федерации

Согласно исследованию, проведенным агентством TAdviser, на 2018 г. содержится информация о реализации более 4,5 тыс. проектов в госсекторе, 945 из которых были выполнены в отношении СЭД, что составляет наибольшее количество (табл.1.) [5]. Если рассматривать отраслевую специфику внедрений СЭД, то чаще всего они внедряются в госсекторе, опережая финансовую сферу, строительство и торговлю.

Таблица 1. Топ-10 классов систем по количеству проектов в госсекторе

№	Класс систем	Количество проектов в госсекторе
1	СЭД	945
2	Учетные системы	357
3	SaaS-решения	350
4	Информатизация госфункций	297
5	BI	287
6	Видеоконференцсвязь	266
7	ERP	219
8	ИТ-аутсорсинг	201
9	HRM	175
10	BPM	168

Рассмотрим, какие же СЭД являются наиболее востребованными в органах власти в Российской Федерации. Среди СЭД чаще внедряются решения, разработанные компанией ЭОС, которая занимает 95 место в рейтинге 100-крупнейших IT-компаний России в 2019 г. Первое место среди вендоров и интеграторов на рынке СЭД по наибольшей прибыли от продаж лицензий занимает компания ЭОС (483,7 млн. руб.) [5]. В первую очередь - это «Дело» и «Дело-Web», «Надзор АИК Автоматизированный информационный комплекс» [6].

Крупнейшие проекты по созданию и развитию СЭД на базе продуктов ЭОС уже реализовали: ГАС «Правосудие», Евразийская экономическая комиссия, Федеральное агентство по делам национальностей, ЦБ РФ, Фонд Сколково, Банк ВТБ Азербайджан, Контрольно-счетная палата Москвы, Администрация Сахалинской области, Правительство Ростовской области и др. [7].

Востребованными компаниями в госсекторе также являются решения DocsVision и Directum.

Если говорить о госзакупках, то с 2012 г. по ноябрь 2019 г. на официальном сайте размещена информация более чем о 7,5 тыс. конкурсах связанных с внедрением, приобретением, настройкой, техподдержкой СЭД [8].

Интересным представляется изучение опыта внедрения электронного документооборота в Ростовской области. РО одна из первых начала внедрять не просто разрозненные сегменты СЭД, а централизованную и целостную систему. СЭД «Дело» была запущена с 2007 г., что считалось новым подходом и инновационным решением для органов государственного управления.

С 2014 г. регион по распоряжению губернатора Голубева В.Ю. полностью перешел на электронный документооборот. Кроме того, Ростовская область первая в ЮФО и в числе первых в России подключилась к системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) [9].

На 2018 г. СЭД охватывают все муниципальные и региональные власти и подведомственные им структуры. В СЭД «Дело» зарегистрированы более 15,3 тыс. сотрудников из почти 2,5 тыс. организаций. Только за 2018 г. в СЭД было обработано около 3,5 млн. документов [9].

Также такие данные прекрасно иллюстрируют слова Министра информационных технологий и связи Ростовской области: СЭД в РО является неким «плечом» для коммуникации населения, предприятий, организаций и государства в электронном формате в рамках Единого портала государственных услуг и электронного правительства [9].

Эффективное функционирование и использование СЭД лежит в основе организации системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).Наличие дополнительных модулей в СЭД позволяет организовать МЭДО и производить обмен между информационными системами участников для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронном виде [2, с. 98].

Активными участниками МЭДО являются: Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов РФ, а также иные государственные органы и государственные организации [10].

Таким образом, постоянно развивающиеся технологии СЭД в Российской Федерации призваны повышать эффективность деятельности органов власти, сделать прозрачным процесс принятия решений, а также повысить социальную ответственность за данные решения.

На основе проведенного исследования, можно сделать вывод о том, что российский рынок систем электронного документооборота активно расширяется, а СЭД активно внедряются и используются в органах власти Российской Федерации, что подтверждается как государственной, так и независимой оценками. Крупнейшим вендором СЭД в органах власти является компания Электронные офисные системы и их продукт СЭД «Дело».

Среди субъектов Российской Федерации Ростовская область является отличным примером эффективного внедрения технологий СЭД, которые организуют систему МЭДО.

В силу масштабов нашей страны для любого органа власти нет лучшего решения для выполнения своих функций, чем использование электронного документооборота. Но нельзя забывать, что остаются определённые проблемы, связанные с внедрением СЭД, например, не все органы полностью перешли на использование электронного документооборота, относительно высокие затраты на внедрение и обслуживание, сопротивление со стороны сотрудников, проблемы внедрения и организации электронного хранения документов (электронные архивы) и др.

Поэтому в настоящее время одним из приоритетных направлений является развитие новой цифровой экономики, которая основывается на формировании единой информационной среды, обеспечивающей бесперебойное функционирование и эффективное взаимодействие органов власти между собой и с населением.

Библиографический список:

Прогноз долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2030 года. URL: http://www.economy.gov.ru.

Веретехина, С.В. Современное состояние систем электронного документооборота органов муниципальной власти//Материалы Афанасьевских чтений. - 2017. - №1 (18). - С.95-100.

ИТ в органах госвласти России. URL: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=1674844.

Показатели развития информационного общества в Российской Федерации. Федеральная служба государственной статистики URL: https://www.gks.ru/.

Системы электронного документооборота. URL: http://www.tadviser.ru/index.php.

Ранкинг TAdviser100: Крупнейшие ИТ-компании в России 2019. URL: http://www.tadviser.ru/index.php.

Лидерство ЭОС в СЭД/ECM-отрасли: итоги 2017 года по версии экспертного центра TAdviser. URL: https://www.eos.ru/eos_about/Lid_positions.php.

Портал государственных закупок. URL: http://zakupki.gov.ru

Министерство информационных технологий и связи Ростовской области. URL: https://minsvyaz.donland.ru.

Система межведомственного электронного документооборота органов власти. URL: https://www.eos.ru/eos_products/solution/ gosudarstvennyy_sektor/medo/.

Код для цитирования: Скопировать