XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Данная тема является очень актуальной, так как в последнее время возрастает необходимость оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Компании в лице их руководителей начинают это понимать и прибегают к разным мерам для осуществления этого процесса. Сам процесс, состоящий из проведения анализа и моделирования бизнес-процессов, является непростым, так как необходимо выяснить какие процессы являются критически важными, какие не особо. Какие пары работ необходимо объединить в одну, а какие для разгрузки сотрудников, разделить. Какие процессы необходимо автоматизировать в первую очередь, с какими можно затянуть и т.д. Проанализировать и оптимизировать абсолютно все процессы компании одному сотруднику никогда не получится, так как это очень тяжелый процесс. Однако бизнес-аналитик может взяться за оптимизацию небольшого числа процессов в одном функциональном подразделении. Так сказать, разделить одну большую задачу на ряд мелких подзадач и проводить поэтапно все работы. Этим мы и займемся в данной статье.

Целью данной статьи является построение организационной диаграммы, описание небольших процессов по нотациям BPMN и eEPC, указать менее эффективные процессы и возможности по их оптимизации.

Компания «05.ru» занимается розничной и оптовой продажей техники различного рода. Располагается по адресу г. Махачкала, пр-т. И. Шамиля д.5. Руководителем является Магомедгаджиев Хайбула.

Компания занимается своей деятельностью на протяжении длительного периода времени. Имеет несколько офисов продаж, удаленный склад. В Дагестане является одним из лидеров в области продажи оргтехники. Однако даже у такой успешной компании в регионе могут возникать некие проблемы с организацией работ.

Представим на рисунке 1 организационную диаграмму компании «05.ru». Охарактеризуем прямоугольники, представленные на этой диаграмме:

Серый прямоугольник – локация. Местонахождение офиса компании;

Красный прямоугольник – организационная единица. Наименование самого предприятия;

Желтый прямоугольник – роли. В нем указываются специальности/должности сотрудников компании;

Зеленый прямоугольник – персона. Данные сотрудника, выполняющего определенную роль;

Синий прямоугольник – организационная единица. Наименования структурных подразделений компаний.

Р исунок 1 – Организационная диаграмма

Проанализируем и опишем процесс проверки и заполнения витрины по нотации BPMN v2.0. Представим его на рисунке 2:

Р исунок 2 – Процесс «Заполнение витрин» по нотации BPMN

Согласно этому потоку работ, все происходит следующим образом в определенном ниже порядке действий:

Начинается событие с проверки витрин мерчендайзером;

В случае если витрины заполнены, то событие прекращается, иначе мерчендайзер отправляет запрос в отдел снабжения, где указывает о необходимости заполнения витрин;

После получения письма, отдел снабжения обрабатывает заявку и регистрирует у себя входящее сообщение, затем передает его на склад;

Сотрудник склада проводит проверку товара на наличие;

В случае если сотрудники отдела снабжения и склада ранее допустили ошибку и не заказали товар, то сотрудник склада составляет документ о необходимой закупке и передает ее обратно сотруднику отдела снабжения. Отдел снабжения в свою очередь согласовывают условия поставки с поставщиками, и уведомляют об этом мерчендайзера. На этом процесс заканчивается;

Если же товар присутствует на складе, то сотрудник упаковывает товар и передает его в транспортный отдел;

Сотрудники транспортного отдела принимают товар и доставляют его в офис продаж;

Мерчендайзер принимает товар и выставляет его на полки. На этом процесс заканчивается.

На мой взгляд, в целом поток работ идет не лучшим образом. Почему? Потому что можно выполнить этот процесс, освободив от работы отдел снабжения. В компании не используется интегрированная автоматизированная информационная система. С ее помощью можно провести интеграцию на основе информационных ресурсов двух отделов – склад и снабжение, выполнять параллельные транзакции в режиме онлайн, не нарушая при этом свойства целостности, безопасности и конфиденциальности информации, а также автоматизировать процесс оповещения о недостачи товара на складе. Это позволит отделу снабжения в более короткие сроки и без лишней суматохи проводить закупку товаров, а сотрудникам склада не проводить излишние ревизии.

В случае если будет внедрена информационная система подобного рода, то компания более не столкнётся с такой неприятной ситуацией. Сам процесс заполнения витрин будет проходить без участия отдела снабжения, что сильно сократит время, да и в целом развитие в этом направление позволит уйти от излишнего бюрократизма там, где он не нужен.

На рисунке 3 представим исправленный бизнес-процесс заполнения витрин:

Рисунок 3 – Процесс «Заполнения витрин» по нотации BPMN

Таким образом, если раньше процесс выполнялся из потоков 9 работ, а в худшем случае 11-12 работ с необходимостью ожидания дополнительного времени, то после оптимизации и внедрения интегрированной системы он выполняется из потоков 7 работ и с полной уверенностью можно утверждать, что дополнительного времени на поиск и доставку товара не понадобится.

Проанализируем и опишем процесс закупки товаров отделом снабжения по нотации eEPC. Представим его на рисунке 4:

Р исунок 4 – процесс «Закупка товаров» по нотации eEPC

На нем можно увидеть, что процесс начинается и заканчивается событиями. Опишем порядок действий представленных на данном рисунке:

Из отдела продаж поступает информация о необходимости закупки товара;

Сотрудник отдела снабжения производит группировку заявок по поставщикам с помощью программного продукта «1С:Торговля и Склад» и на выходе из задачи создает документ «Заказ на покупку»;

Сотрудник отдела снабжения отправляет заказ поставщикам;

Далее он проводит регистрацию плана приемки с помощью программного продукта «1С» и на выходе задачи создает документ «План приемки»;

Затем приемщик получает товар и следит за его разгрузкой. На входе задачи он получает документ «Накладная»;

Далее Бухгалтер проводит контроль взаиморасчетов с помощью программного продукта «1С:Бухгалтерия» получив на входе документ «Накладная». На выходе задачи бухгалтер создает документ «Кассовый ордер»;

Заканчивается весь процесс наступлением события «Заказ на покупку совершен».

По моему мнению, данный процесс проходит неплохо. Почти каждая работа автоматизирована и распределены роли между участниками данного процесса.

В заключении хочу напомнить, что в данной статье были описаны организационная диаграмма, процесс «Заполнение витрин» по нотации BPMN и процесс «Закупка товаров» по нотации eEPC. Был проанализирован, оптимизирован и автоматизирован процесс заполнения витрин, где удалось разгрузить работу отдела снабжения и без его участия проводить данный процесс.

Список используемых источников информации

Реинжиниринг бизнес-процессов: учебное пособие/ А.О. Блинов, О.С. Рудакова, И.В. Захаров; ред. Москва – Юнити-Дана, 2015 г.

http://www.bazt.ru/publications/моделирование-aris-express

Код для цитирования: Скопировать