XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Важный этап в рационализации существующих систем управления – анализ потоков информации, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уточнение особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов управления может быть выполнен, прежде всего, на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Анализ потоков информации позволяет выявить:

структуру и функции подразделений предприятия;

наименование различных подразделений и внешних организаций, с которыми взаимодействует данное подразделение;

перечень документов, поступающих в подразделения;

перечень документов, разрабатываемых в каждом подразделении;

перечень всех сообщений, поступающих в данное подразделение, с указанием, откуда поступило каждое из них;

перечень всех выходящих из данного подразделения документов (сообщений) с указанием их адреса;

перечень справочных данных и законодательных положений, используемых в работе подразделений;

четкое определение процессов формирования и маршрутов движения документов;

назначение форм документов;

количество разрабатываемых экземпляров форм документов;

периодичность составления документов;

основания и процессы принятия решений;

список показателей, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении), поступающем в подразделение;

список показателей, содержащихся в каждом конкретном документе, разрабатываемом в данном подразделении;

список показателей, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении), выходящем из данного подразделения;

повторение одинаковых или одноименных показателей в данном подразделении;

применяемость показателей;

оседаемость показателей в подразделении;

значность показателей.

Анализ информационных потоков  (далее ИП) – связующее звено между изучением существующей системы управления предприятием и ее совершенствованием. Цель анализа ИП – выработка предложений по совершенствованию организации системы управления предприятием, которая проводится на основе исследования и обобщения всех материалов, полученных в ходе изучения системы и ее совершенствования.

Необходимо рассмотреть все цепочки в системе обработки данных, начиная с получения исходных сведений; их постепенное преобразование и формирование конечных данных, которые направляются управляемой системе в качестве команд и внешним организациям в качестве отчетной и прочей информации. При этом определяется роль каждого подразделения в комплексе работ, выполняемых системой управления предприятием и зафиксированных в схеме обработки данных; строится схема информационных связей между подразделениями предприятия. В схеме могут содержаться сведения о конкретных формах информационных связей и указываться их количественные и временные характеристики, а также определяться каналы связи, необходимые для передачи, и выявляться первичные (исходные) для предприятия данные. Первичными данными будем считать такие, которые поступают в систему управления из внешнего мира (планы, справки, патенты и т.д.), возникают в управляемой системе (например, данные измерений) или хранятся в памяти системы управления предприятием. Все эти сведения объединяются тем свойством, что они используются в работе системы управления предприятием, поступая в нее в готовом виде. Здесь может быть построена логическая схема, характеризующая последовательные этапы обработки данных, исследована целесообразность имеющихся повторений некоторых сведений в системе обработки данных, для чего необходимо подробное рассмотрение существующих процедур обработки данных с использованием схемы информационных связей, а также определены первичные (исходные) показатели, необходимые для формирования каждого производного показателя.

Эти материалы используются:

для организации системы памяти на предприятии;

определения круга показателей (первичных и производных), необходимых каждому подразделению предприятия (каждому работнику) с целью выполнения их функций, связанных с обработкой данных;

получения характеристик существующей системы обработки данных, таких как оседаемость показателей, степень их использования и др.

Хотя между подразделениями и существуют тесные взаимосвязи, которые усложняют (запутывают) процесс движения плановой документации при решении локальных плановых задач, все же основной поток данных поступает из подразделений в производство, будучи регулятором его деятельности. Наличие связей и так называемых обратных связей между подразделениями объясняется следующими факторами: существующей методологией планирования; обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач; децентрализованным использованием нормативов дли решения задач различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждому подразделению приходится решать плановые задачи разных уровней. Такое положение отображается различными цепочками циркулирующих документов и наличием обратных связей. Несмотря на это, все же необходимо выделить начало процесса планирования и проиллюстрировать его последовательность, осуществляемую различными подразделениями. Причем процесс формирования и движения плановых документов может быть представлен в двух аспектах: с наложением существующей организационной структуры и без нее.

При совершенствовании системы экономических показателей и рационализации схемы документооборота целесообразно уменьшить коэффициенты избыточности реквизитов. Для этого необходимо совершенствовать структуру форм документов как основных носителей информации:

устранить из документооборота лишние формы, содержащие одну и ту же информацию;

рационализировать схему документооборота на базе комплексности их обработки;

сократить (по возможности) количество постоянных (нормативно-справочных) реквизитов в формах документов. Решение этих вопросов вызывает необходимость проведения классификации показателей и признаков, содержащихся в различных формах документов по группам.

По длительности изменения показатели могут быть разовые (переменные) и постоянные. Разовые показатели в неизменном виде существуют очень небольшой период времени (не более месяца) и меняются в документах одинаковой формы. Постоянные показатели устойчивы, и их числовое значение остается неизменным длительное время (цены, тарифы и т.д.), т.е. это всевозможные нормативно-расценочные и справочные показатели. По способу образования все показатели можно подразделить на первичные и производные. Показатели образуются тремя способами: путем учета и измерения; путем принятия заранее обусловленных норм, нормативов, расценок и тарифов; путем формирования новых показателей из уже известных. Показатели, образованные двумя первыми способами, назовем первичными, показатели, формируемые из других, – производными. По участию в обработке показатели можно подразделить на обрабатываемые и необрабатываемые. Обрабатываемые показатели, в свою очередь, делят на рабочие и вспомогательные. По месту возникновения показатели можно подразделить на внутренние и внешние. Большой интерес представляет классификация показателей по функциям управления: плановые, учетноотчетные, конструкторско-технологические и т.д.

Дальнейший анализ существующей системы сводится к выявлению перечня сводных показателей, на основе которых принимаются решения при выполнении тех или иных функций управления. Для каждого сводного показателя определяются процедуры их формирования и перечень первичных показателей, которые при этом используются.

Рисунок 3- модель внутрифирменных коммуникаций

Организационные изменения в компании, как правило, направлены на повышение эффективности и производительности. При этом руководство компании подразумевает, что персонал также улучшит показатели своей деятельности. Но на практике эти ожидания зачастую не оправдываются, т.к. сотрудники негативно реагируют на предстоящие изменения. Причины кроются в таком человеческом факторе, как опасения, связанные с переменами: боязнь потерять рабочее место, лишиться имеющегося статуса, неуверенность в своих возможностях приспособиться к новым требованиям и т.д. Люди не готовы переносить такие психологические нагрузки ради непонятных им целей. Поэтому они начинают сопротивляться, используя все доступные им способы – от саботирования новых требований до увольнения из компании по собственному желанию.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Зарова, А. А. Некоторые аспекты моделирования внутрифирменных коммуникаций / А. А. Зарова, М. В. Демьянова // Актуальные проблемы социологии молодежи, культуры, образования и управления: материалы международной конференции. Екатеринбург, 28 февраля 2014 г. — Екатеринбург: УрФУ, 2014. — Т. 4. — С. 93-97.

Канке, А. А. Основы логистики [Текст] /учебное пособие/ А. А. Канке, И. П. Кошевая – Москва: Кно-Рус, 2010. – 575 с.

Королько, И.В. Информационная система складского хозяйства предприятия [Текст] / И.В. 20 Королько // Вестник магистратуры. - 2013. - № 12-1 (27). - С. 66-68.

Чеботаев, А.А. Логистика: Логистические технологии [Текст] / учебное пособие для вузов / А.А. Чеботаев - Москва: Дашков и К, 2002. -172 с.

Чураков, А.Н. Анализ социальных сетей [Текст] / А. Н. Чураков. -Социологические исследования (Социс), 2001. № 1. - с. 109-121.

Код для цитирования: Скопировать