XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

Администрация Демского района городского округа город Уфа Республики Башкортостан является территориальным органом Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, осуществляющим исполнительно-распорядительные полномочия по решению вопросов местного значения в пределах компетенции, установленной главой Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан.

Главной функцией администрации является: разработка планов и программ развития района города, так как разработка плана конкретных действий и программ способствуют социально-экономическому развитию района.

При работе с документами в администрации, ведущий классический «бумажный» документооборот, возникают проблемы:

неизбежная потеря документации и, как следствие, информации, зафиксированной в ней;

накопление огромного количества документов, назначение и источник появления которых неизвестны;

длительная подготовка и согласование документации, а следственно, низкая скорость обработки информации и реакции на новые воздействия;

противоречивый характер принимаемых решений ввиду низкой скорости передачи документов и информации лицам, принимающим решения.

Все представленные трудности оказывают негативное влияние на общую работу администрации Демского района, которые выявляются во время работы.

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате.

Сущность электронного документооборота заключается в том, что при его внедрении на предприятии уменьшается объем бумажных носителей, упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации.

Для учета документов, у предприятия осуществляется масса процессов, которые занимают много времени. Поэтому для упрощения работы предприятия были выбраны следующие программы.

«ДокПартнер». Удобная программа для учета документов и корреспонденции. Программа позволяет:

вести учет документов (приказов, распоряжений и т.п.)

вести учет входящей/исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.п.)

формировать наглядные и полезные отчеты.

Среди преимуществ системы можно отметить:

быстроту внедрения — срок развертывания может составлять от 1 недели;

настройку и адаптацию под любые бизнес-задачи;

не требуется дополнительного программного обеспечения;

простота и удобство (не требуется обучение).

«ELMA». ELMA — система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудников компании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Экономическая эффективность:

повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины;

сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса;

снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому;

уменьшается объем бумажного документооборота;

увеличивается общая скорость выполнения процесса.

Следующий программный продукт :«bb workspace». Комплексная система электронного документооборота (СЭД) bb workspace обладает высокой эргономикой интерфейса, ориентированной на неискушенного пользователя ПК, позволяет грамотно и эффективно решать задачи по автоматизации документооборота и делопроизводства.

Внедрение системы электронного документооборота СЭД bb workspace позволяет наилучшим образом решить задачи:

систематизация деловых процессов согласования документов, повышение исполнительской дисциплины;

автоматизация всех участков документооборота и делопроизводства, гарантия сохранности документов;

быстрый поиск документов и выданных поручений, гарантия оперативности решения рабочих вопросов;

высокая эргономика СЭД bb workspace обеспечивает быстрое освоение и отдачу от использования системы.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Демский район [Электронный ресурс]: Централизованный информационный портал Республики Башкортостан. - Режим доступа: https://ufacity.info/district/2472/ - 30.01.2019 - Загл. с экрана.

Стандарт организации. Порядок оформления работы на правах рукописи: СТО 00493586-005-2019 - Уфа: Башкирский ГАУ, 2019. - 44 с.

СЭД bb workspace [Электронный ресурс]: - Режим доступа: http://www.bbsoftware.ru// - 13.02.2019

BPM-система ELMA [Электронный ресурс]: - Режим доступа: https://www.elma-bpm.ru//product/bpm/- 13.02.2019

Код для цитирования: Скопировать