XI Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум - 2019

В статье представлены результаты проектирования автоматизированного алгоритма для работы с заявлениями от сотрудников и хранении данных обращений во внутреннем архиве предприятия, которая позволит сократить временные затраты путем автоматизации участка документооборота, с помощью проектирования и организации системы приема заявок руководителем группы, учета и дальнейшей передаче с целью утверждения и передачи документа на хранение с использованием электронной почты.

Организация процессов обработки документов является важной задачей любого предприятия. Новые информационные технологии заставляют пересмотреть существующие бизнес-процессы при приеме, обработке и хранении внутренней документации. В деятельности любой организации занимает существенное место документооборот.

Управление документооборотом и утверждением для дальнейшего согласования с руководителем организации «БашГлавСтройГрупп», учитывается ряд правил, касаемых соблюдения трудового договора, устава организации и внутреннего распорядка, формируется архив и база обращений от сотрудников.

На текущий момент производится прием заявление на отпуск в письменной форме (рисунок 1). Сотрудник пишет заявление на имя руководителя предприятия, далее оформляет заявление «на отпуск» в котором указывает общую продолжительность отпуска и период действия с указанием даты выхода и датой окончания отпуска. Указанные даты будут включены. Также на заявлении проставляется дата заполнения и подпись сотрудника.

Далее сотруднику необходимо собственноручно передать заявление руководителю группы на согласование отпуска. Руководитель группы в свою очередь сверяет запрашиваемый период отпуска с ранее запланированными отпусками других сотрудников, если пересечений не обнаружено, руководитель группы передает заявление на согласование в бухгалтерию. Если руководитель группы находит такое пересечение, то отправляет заявление на доработку с указанием конфликтных дней в запрошенном отпуске.

Бухгалтерия рассчитывает общее количество отпускных дней в году, если указанный период не более регламентированного периода (2 недели за 6 месяцев). Начисление средств происходит после согласования с руководителем предприятия. Если указанный период превышает регламентированный период годовых отпусков, сотрудник бухгалтерии передает данное заявление на доработку с целью корректировки дат и повторной обработки (при необходимости). В случае, когда указанный отпуск не превышает регламентированный период, заявление передается руководителю предприятия на согласование.

Руководитель предприятия как правило согласует полученное заявление от бухгалтерии и передает такое заявление на хранение в архив. Возможны форс-мажорные ситуации, когда руководитель может осуществить вызов сотрудника с отпуска в связи с производственной необходимостью с полной компенсацией отпускных дней. В таком случае сотрудник получает заявление на доработку (переноса данного отпуска).

После передачи документа в архив, документ хранится в течении 5 лет в соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Рисунок 1- Диаграмма BPMN «согласование заявления на отпуск»

Данная диаграмма отображает процесс оформления на сегодняшний день.

Учитывая моменты разработана форма для составления заявлений на отпуск и типовой маршрут для передачи документа при помощи эл.почты, данная оптимизация позволит сократить временные затраты сотрудников организации на работу с документами, сократить затраты.

По новой диаграмме можно отметить, что теперь документ будет попадать в базу данных, проходить сканирование и передаваться на хранение в эл.базу данных.

Кроме того, автоматизация данного процесса позволит повысить эффективность работы сотрудников задействованных отделов, сократить трудоемкость.